大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式

彭 艷

（廣州市番禺交通建設(shè)投資有限公司，廣東 廣州 511400）

互聯(lián)網(wǎng)給我們的生活和工作帶來(lái)了巨大的改變，在這樣的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，給到了企業(yè)的檔案管理新的工作方式思路，檔案信息記錄了企業(yè)方方面面的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有很重要的價(jià)值，如果能利用好企業(yè)的這些檔案信息，會(huì)在一定程度上影響到企業(yè)的發(fā)展程度，在現(xiàn)代的企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，檔案管理的工作已經(jīng)成為企業(yè)管理組成的重要部分。因此企業(yè)一定要重視檔案管理的工作，在檔案管理的工作中一邊探索一邊總結(jié)，找到最適合本企業(yè)的檔案管理方法，提高檔案管理工作的效率，期待達(dá)到最佳效果，為企業(yè)的快速發(fā)展助力。

1 企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者本身也對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

一直以來(lái)，企業(yè)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息能夠給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)的巨大價(jià)值，沒(méi)有深切的了解到企業(yè)檔案管理能夠提高企業(yè)管理的發(fā)展效益。大多對(duì)于企業(yè)數(shù)據(jù)的處理方式都只是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)，而且隨著時(shí)間的推移，累積起來(lái)的數(shù)據(jù)信息量之大，需要花費(fèi)空間人力財(cái)力等才能提高檔案數(shù)據(jù)保存的水平，就更加不愿在檔案管理方面下功夫了。另外一方面就是檔案管理方面的人才缺失，在日常工作中不注重對(duì)這方面的培訓(xùn)，直接管理方案的人員素質(zhì)已經(jīng)直接影響了檔案工作的水平，傳統(tǒng)的管理模式中很少利用到互聯(lián)網(wǎng)。

1.2 企業(yè)檔案管理體系和制度不夠完善

缺乏健全的管理制度還有必要的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，在各個(gè)部門之間有一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象，那就是本來(lái)應(yīng)該是統(tǒng)一保管起來(lái)的各種數(shù)據(jù)信息，但是為了圖方便，普遍是分散保管，導(dǎo)致企業(yè)檔案材料散失的情況時(shí)有發(fā)生，尤其是涉及一些設(shè)計(jì)圖紙或者是合同等重要的信息。這已經(jīng)影響到了企業(yè)檔案的完整與安全性。另外就是在檔案交接方面還沒(méi)有一個(gè)完善的流程，收集和移交資料的時(shí)候，檔案的催收工作不及時(shí)造成檔案管理工作缺乏了時(shí)效性。以及在新老工作人員資料交替階段，中間缺乏了必要且全面的溝通，也會(huì)發(fā)生資料轉(zhuǎn)移時(shí)的缺失。這都給一個(gè)企業(yè)的發(fā)展造成了負(fù)面的影響。

2 了解大數(shù)據(jù)及其特點(diǎn)

2.1 什么是大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)，突出了信息的特征，那就是海量的資料，多到不能用常規(guī)的方式去處理。在官方的解釋上只有通過(guò)新處理模式才能具有更強(qiáng)決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來(lái)適應(yīng)海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。面對(duì)這筆信息資產(chǎn)，我們只要利用好，就能實(shí)現(xiàn)低成本創(chuàng)造出高價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展乃至社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供有力的依據(jù)。

2.2 大數(shù)據(jù)特征總結(jié)

要想利用大數(shù)據(jù)為企業(yè)檔案管理服務(wù)，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)，就要在了解什么是數(shù)據(jù)之后，分析其特征，抓住大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)加以利用。以下為大數(shù)據(jù)的四個(gè)特征：

1）大數(shù)據(jù)特征之大容量。我們一直在說(shuō)信息爆炸，其實(shí)信息爆炸已經(jīng)顯現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)的第一個(gè)特征，數(shù)據(jù)量的存儲(chǔ)隨著時(shí)間的推移越來(lái)越多，不管是自動(dòng)還是人工產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過(guò)了互聯(lián)網(wǎng)聚集了起來(lái)，用海量來(lái)形容也不為過(guò)。類比到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，每一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，每一位企業(yè)人員的信息，每一筆資產(chǎn)的進(jìn)出這都是信息，都是需要記錄下來(lái)的數(shù)據(jù)。

2）大數(shù)據(jù)特征之多樣化。數(shù)據(jù)的多樣性一方面指的是保存的格式越來(lái)越多樣，從最基本的文本形式到音頻、圖片、視頻以及模擬信號(hào)等。另外一方面就是數(shù)據(jù)的來(lái)源也是越來(lái)越多樣了，類比到公司經(jīng)營(yíng)中，就是數(shù)據(jù)不僅是來(lái)源于公司內(nèi)部的，也可能來(lái)源于公司外部。

3）大數(shù)據(jù)特征之速度快。大數(shù)據(jù)的速度快也是體現(xiàn)在了兩個(gè)方面，一個(gè)是數(shù)據(jù)產(chǎn)生的快，同樣的另外一個(gè)就是數(shù)據(jù)處理的快。在數(shù)據(jù)處理方面有一個(gè)非常有名的“1秒定律”，就是在秒級(jí)的時(shí)間范圍內(nèi)得出分析結(jié)果，一旦超出這個(gè)時(shí)間范圍，所得數(shù)據(jù)就失去了價(jià)值。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理和決策的每一個(gè)步驟中也有對(duì)“快”的另類描述，比如說(shuō)實(shí)時(shí)、價(jià)值送達(dá)時(shí)間、光速等。

4）大數(shù)據(jù)特征之真實(shí)性。數(shù)據(jù)真實(shí)性這一點(diǎn)的特征，其實(shí)是在以上三點(diǎn)的基礎(chǔ)上衍生出來(lái)的。數(shù)據(jù)產(chǎn)出量多并不能為企業(yè)決策提供什么有效地幫助，更為重要的是在海量的數(shù)據(jù)之中提取出真實(shí)和高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持企業(yè)做出正確的決策。

3 大數(shù)據(jù)來(lái)臨下檔案管理面臨的危機(jī)

3.1 檔案信息的安全性面臨挑戰(zhàn)

我們享受著大數(shù)據(jù)帶來(lái)巨大便利的，信息的安全性也遭受史無(wú)前例的沖擊。檔案管理人員本職工作不只是分析和處理數(shù)據(jù)，還有保護(hù)檔案安全，保證檔案不被泄露的責(zé)任和義務(wù)。如果信息的安全性遭受到危機(jī)，給企業(yè)造成的危機(jī)和損失將是巨大的。

3.2 檔案的管理思想不應(yīng)止步不前

每一種管理方式都有自己特有的管理思想，當(dāng)傳統(tǒng)的管理模式發(fā)生改變時(shí)，管理思想也應(yīng)隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變。相比較傳統(tǒng)的檔案管理，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的創(chuàng)新型的管理模式要更加注重檔案的完整性以及多樣性，與之匹配的應(yīng)該是檔案管理人員的工作能力。他們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)信息所體現(xiàn)的價(jià)值不在于檔案本身，而是原始數(shù)據(jù)整合之后所創(chuàng)造出的新價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)具備大局觀念和數(shù)據(jù)思維，利用好大數(shù)據(jù)創(chuàng)新的工作方式，為公司做出正確的決策提供有力的支撐。

3.3 檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)水平應(yīng)緊隨其后

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)要想完全發(fā)揮出應(yīng)有的作用，只升級(jí)技術(shù)是不夠的，最重要的還是運(yùn)用數(shù)據(jù)的人員，其中就包含管理檔案的人員。檔案管理人員不能盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，不管是在思想理念方面的落伍，還是專業(yè)的技術(shù)知識(shí)方面的短板，這都大大影響了大數(shù)據(jù)新技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理上的效果。

4 大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

4.1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的利用率明顯提高

有了大數(shù)據(jù)智能化特點(diǎn)的加持，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)通過(guò)一系列的總結(jié)、分析、分類、整理操作后，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)更加科學(xué)，更加細(xì)致，大大縮短了檔案管理的搜索調(diào)取時(shí)間，不僅是提高了檔案信息的利用率，也是提高了企業(yè)員工的工作效率。員工的高效工作，從另一方面來(lái)說(shuō)[1]，也就是加快了企業(yè)的發(fā)展進(jìn)度。

4.2 有效解決企業(yè)檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)離不開(kāi)紙質(zhì)的記載，紙質(zhì)記載信息一個(gè)是有年限的限制，時(shí)間長(zhǎng)了，紙質(zhì)易脆，字體不清等，另外隨著企業(yè)的發(fā)展，對(duì)紙質(zhì)信息的存儲(chǔ)空間也有一定的要求，還有可能會(huì)遇到的天災(zāi)人禍，比如說(shuō)火災(zāi)洪水地震等，但是大數(shù)據(jù)記錄信息資料的方式，不存在這些問(wèn)題，只需要占用到少量的空間就能保質(zhì)保量的儲(chǔ)存企業(yè)信息檔案。

4.3 極大提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值

這一點(diǎn)體現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)的第四個(gè)特點(diǎn)真實(shí)性，去其糟粕取其精華，在巨量的數(shù)據(jù)之中分析出真實(shí)的，高質(zhì)量的有助于企業(yè)決策的數(shù)據(jù)出來(lái)，這一點(diǎn)也是改變了傳統(tǒng)的只記錄數(shù)據(jù)不做分析的弊端。在與傳統(tǒng)方式數(shù)據(jù)量記錄相同的情況下，利用大數(shù)據(jù)之后資源的價(jià)值顯然提高不少，改善資源豐富但是可利用的資源匱乏的現(xiàn)狀。另外企業(yè)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)一系列的收集、分析以及處理之后，整合出高質(zhì)量資源，挖掘出新的價(jià)值以外，也是提高了數(shù)據(jù)本身的價(jià)值。

5 企業(yè)檔案管理如何利用好大數(shù)據(jù)做出創(chuàng)新

5.1 依據(jù)大數(shù)據(jù)，不斷升級(jí)檔案信息管理的模式

隨著企業(yè)的發(fā)展積累起來(lái)的大量的紙質(zhì)文件越來(lái)越多，管理起來(lái)也是越來(lái)越麻煩困難，改變勢(shì)必再行，隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，需要檔案管理者不斷升級(jí)檔案信息管理的模式。第一點(diǎn)是要制定整個(gè)檔案工作守則的大框架，完善檔案服務(wù)流程，從客觀的角度出發(fā)計(jì)劃好檔案信息管理的每一個(gè)步驟，這一切一定是遵循企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況。第二點(diǎn)是建立起相關(guān)的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)所有的檔案進(jìn)行一個(gè)數(shù)字化整合，整合后進(jìn)行系統(tǒng)的存儲(chǔ)，建立起檔案的信息服務(wù)平臺(tái)，這樣既可以對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理也能隨時(shí)方便的調(diào)取所需信息[2]，提高工作效率，滿足企業(yè)的信息需求。

5.2 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)和應(yīng)用水平都需提升

在大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作需要專業(yè)的檔案管理人才，傳統(tǒng)的檔案管理人員年齡可能整體偏大，對(duì)于新型的管理模式比較陌生，需要對(duì)本單位管理人員進(jìn)行整體的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的相關(guān)管理理念和管理方式，檔案管理人員建立起數(shù)據(jù)化的管理思維，重視起數(shù)據(jù)資源帶來(lái)的價(jià)值，同時(shí)掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)等。增強(qiáng)檔案管理人才接受新事物的理念，加快適應(yīng)信息新時(shí)代的管理檔案的環(huán)境。另外也可以大力引進(jìn)一些專業(yè)的管理人才，提高整體檔案管理者的水平素質(zhì)，以此來(lái)適應(yīng)新型檔案管理工作的新形勢(shì)。

5.3 提高檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全性

大數(shù)據(jù)確實(shí)為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了翻天覆地的變化，但與此同時(shí)我們要注意到網(wǎng)絡(luò)安全，檔案上記錄著本企業(yè)的所有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，一旦信息有所泄露，對(duì)本公司將產(chǎn)生不可預(yù)計(jì)的影響，為了保護(hù)本企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，一定要有時(shí)刻保護(hù)檔案安全和保密的意識(shí)；另外還要內(nèi)外網(wǎng)分開(kāi)，提升安全級(jí)別，避免黑客攻擊[3]；最后要注意在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)上注意備份，能夠保證檔案資源的長(zhǎng)期安全儲(chǔ)存。當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題時(shí)，一定要及時(shí)處理并維護(hù)好。

5.4 檔案管理的服務(wù)水平逐步提升

檔案的存在本身就是為了服務(wù)于民，為使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，服務(wù)水平和意識(shí)更要提高。首先在于企業(yè)檔案管理本身，一定是時(shí)刻有著創(chuàng)新思路，在這個(gè)時(shí)代，創(chuàng)新是非常重要的，有了創(chuàng)新就不會(huì)固步自封。創(chuàng)新思維是檔案管理工作一個(gè)重要的保證，也是管理人員不斷提高服務(wù)水平的助力點(diǎn)。第二點(diǎn)就是改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式改變成創(chuàng)新服務(wù)，在現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息管理應(yīng)該是從內(nèi)部的單獨(dú)資源轉(zhuǎn)變成共享型的資源體質(zhì)，一定要提高和社會(huì)共同發(fā)展進(jìn)步的能力。最后一點(diǎn)就是優(yōu)化整個(gè)檔案管理工作的服務(wù)流程，不管從計(jì)劃中還是實(shí)際中的服務(wù)流程一定要明確到位，真正的實(shí)現(xiàn)服務(wù)價(jià)值。

6 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代給企業(yè)的檔案管理工作帶來(lái)了無(wú)盡的可能性，也帶來(lái)了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理者應(yīng)該抓住這次機(jī)會(huì)，盡可能的挖掘大數(shù)據(jù)為檔案管理帶來(lái)的益處，充分的了解到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新風(fēng)向、新形式，合理地將大數(shù)據(jù)引入到檔案管理的工作中，提升企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平。并且一定要對(duì)檔案的管理工作人員自身的素質(zhì)提出更高的要求，最新的技術(shù)加上高素質(zhì)的人才，才是提高檔案管理工作效率，保證數(shù)據(jù)信息得到有效利用的重要保障。