加強食藥監(jiān)檔案信息管理，提升檔案服務(wù)的社會效能

張 靜

（福建省三明市市場監(jiān)管綜合執(zhí)法支隊，福建 三明 365000）

近年來，媒體曝光的食品藥品安全問題在新聞中時有發(fā)生，社會輿論高度關(guān)注食品藥品安全問題。群眾安全無小事，食品藥品安全問題一直牽動著黨和政府的心，國家層面不斷完善食品、藥品安全立法。各級監(jiān)管部門努力加強食品藥品監(jiān)管工作，時刻不能懈怠。我們在工作中建立了大量的食品、藥品等安全監(jiān)管檔案。執(zhí)法方面的案卷主要有公安機關(guān)提供、群眾舉報、監(jiān)督發(fā)現(xiàn)等立案依據(jù)的檔案，以及各類餐飲、藥品經(jīng)營等方面的申請和許可材料。另一方面，食品藥品監(jiān)管檔案在保存與監(jiān)管方面還有其自身的特殊性，如：檢測報告、督查記錄、行政審批材料等各類執(zhí)法文書等檔案，不同于普通檔案，此類檔案材料或存在保密性、或是具有信息公開、服務(wù)功能等特性。

1 實施食品藥品安全檔案管理工作必要性

一是社會對食品藥品檔案的實際需求。食品藥品監(jiān)管過程中，分門別類產(chǎn)生了諸如檢測報告、對食品藥品安全預(yù)警等海量檔案。檔案專業(yè)性較強，對公眾有很好的社會價值。如食品藥品抽查檢驗報告、藥品的副作用報告、醫(yī)療器械等的檢測報告、各項檢查中的專項報告等，此類檔案資料具有較高的社會利用率。

二是食品藥品檔案具有追索預(yù)警價值。具有社會預(yù)警及共享功能的監(jiān)管檔案，如果能夠滿足各地區(qū)、各部門、各相關(guān)行業(yè)等查詢服務(wù)需求，將對大眾公共安全發(fā)揮很大的預(yù)警價值。如前些年的“假疫苗”、三聚氰胺奶粉等事件，藥監(jiān)與公安部門就是通過對相關(guān)檔案的排查，尋找出問題的源頭，為避免事態(tài)繼續(xù)蔓延、公共安全事件得以及時止損發(fā)揮了積極作用。

三是食品藥品檔案科學(xué)管理與執(zhí)法工作效率緊密相連。從監(jiān)管部門的執(zhí)法程序看，檔案的原始資料，既可以收集作為證據(jù)的參考憑證，也可以作為認(rèn)定事實的依據(jù)。因此，有效開展食品藥品安全檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)執(zhí)法部門監(jiān)督管理、提升工作效率。另一方面，加強食品藥品監(jiān)管過程的檔案信息管理，也有利于明確執(zhí)法過程的方向，提供查找線索。

綜上所述，我們需要對各類相關(guān)檔案信息管理制度加以完善，加強檔案工作人員的培訓(xùn)與素質(zhì)提升，落實一崗雙責(zé)，強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，切實履行執(zhí)法檔案的主體責(zé)任。結(jié)合案管系統(tǒng)，統(tǒng)籌做好錄入防護管理和監(jiān)督。分管領(lǐng)導(dǎo)和科室、直屬單位負(fù)責(zé)人要切實抓實“一崗雙責(zé)”，落實率先垂范、以身作則，加大安全監(jiān)管的力度。對于執(zhí)法流程以及立案過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔以及電子文案等資料，包括檢測報告、行政審批報告、督查記錄等，進(jìn)行系統(tǒng)化的管理利用，才能讓食品藥品安全信息完整和準(zhǔn)確清晰的展現(xiàn)給大眾，服務(wù)社會。

2 食品藥品執(zhí)法部門檔案工作存在的問題

一是重視不夠。主要體現(xiàn)在：管理的基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多問題。由于有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠了解，不夠重視，檔案資料室硬件環(huán)境過于簡陋，狹窄、潮濕、陰暗的環(huán)境引發(fā)紙質(zhì)材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象還依然存在；部分電腦配置過低，存儲空間不夠，無法滿足保存大量電子信息的工作需求；個別單位沒有及時更新與購置檔案管理常用設(shè)備，導(dǎo)致檔案材料保管缺乏嚴(yán)密性，如電腦聯(lián)接外網(wǎng)后，由于系統(tǒng)的防護性不強，受到病毒侵襲導(dǎo)致系統(tǒng)文件容易丟失的風(fēng)險也不容忽視。

二是管理能力缺乏。由于沒有專業(yè)的檔案管理人員配置，監(jiān)管部門領(lǐng)導(dǎo)指派一些非專業(yè)人員管理檔案。他們對檔案管理工作流程不熟悉，對于檔案的保存、分類、集中管理等方面心中茫然。甚至有的領(lǐng)導(dǎo)讓執(zhí)法人員趕鴨子上架兼職擔(dān)任檔案管理員。他們難以獲得有效的工作培訓(xùn)，處理各類檔案力不從心。他們在檔案分類管理、軟件的運用、檔案服務(wù)等方面難以有效開展工作。由于業(yè)務(wù)不熟悉，再加上心情焦慮，一些檔案管理人員素質(zhì)難以提高，在窗口服務(wù)中態(tài)度不佳，給人以“生、冷、硬”的感覺。

三是軟件系統(tǒng)滯后于時代發(fā)展。電子檔案系統(tǒng)未能有效建立，缺乏系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理軟件。執(zhí)法部門在電子平臺導(dǎo)入案源和案件管理，進(jìn)入辦案流程后，僅進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，安裝錄入電子案件管理系統(tǒng)資料過于簡單化，僅在內(nèi)部使用，沒有與外網(wǎng)對接，更沒有與互聯(lián)網(wǎng)銜接，案件電子檔案只能在本系統(tǒng)內(nèi)利用，無法及時對社會進(jìn)行服務(wù)。拍攝的內(nèi)容沒有進(jìn)行案管系統(tǒng)留存，影響著檔案管理工作正常發(fā)揮。上述問題嚴(yán)重制約檔案管理的工作效率，某種程度上影響了檔案管理工作的實施。

四是案卷裝訂歸檔不夠標(biāo)準(zhǔn)。部分案卷未使用統(tǒng)一的卷宗封面，有的卷宗皮不達(dá)標(biāo)不便于卷宗保存；有的卷宗資料不齊，裝訂零散，文書目錄填寫不規(guī)范，歸檔的順序未按照案件辦理的順序，同一份證據(jù)在案卷里出現(xiàn)多份；有的卷宗出現(xiàn)不能隨卷裝訂的視聽資料、實物證據(jù)等，沒有按規(guī)定注明名稱、數(shù)量、存放地點等相關(guān)信息。

3 提高食品藥品執(zhí)法部門檔案服務(wù)功能的有效策略

3.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理工作硬件和軟件的建設(shè)

食品藥品關(guān)乎民生安全，其檔案管理不容忽視。隨著食品藥品立法的不斷推進(jìn)，在執(zhí)法檔案管理工作中，要求領(lǐng)導(dǎo)提升執(zhí)法檔案管理意識，開放、整合中融入現(xiàn)代管理理念，打破以往的陳舊思想，重視規(guī)范檔案管理。投入適當(dāng)資金，完善更新硬、軟件設(shè)施建設(shè)（包括添置電腦，打印機、一體化檔案存儲與查詢和倉儲設(shè)備設(shè)施等設(shè)備購置）。在環(huán)境方面，加強內(nèi)部環(huán)境的通風(fēng)處理，使紙質(zhì)檔案不會因為潮濕而被破壞。在電子信息化時代，要利用電子管理降低檔案管理的存儲空間，改變傳統(tǒng)的存儲不足，從而達(dá)到降低人員與經(jīng)費的投入，提高經(jīng)濟效益和社會效益的目的。

3.2 加強指導(dǎo)，健全檔案管理人員的工作流程規(guī)范

管理人員培訓(xùn)、案卷評查和監(jiān)督案管系統(tǒng)的錄入都應(yīng)該符合相應(yīng)的流程。通過資料配套提高檔案質(zhì)量，按照案件辦理的順序隨卷裝訂歸檔，確保卷宗資料裝訂齊全（包括視聽資料、實物證據(jù)、圖片音像等），檔案目錄填寫規(guī)范，證據(jù)全面不重復(fù)，并按規(guī)定注明名稱、數(shù)量、存放地點等，注重收集整理已公布的行政執(zhí)法典型案例檔案公告公示，通過以案釋法，助推嚴(yán)格規(guī)范公正文明執(zhí)法。公示、全過程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核“三項制度”。嚴(yán)格執(zhí)行《福建省重大行政執(zhí)法決定法制審核辦法》，編制完善本系統(tǒng)法制審核目錄清單，全面收集整理行政執(zhí)法的各個環(huán)節(jié)資料歸檔，切實做到執(zhí)法檔案管理依照《福建省檔案管理條例》的有關(guān)要求，按案件辦理的順序隨卷錄入電子檔案，定期開展行政執(zhí)法檢查案卷檔案評查，通過獎優(yōu)罰劣，增強檔案管理人員的責(zé)任心，更好地為復(fù)工復(fù)產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)環(huán)境。

3.3 建崗立責(zé)，建章立制強化檔案管理流程以發(fā)揮監(jiān)管與服務(wù)效能

建崗立責(zé)，各崗位人員要相互配合，結(jié)合食品藥品執(zhí)法檔案需求，建立完善具體的工作網(wǎng)絡(luò)，從點——線——面建立執(zhí)法檔案管理制度和管理工作模式，制定立卷歸檔工作措施，促進(jìn)不同部門對執(zhí)法檔案進(jìn)行專門管理。積極建立執(zhí)法檔案管理制度，通過明確制度、權(quán)利和義務(wù)之間的關(guān)系，建立紙質(zhì)與電子檔案。單位提供經(jīng)費，升級更新軟硬件，通過量化等級、執(zhí)法等級評定、執(zhí)法頻次、稽查辦案等，盤活死檔案為活檔案。例如，食品藥品生產(chǎn)企業(yè)監(jiān)督檢查資料、整改意見書和行政處罰文書等監(jiān)管材料都要整理歸檔入網(wǎng)，明確指定檔案歸檔范圍和保管期限的相關(guān)文件和執(zhí)法案件，并報當(dāng)?shù)貦n案局審批，進(jìn)行痕跡化檔案管理。這樣既規(guī)范了餐飲與食品藥品生產(chǎn)企業(yè)的操作步驟和管理水平，又可以通過清晰可查的相關(guān)資料協(xié)助監(jiān)督，如：立案調(diào)查——新證取得——行政處罰——處罰決定——行政處罰書審批——處罰執(zhí)行——結(jié)案歸檔。而對于不予處罰或從輕處罰等，對其不規(guī)范事項進(jìn)行整改的檔案提供社會查詢，給生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)營銷售商起到警示作用，從而有效防止和杜絕了食品安全事故。

3.4 健全隊伍，應(yīng)用合理管理模式提升檔案服務(wù)功能

檔案管理審核人員由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，單位一把手總負(fù)責(zé)，從專業(yè)素質(zhì)方面提升執(zhí)法檔案管理能力。邀請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)入到執(zhí)法部門進(jìn)行檔案管理知識宣講和檔案館巡查，引導(dǎo)其應(yīng)用先進(jìn)的管理知識和現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，優(yōu)化執(zhí)法檔案管理環(huán)節(jié)和流程，體現(xiàn)檔案管理的作用。發(fā)揮其管理人員的水平，符合管理要求。對檔案管理人員進(jìn)行思想教育，從思想意識樹立創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力來改變執(zhí)法檔案工作局面，培養(yǎng)其在耐得住靜默與清苦，腳踏實地的工作中，自我敏捷和睿智的轉(zhuǎn)變觀念。發(fā)揮檔案的自身價值作用，讓執(zhí)法檔案工作在特定環(huán)境下產(chǎn)生不同凡響的經(jīng)濟與服務(wù)效益。檔案工作既是業(yè)務(wù)性又是管理服務(wù)性等多能工作。新形勢下，充分利用好網(wǎng)絡(luò)與計算機，建立電子信息檔案，要求管理人員熟悉電子信息檔案操作流程，也即對于檔案管理工作要有扎扎實實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，對于電腦和各類軟件要能夠熟練操作，這樣，才能增強自身的檔案管理能力，樹立起檔案服務(wù)意識，用新思路、新方法去解決新問題，在檔案管理過程中有所創(chuàng)新與突破，為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢與管理服務(wù)。

檔案作為一種社會事件記憶，大到國家大事歷史事件，小到人們生兒育女都有著最為寫實且可靠的記載，執(zhí)法檔案記載整個執(zhí)法過程中證據(jù)的搜集、處罰的依據(jù)等等。檔案信息服務(wù)能夠真實地再現(xiàn)生產(chǎn)者、經(jīng)營者當(dāng)時違法事實，彰顯執(zhí)法人員為了食品藥品安全做出公正、公平的處罰，這些過程性材料尤為重要。在當(dāng)前計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，傳統(tǒng)的檔案管理與信息服務(wù)無法進(jìn)一步滿足大眾需求。我們要借助新媒體如微信公眾號等的優(yōu)勢，創(chuàng)建新型媒體服務(wù)平臺，對于一些可以共享的公共信息及時發(fā)布，充分體現(xiàn)其靈活性和便利性，還要建立專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)管理體系，整合檔案資源，發(fā)揮信息資源的整體共享優(yōu)勢，做好信息服務(wù)社會工作，為構(gòu)建和諧社會做貢獻(xiàn)。