信息化時(shí)代提升煙草企業(yè)檔案管理的思考

張碧鑫 田勝奇

（益陽(yáng)市煙草專賣局，湖南 益陽(yáng) 413000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)、5G、物聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)的深度應(yīng)用，各類信息化技術(shù)在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域運(yùn)用發(fā)展，檔案管理開始步入新時(shí)代。2020年6月份，檔案法第三次修訂首次新增了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，我國(guó)檔案信息化建設(shè)已開始從項(xiàng)目試點(diǎn)階段步入全面推廣階段。隨著各類信息化基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段開始在檔案管理中運(yùn)用，檔案發(fā)掘和資源利用能力較傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代得到全面提升。對(duì)于企業(yè)而言，要想推動(dòng)自身檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就要轉(zhuǎn)變思想觀念，充分運(yùn)用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方法，以更先進(jìn)的管理理念和辦法促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案業(yè)務(wù)情況。當(dāng)前，益陽(yáng)煙草檔案管理整體業(yè)務(wù)劃歸辦公室管理，設(shè)有專職檔案管理員5名，兼職檔案管理員14名。檔案室自1984年11月開始建立檔案，主要存儲(chǔ)文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案及采購(gòu)檔案等檔案資料，現(xiàn)有各種門類、各種載體檔案約28000卷，設(shè)有獨(dú)立的文書檔案室、基建檔案室、會(huì)計(jì)檔案室、采購(gòu)檔案室、實(shí)物檔案室。

2）檔案管理情況。當(dāng)前，湖南省煙草商業(yè)系統(tǒng)已統(tǒng)一部署檔案管理信息化軟件，益陽(yáng)煙草借此契機(jī)實(shí)現(xiàn)了30年和永久保存的文書類、基建類、設(shè)備類檔案的數(shù)字化歸檔工作，目前共有著錄條目約2萬條、文書30萬頁(yè)、圖紙1000頁(yè)掛接于檔案系統(tǒng)。當(dāng)前，益陽(yáng)煙草仍然采用“雙套制”檔案管理辦法，機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門收集工作中形成的歸檔文件材料，定期整理并進(jìn)行實(shí)物歸檔；同時(shí)，對(duì)于OA辦公系統(tǒng)中經(jīng)過CA電子認(rèn)證的收發(fā)文，在流程辦結(jié)時(shí)由檔案系統(tǒng)自動(dòng)獲取條目信息與電子文件進(jìn)行檔案立卷歸檔。在檔案資料收集整理過程中，為確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，檔案管理員都會(huì)將電子文件和紙質(zhì)文件各留存一份。

2 現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程問題分析

1）檔案形成問題。目前，本單位大部分涉及檔案形成的流程都通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行處理，系統(tǒng)辦結(jié)后，再進(jìn)行實(shí)體和數(shù)字化歸檔。一方面，相關(guān)崗位人員仍然停留在實(shí)體檔案才是真正的檔案的傳統(tǒng)觀念上，如采購(gòu)檔案，在歸檔過程中習(xí)慣性將所有OA系統(tǒng)中生成的電子文檔打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，既造成了大量紙張和實(shí)體材質(zhì)的浪費(fèi)，也未能發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。另一方面，在檔案的歸檔時(shí)，需要上傳系統(tǒng)的文檔會(huì)按照要求歸檔保存，而OA系統(tǒng)中未明確要求，但是對(duì)于檔案形成非常重要的紙質(zhì)資料，經(jīng)常性被遺漏。

2）檔案歸檔問題。在煙草行業(yè)，由于當(dāng)前部分工作需要多部門協(xié)作完成，經(jīng)常會(huì)有同一資料多部門共同使用的情況，且根據(jù)各個(gè)部門工作要求或管理標(biāo)準(zhǔn)，該類資料都需要進(jìn)行歸檔。一旦進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，則會(huì)出現(xiàn)多個(gè)部門重復(fù)提交同一資料進(jìn)行歸檔的問題。例如財(cái)務(wù)部門對(duì)某項(xiàng)目進(jìn)行貨款支付，會(huì)將所有支付流程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行留存并歸入會(huì)計(jì)檔案，而項(xiàng)目承辦部門根據(jù)采購(gòu)管理工作要求將該項(xiàng)目付款所產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行歸檔，待項(xiàng)目辦結(jié)后統(tǒng)一歸入采購(gòu)檔案，這樣就會(huì)導(dǎo)致同一資料在歸檔時(shí)在檔案內(nèi)重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。雖然對(duì)各業(yè)務(wù)部門來說，將所有與本部門相關(guān)的資料歸檔會(huì)便于其痕跡化管理，留下參考憑證，但是重復(fù)歸檔會(huì)因?yàn)榱舸尜Y料過多浪費(fèi)檔案室空間，也會(huì)導(dǎo)致檔案調(diào)閱時(shí)會(huì)檢索到同一文件多個(gè)版本，對(duì)資料的準(zhǔn)確性產(chǎn)生困擾。

3）檔案移交問題。檔案的價(jià)值是通過其真實(shí)性和完整性來保證的，在檔案的移交過程中，確保檔案的真實(shí)性和完整性是檔案移交工作的重點(diǎn)。當(dāng)前，單位人事變動(dòng)較快，相關(guān)崗位工作人員對(duì)檔案工作不熟悉，導(dǎo)致檔案的移交工作出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。一是檔案不全，目前移交檔案主要是以文書、采購(gòu)、會(huì)計(jì)檔案為主，尚有部分重要的聲像、實(shí)物檔案卻往往留存在形成部門，隨著崗位變動(dòng)或辦公室搬遷容易造成遺失。二是檔案交接程序不規(guī)范，如部分基建檔案移交過程中，移交方和接交方專業(yè)信息不對(duì)稱，導(dǎo)致出現(xiàn)部分移交檔案完整性不足，造成檔案價(jià)值降低。

4）檔案存儲(chǔ)問題。因單位存儲(chǔ)檔案數(shù)量龐大，類別復(fù)雜，檔案用房較多，給檔案管理工作帶來了較大的困難。一是檔案室未集中布置，自成一區(qū)，當(dāng)前，文書檔案主要存儲(chǔ)于機(jī)關(guān)辦公樓四樓，基建檔案存儲(chǔ)于機(jī)關(guān)辦公樓三樓，實(shí)物檔案存儲(chǔ)于機(jī)關(guān)辦公樓五樓，采購(gòu)檔案存儲(chǔ)于專賣辦公樓二樓，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)于原物流倉(cāng)庫(kù)二樓，各類別檔案存儲(chǔ)位置分散，管理、查詢難度較高。二是檔案用房不規(guī)范，如實(shí)物檔案庫(kù)房位于頂樓，不利于檔案保管，部分檔案用房缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，收集的室內(nèi)環(huán)境數(shù)據(jù)獨(dú)立、分散，監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)少，難以確保檔案安全。

3 檔案管理現(xiàn)狀SWOT分析

信息化時(shí)代下，隨著各種新技術(shù)、新管理方法運(yùn)用于檔案管理工作中，一方面提升了檔案管理工作的水平，另一方面也凸顯了新技術(shù)運(yùn)用不充分、不成熟的短板。因此，需要用科學(xué)的方法對(duì)新時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行深入剖析，以提升檔案管理水平。

1）優(yōu)勢(shì)（S）。軟件基礎(chǔ)到位：益陽(yáng)煙草信息化技術(shù)運(yùn)用成熟，當(dāng)前已實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，可充分運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，目前，大部分涉及檔案形成的流程都可以通過 OA 辦公系統(tǒng)進(jìn)行處理和歸檔；對(duì)于專賣、會(huì)計(jì)、采購(gòu)的業(yè)務(wù)流程均通過信息系統(tǒng)進(jìn)行處理，各類數(shù)據(jù)全面，與檔案信息系統(tǒng)對(duì)接難度較低。

2）劣勢(shì)（W）。思想認(rèn)識(shí)不足：相關(guān)崗位人員對(duì)新時(shí)代檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，仍然以傳統(tǒng)觀念看待檔案管理工作，認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是真正的檔案，習(xí)慣性打印所有紙質(zhì)文檔進(jìn)行實(shí)體化歸檔，甚至包括系統(tǒng)流程文件等資料，造成重復(fù)歸檔和紙張浪費(fèi)。業(yè)務(wù)流程不科學(xué)：各業(yè)務(wù)部門為了確保自身業(yè)務(wù)完整性和合規(guī)性，會(huì)將與自身相關(guān)文件全部歸檔，同一文檔容易出現(xiàn)多次歸檔現(xiàn)象，極大地降低了檔案管理效率。此外，檔案移交程序不規(guī)范、移交方和接交方專業(yè)信息不對(duì)稱，容易導(dǎo)致檔案移交不完整現(xiàn)象，造成檔案價(jià)值降低。 基礎(chǔ)設(shè)施不到位：由于前期規(guī)劃不科學(xué)導(dǎo)致檔案庫(kù)房不斷膨脹，且檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，如檔案用房分散、布局不合理，檔案室安全、輔助設(shè)施建設(shè)不夠完善等。

3）機(jī)會(huì)（O）。政策法律支持：2016年，國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提到，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)”。同時(shí)，根據(jù)2020年6月20日修訂的《檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。各類政策法規(guī)的頒布，為全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供了有力保障?，F(xiàn)代信息技術(shù)支持：隨著5G、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化發(fā)展迎來新的機(jī)遇。5G、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展能夠較好的檢測(cè)檔案存儲(chǔ)的物理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和實(shí)體檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)；區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展對(duì)電子檔案的保存與管理提供了更好的環(huán)境，區(qū)塊鏈的不可篡改性能較高程度地保證電子檔案信息的真實(shí)性與安全性。

4）威脅（T）。檔案價(jià)值不足風(fēng)險(xiǎn)：檔案在行成和歸檔過程中存在資料缺失和移交不完整現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致檔案的價(jià)值不足或遺失部分對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有重要意義的歷史記錄。檔案保存不善風(fēng)險(xiǎn)：存儲(chǔ)檔案的數(shù)量龐大、類別復(fù)雜、檔案用房較多，為檔案存儲(chǔ)帶來了較大的挑戰(zhàn)。檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備，可能會(huì)導(dǎo)致實(shí)體檔案的材質(zhì)損壞、產(chǎn)生安全隱患，給國(guó)家和單位造成重大損失。

4 創(chuàng)新檔案管理模式的思考

1）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（WT戰(zhàn)略）。要實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的科學(xué)性，就必須從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮規(guī)劃?rùn)n案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，特別是運(yùn)用信息化技術(shù)完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。一方面，在建筑和選址方面，檔案室面積規(guī)劃應(yīng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，以本單位每年新增庫(kù)存平均數(shù)為依據(jù)，預(yù)留出至少15-20年的發(fā)展空間，以避免兩三年后就要面臨捉襟見肘、需要另行選擇庫(kù)房重新投入使用的窘境；另一方面，隨著5G網(wǎng)絡(luò)的普及和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案室的環(huán)境監(jiān)測(cè)，對(duì)溫濕度、光照強(qiáng)度、粉塵、煙霧等關(guān)鍵數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集、有效融合、深度運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境實(shí)時(shí)監(jiān)控、預(yù)警和適度干預(yù)，確保檔案室的安全性和可靠性。

2）試行“單軌制”檔案管理模式（SO戰(zhàn)略）。當(dāng)前，煙草行業(yè)擁有成熟的OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、營(yíng)銷系統(tǒng)、專賣系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，日常工作中各類文件資料大部分在上述系統(tǒng)產(chǎn)生。同時(shí)，目前單位已上線檔案管理信息系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)無縫集成，可收集多種格式來源的電子文件，實(shí)現(xiàn)公文處理、歸檔整理、檔案管理一體化，確保檔案信息充分利用、長(zhǎng)期保存。同時(shí)，2020年新發(fā)布的《檔案法》第三次修訂稿，首次對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了規(guī)定，標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化步入高速發(fā)展階段。因此，當(dāng)前煙草行業(yè)已具備 試行“單軌制”檔案管理的硬件基礎(chǔ)和法律保障。探索檔案“單套制”、“單軌制”管理，可以變革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔的管理模式，將檔案管理嵌入至電子文件形成、辦理、收集、管理、利用的全生命周期，一方面可加快企業(yè)無紙化辦公的發(fā)展，解決紙質(zhì)檔案數(shù)量多、體積大、儲(chǔ)存難、查詢難的難題；另一方面可實(shí)現(xiàn)各部門信息協(xié)同，避免歸檔人員無效作業(yè)、文件重復(fù)歸檔，進(jìn)一步提高檔案信息化應(yīng)用水平。

3）運(yùn)用信息化技術(shù)提升檔案質(zhì)量（SW戰(zhàn)略）。要提升檔案質(zhì)量，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化手段，規(guī)范提升檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。首先，要充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)的協(xié)同作用和檢測(cè)作用，從系統(tǒng)層面對(duì)電子文件的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)收集全面、有效；其次，應(yīng)充分運(yùn)用信息手段如OCR識(shí)別技術(shù)、信息摘要算法比對(duì)技術(shù)等，比對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及辦公系統(tǒng)內(nèi)信息，精準(zhǔn)判斷檔案歸檔時(shí)的準(zhǔn)確性，避免資料缺失或重復(fù)收集；最后，應(yīng)當(dāng)要運(yùn)用大數(shù)據(jù)原理，對(duì)行業(yè)單位新聞報(bào)道及工作動(dòng)態(tài)進(jìn)行整合分析，引導(dǎo)提醒檔案管理人員在工作中及時(shí)將能生動(dòng)反映行業(yè)發(fā)展歷史、具備保存價(jià)值的聲像、實(shí)物等歷史檔案進(jìn)行歸檔。

總之，隨著信息化時(shí)代到來，檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，可繼續(xù)深入發(fā)掘檔案管理的潛力，有效提高檔案的管理效率、管理質(zhì)量及利用效率。我們應(yīng)當(dāng)借用檔案管理信息系統(tǒng)部署的契機(jī)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，充分發(fā)掘檔案資源，完善檔案管理體系，促進(jìn)企業(yè)信息資源與企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)深度融合，提升檔案管理水平，以更好地適用信息社會(huì)發(fā)展的步伐。