大數(shù)據(jù)背景下人才交流中心檔案管理工作改革

王曉光

（鹽山縣人力資源和社會保障局，河北 滄州 061300）

隨著我國不斷發(fā)展，人才交流中心的人流量不斷加大，檔案數(shù)量也隨之增多。大數(shù)據(jù)時代如何抓住機遇，有效運用信息技術(shù)，構(gòu)建安全的人才交流信息體系，目前的檔案管理員應(yīng)該考慮更便于儲存、分類、分析、交流和安全的做法，將眼光投向大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用電子文檔提高檔案管理效率。

1 大數(shù)據(jù)背景下人才交流中心檔案管理工作改革的意義

1）方便查閱。傳統(tǒng)的文檔檔案資料密度高、數(shù)量豐富，并且存儲時散落、分布范圍大，非常不利于查找文檔。而大數(shù)據(jù)背景下出現(xiàn)的電子檔案在整齊程度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)文檔，在有需要調(diào)閱查找文檔時快捷準(zhǔn)確便可查詢，提高了工作效率與檔案查找的準(zhǔn)確性。在一定程度上也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。

2）靈活管理。人才交流中心是檔案更換較為頻繁的場所之一，在每年畢業(yè)季或平日人才交流會期間等都會產(chǎn)生海量的資料與檔案需要管理，并且有特殊情況時需要隨時查找檔案資料。使用傳統(tǒng)文檔可能出現(xiàn)文檔丟失、錯亂的情況，電子檔案可以在當(dāng)下進(jìn)行快速查找，提高辦事效率。并且在每年的人員調(diào)動、新人檔案加入時可迅速準(zhǔn)確調(diào)整檔案，減少了不必要的工作量，可以為檔案管理工作人員省下更多的時間為人才交流服務(wù)做貢獻(xiàn)。

3）信息同步化。各方面發(fā)展日漸增長，人才交流中心的各種信息多變性較高，想要所有的人員檔案跟著大團(tuán)體同步變化是很繁瑣卻又必須的事情。電子檔案可以實現(xiàn)信息一體化管理，使這些龐雜的檔案資料與檔案所在單位信息同步化，真正做到一臺機器解決所有問題。

4）節(jié)約資源。信息化時代下，創(chuàng)新的電子文檔的應(yīng)用慢慢取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔與檔案資料，紙質(zhì)化的檔案不僅數(shù)量巨大、難以整理，并且極易丟失，在每次更新資料時更是需要豐厚的紙張資源來支撐，成本高、易浪費。大數(shù)據(jù)背景下電子文檔修改方便，無需紙張，利用在具有海量資料的人才交流中心，節(jié)約了大量資源、省下了不少資金，避免鋪張浪費。

5）有效應(yīng)對巨量檔案。隨著我國不斷發(fā)展，久而久之檔案資料越來越多，尤其是當(dāng)今時代，人們對檔案重要性的認(rèn)識越來越高，對檔案積累的重視程度越來越高，人才交流中心本就是通過數(shù)據(jù)資料進(jìn)行工作的地方，更增加了檔案的存儲量，增加了檔案管理員的工作量。大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子檔案使檔案管理更加快捷、方便。它的優(yōu)點與使用價值越發(fā)明顯，是管理現(xiàn)代化的新潮流趨勢。

2 大數(shù)據(jù)背景下人才交流中心檔案管理工作改革出現(xiàn)的問題

1）死檔較多。人才交流中心大部分的檔案來源于高校畢業(yè)生，近年來，高校畢業(yè)生越來越多，就業(yè)困難度逐漸上升，人才交流中心每年的信息以海量流動，這為人才交流中心的檔案資料管理帶來了一定難度。很多完成學(xué)業(yè)的學(xué)生的檔案已送交社區(qū)事務(wù)局，而很多學(xué)生由于沒有在本地工作而導(dǎo)致檔案成為死檔，他們沒有及時轉(zhuǎn)遞檔案，人才交流中心仍然存留，久而久之死檔越來越多。同時，部分學(xué)生畢業(yè)后把檔案放在人才交流中心，但由于缺乏適當(dāng)?shù)墓ぷ鳎瑱n案保存的時間很長，由于問題五花八門，人才交流中心有大量陳舊檔案，給檔案管理帶來很大困難。

2）缺乏科學(xué)管理意識。在檔案管理過程中，管理者在業(yè)務(wù)活動中占有重要的地位。首先，管理者必須以科學(xué)的管理原則為基礎(chǔ)，保持檔案及存檔，以滿足不同人員的查閱需要，為人員提供高質(zhì)素的搜尋服務(wù)與完整的存檔信息。然而在某些情況下，檔案管理員意識到存在錯誤和技術(shù)缺陷時，這不僅會降低搜索服務(wù)的質(zhì)量，但也剝奪了他們在大數(shù)據(jù)時代滿足發(fā)展需求的能力，更重要的是，人才交流中心的文檔與普通文檔不同，部分檔案資源不宜廣泛使用。

3）信息化程度低。隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，提高了人們的工作效率。人才交流中心檔案管理工作，仍存在信息化程度不高的問題，未能滿足現(xiàn)代社會的需要，導(dǎo)致管理不力，特別是在一些位于三、四線的市鎮(zhèn)，由于經(jīng)費有限，硬件不足，信息化程度低，影響了檔案的處理和檢索，導(dǎo)致人才交流中心管理不善和業(yè)績不佳。

4）缺乏專業(yè)的管理人員。缺乏檔案管理專業(yè)人才也是管理中的主要問題之一，廣泛的大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理也需要一定的技術(shù)水平。部分人才交流中心沒有專門的檔案檢查控制機制，管理員的檔案保護(hù)意識也較為淡薄，導(dǎo)致管理不當(dāng)、檔案外泄等，影響人員未來發(fā)展，使檔案管理工作無序且拖沓，違背了利用大數(shù)據(jù)管理檔案的初衷。

5）檔案存放機器的安全性。大數(shù)據(jù)帶來的便捷是豐盛的，但同時大數(shù)據(jù)有利也有弊，大數(shù)據(jù)背景下電子檔案需要計算機來支撐，但無法保證存放檔案的機器百分百安全，要預(yù)知到計算機有可能產(chǎn)生病毒，導(dǎo)致文件缺失、損壞，安全性仍然有待考究。因此，想要在檔案管理資料中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，必須要重視起檔案存放機器的病毒問題。

6）創(chuàng)新意識較低。由于人才交流中心的檔案管理人員編制更加嚴(yán)格，檔案數(shù)量過多，造成檔案管理人員短缺的問題，這在一定程度上降低了檔案管理的效率，在辦理相關(guān)手續(xù)過程中也出現(xiàn)了違規(guī)現(xiàn)象，影響整體服務(wù)質(zhì)素。

3 大數(shù)據(jù)背景下人才交流中心檔案管理工作改革措施

1）創(chuàng)新檔案信息管理內(nèi)容。當(dāng)前人才交流中心檔案管理工作中，為了更全面地了解檔案管理的內(nèi)容和要求，檔案管理的相關(guān)內(nèi)容需要進(jìn)行創(chuàng)新，在原有內(nèi)容的基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案服務(wù)的內(nèi)容，使檔案管理更符合時代發(fā)展趨勢。特別是在信息化時代，通過優(yōu)化檔案管理，運用先進(jìn)的信息技術(shù)解決問題，加強與企業(yè)的聯(lián)系，確保使檔案更符合社會需求與人才需求。

2）加強檔案管理人員培訓(xùn)。部分檔案管理人員由于專業(yè)水平不夠，管理反應(yīng)不強，短期內(nèi)想要改變意識結(jié)構(gòu)，前期培訓(xùn)在一定程度上可以解決這個問題。單位可以根據(jù)文化的規(guī)模和水平進(jìn)行短期或定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后，管理人員必須通過認(rèn)證與考核再接手工作。要按照電子檔案的要求來看待任何檔案，并建立一個有機的檔案管理部門與管理機制，有序的培訓(xùn)檔案管理人員，將人才交流中心的檔案特殊性告知，給管理人員普及檔案管理的私密性與重要性，使管理人員有意識的保護(hù)文檔，必要時也可以與管理人員簽訂合約。引進(jìn)專業(yè)人才，為檔案管理部門配備專業(yè)人士，電子檔案管理的實現(xiàn)進(jìn)程中，必須為系統(tǒng)軟件開發(fā)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等提供必要的計算機專業(yè)人才，并且需要專業(yè)人士向工作者傳授知識與經(jīng)驗，以加強對檔案管理人員盡快掌握電子檔案的管理方法。

3）完善檔案管理制度。建立利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)管理檔案的新模式。目前人才交流中心檔案管理過程應(yīng)靈活運用信息技術(shù)，逐步完善傳統(tǒng)檔案管理流程。首先，將傳統(tǒng)的檔案管理方法與更廣泛的數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來，摒棄傳統(tǒng)觀念，從傳統(tǒng)管理方法中去除不必要的浪費，完善檔案管理制度，明確規(guī)劃檔案管理的相關(guān)工作要求，并設(shè)立合理的獎罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優(yōu)化檔案管理單位的內(nèi)部配置，從而提高檔案資源的利用效率。

4）定期檢查計算機并備份文檔。定期對計算機進(jìn)行殺毒掃描工作，盡量避免在存放文檔的計算機里下載安裝不正規(guī)的軟件工程，除管理檔案或檢查機器的專業(yè)人士外，避免他人接觸機器。每日對電腦中的檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時也要備份到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，保證即使系統(tǒng)出了故障仍然可以找回檔案。管理信息存儲系統(tǒng)的安全和相關(guān)單位、部門的網(wǎng)絡(luò)保障非常重要，管理者需要加強個人檔案信息系統(tǒng)的安全性。為了及時進(jìn)行病毒檢測和信息驗證，他們需要在文件信息的存儲、備份和硬盤中進(jìn)行嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)隔離和數(shù)據(jù)加密，搜索和傳輸文件信息，在建立有效防范黑客攻擊的網(wǎng)絡(luò)防火墻和定期監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，系統(tǒng)定期更新和維護(hù)，同時，對能夠登錄、查看、使用信息的個人，要加強權(quán)責(zé)監(jiān)督，避免檔案外泄。還可以建立檔案風(fēng)險評估制度，利用輔助工具或分析法定期評估檔案風(fēng)險，防患于未然。

5）引用檔案一體化管理。人才交流中心流動檔案較多，檔案一體化可以快捷、精準(zhǔn)、便利的幫助到管理人員查閱資料與整理資料。為了實現(xiàn)檔案的專業(yè)管理，必須利用計算機管理系統(tǒng)從檔案的生成開始進(jìn)行統(tǒng)一管理，完成檔案操作的全過程。建立專業(yè)的檔案一體化平臺，爭取建立出功能強大、應(yīng)用范圍廣、智能化程度高的信息系統(tǒng)，使文檔一體化管理的操作、傳播、管理和今后的開發(fā)利用更加方便，滿足人才交流中心集成與協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)支撐體系。

6）完善檔案管理制度。建立利用信息技術(shù)管理檔案的新模式。目前人才交流中心檔案管理過程應(yīng)靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，逐步完善傳統(tǒng)檔案管理流程。首先，將傳統(tǒng)的檔案管理方法與更廣泛的數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來，摒棄傳統(tǒng)觀念，從傳統(tǒng)管理方法中去除不必要的浪費，完善檔案管理制度，并設(shè)立合理的獎罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優(yōu)化檔案管理單位的內(nèi)部配置。

7）更新觀念加強檔案館大數(shù)據(jù)信息化。作為主要基于電子文檔、檔案等非建設(shè)性數(shù)據(jù)管理的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)檔案，在大數(shù)據(jù)背景下，人才交流中心的檔案管理部門不僅作為一個數(shù)據(jù)中心，還要作為一個信息傳播工具，要有序處理和綜合管理的功能。因此，在信息化和數(shù)字化的過程中，為了使工作順利進(jìn)行，必須改變檔案的呈現(xiàn)方式，讓管理人員盡快適應(yīng)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須讓檔案管理員走出了管理層的視野，克服部門間的局限性，此外，在各級管理優(yōu)化過程中，考慮了檔案信息資源的不同要素，有利于優(yōu)化提高可信度、完整性，檔案信息資源的有效性和有序性，最終導(dǎo)致檔案信息的整合和用戶需求的滿足。

4 結(jié)束語

總而言之，人才交流中心的檔案管理是一項社會服務(wù)工作，肩負(fù)著為人才保存?zhèn)€人檔案的重要任務(wù)，但隨著現(xiàn)代大學(xué)畢業(yè)生不斷增加，人才交流中心檔案管理日趨復(fù)雜，并需要通過建立管理信息平臺，利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量有效利用檔案資源。電子檔案是在大數(shù)據(jù)時代背景下發(fā)展出的新型檔案管理模式，用全面、科學(xué)的發(fā)展幫助人才交流中心檔案管理海量資料，極大程度的提升了工作效率。從全局出發(fā)，使日后的檔案快速查閱、替換、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。電子文檔推動檔案工作人員的管理與時偕行，提高工作效率、確保工作質(zhì)量。與此同時，信息化時代創(chuàng)造了更多的機遇，信息化時代的檔案建設(shè)是為了抓住機遇，適應(yīng)時代發(fā)展，加快信息化建設(shè)，整合檔案資源和創(chuàng)新服務(wù)，在信息化時代下利用電子檔案進(jìn)行檔案管理必然會帶來更大的發(fā)展空間。