優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)分析

李芝瓊

（黃龍風(fēng)景名勝區(qū)管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623300）

所謂的會(huì)計(jì)檔案就是對(duì)于企事業(yè)單位的檔案進(jìn)行收集、整理以及保管等多個(gè)重要環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在很多細(xì)節(jié)工作，主要包含了檔案的監(jiān)督、檔案的信息溝通以及檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和檔案的控制、檔案控制環(huán)境。當(dāng)前，企事業(yè)單位依舊存在很多檔案管理問(wèn)題，基于此，文章對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行一番探討，通過(guò)探討會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策以及重要環(huán)節(jié)的控制，從而確保該項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。

1 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中存在的滯后性，嚴(yán)重忽視了會(huì)計(jì)檔案管理

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)而言，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，在當(dāng)前的企事業(yè)單位中，工作人員壓根就不重視這項(xiàng)工作的展開(kāi)，導(dǎo)致在新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案的管理方式和傳統(tǒng)管理方式相差甚大，比如信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用等等。由于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估人員沒(méi)有及時(shí)更新自己的知識(shí)以及先進(jìn)技術(shù)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息化管理的認(rèn)知也存在誤區(qū)，促使會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作始終停留在原地，最終影響了檔案管理工作的效率，同時(shí)還影響了整體的工作質(zhì)量。盡管有部分單位具備了和時(shí)代共同進(jìn)步的意識(shí)，加上及時(shí)更新了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方式，但其中還是存在很多不足之處。例如：當(dāng)使用不同的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件去推動(dòng)會(huì)計(jì)管理這項(xiàng)工作時(shí)，很容易發(fā)生數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差的可能性，這樣一來(lái)就無(wú)法保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，最終造成企事業(yè)單位的管理和決策出現(xiàn)偏差。另外，一部分檔案管理人員輕視了會(huì)計(jì)檔案管理這個(gè)工作，由于重視度不夠的問(wèn)題，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存以及管理時(shí)出現(xiàn)不認(rèn)真的情況。具體到檔案管理人員不夠重視會(huì)計(jì)報(bào)告以及會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)方面的工作，對(duì)于電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，也出現(xiàn)了忽視的現(xiàn)象，有的甚至將一些電子版的資料用完之后直接丟棄或者刪除。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理中缺少了控制環(huán)境，促使會(huì)計(jì)檔案的信息存在溝通不足的問(wèn)題

當(dāng)前，一部分企事單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在控制環(huán)境不太樂(lè)觀的情況，主要是因?yàn)樗枷肷喜粔蛑匾?，加上不完善的制度以及崗位分工不明確等問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)很多不良現(xiàn)象。講的具體一點(diǎn)就是，在日常的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，存在一些不規(guī)范的操作行為，有一部分財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行憑證記錄時(shí)一味地追求工作量，但是忽略了工作的質(zhì)量，在這種業(yè)務(wù)量大的工作環(huán)境下，導(dǎo)致他們的工作水準(zhǔn)出現(xiàn)了偏差。不僅如此，當(dāng)前社會(huì)的信息化水平正在慢慢提升，會(huì)計(jì)檔案的信息化管理水平也應(yīng)該隨之提升，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的需求。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中存在信息上溝通不足的問(wèn)題，主要原因在于會(huì)計(jì)檔案的信息化程度過(guò)低，加上信息傳遞的不夠及時(shí)，倒是一些信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。從時(shí)間上的維度進(jìn)行分析，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理主要是通過(guò)人工操作的方式來(lái)完成這些這項(xiàng)工作，對(duì)于人力資源具有一定的要求，目前的會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)始采用一些處理軟件對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)和現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行比較，當(dāng)前的管理方式更加便捷并且更加高效。

3 優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的主要實(shí)施的措施

2.1 改善控制環(huán)境，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)

首先需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部的控制與管理，這樣做的目的是減少整個(gè)管理過(guò)程不必要資源的浪費(fèi)，也就是對(duì)人員方面進(jìn)行合理的管控，只有提高了管理人員自身的工作素質(zhì)，才能保證這樣工作的順利開(kāi)展，因此，企事業(yè)單位需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的教育培訓(xùn)。也就是完善檔案管理的用人制度以及明確崗位工作人員的管理職責(zé)，主要是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作中存在很多方面的環(huán)節(jié)和流程，只有梳理清楚管理人員的崗位職責(zé)，才能避免在后續(xù)的工作展開(kāi)中出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法追責(zé)的情況。在完善用人制度的基礎(chǔ)上，需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)，這樣才能保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在對(duì)單位進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)時(shí)，整體的培訓(xùn)內(nèi)容需要包含如何粘貼憑證以及制定和裝訂等不同環(huán)節(jié)，同時(shí)還要確保實(shí)際的規(guī)范操作，對(duì)管理人員的操作流程進(jìn)行專(zhuān)業(yè)并且嚴(yán)格的管理。除了培養(yǎng)人才以及完善用人制度之外，還要建立完善的考核制度，就那人員的考核來(lái)說(shuō)，對(duì)各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)管理人員進(jìn)行考核和監(jiān)管，這樣才能提高工作質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的及時(shí)性，并提升會(huì)計(jì)檔案管理的有效性

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在會(huì)計(jì)的檔案管理中起到了關(guān)鍵性的作用，因此，對(duì)整個(gè)工作的開(kāi)展帶來(lái)了嚴(yán)重性的影響，因此，管理人員一定要重視日常的管理工作，這樣才能在第一時(shí)間內(nèi)解決各式各樣的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還能檢查出一些工作期間出現(xiàn)的漏洞。首先，各企業(yè)之間需要學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的管理方式，同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員提出要求，通過(guò)加強(qiáng)他們自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，將信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案管理工作的切入點(diǎn)，通過(guò)學(xué)習(xí)各種技術(shù)融合的檔案管理方式，這樣才能充分提升會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)檔案管理技能。另外，提高檔案管理人員的管理知識(shí)，同時(shí)還要拓展他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在這個(gè)過(guò)程中需要不斷學(xué)習(xí)一些有效的管理方式，通過(guò)一些案例的結(jié)合，促使自己企業(yè)的會(huì)計(jì)管理工作效率不斷提升。最后需要完善會(huì)計(jì)檔案的信息化管理系統(tǒng)，以免出現(xiàn)一些不必要的風(fēng)險(xiǎn)。在面對(duì)檔案管理過(guò)程中遇到軟件使用的問(wèn)題時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要 認(rèn)知到各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在處理的過(guò)程中會(huì)存在差異性，只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題并了解這個(gè)數(shù)據(jù)存在不兼容的現(xiàn)象后，才能找到合適的處理方式去滿(mǎn)足會(huì)計(jì)檔案管理需求，一方面可以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件適合自身會(huì)計(jì)檔案管理的需求，另一方面還能保證會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確處理，同時(shí)還能提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案人員缺乏專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)后，這些企業(yè)就會(huì)被政府部門(mén)進(jìn)行不定期的抽查，如果在審查的過(guò)程中一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，該企業(yè)就要面臨整改，嚴(yán)重時(shí)需要停止運(yùn)營(yíng)，直到通過(guò)審查才能繼續(xù)開(kāi)放。出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因在于管理人員沒(méi)有及時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，所以在審查的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)因素，最終導(dǎo)致企業(yè)遭受各種經(jīng)濟(jì)損失。

2.3 完善會(huì)計(jì)檔案的檢查機(jī)制，加強(qiáng)信息上的溝通

無(wú)論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位都應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行檢查，這樣才能保證檢查的次數(shù)滿(mǎn)足實(shí)際工作的需求。另外，企事業(yè)單位需要明確會(huì)計(jì)檔案管理總做的合法權(quán)益以及合理性，這樣做是為了保證這項(xiàng)工作可以順利完成信息上的溝通。例如:對(duì)經(jīng)辦人員和審核人員進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督，然后對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和歸檔這兩項(xiàng)工作，企事業(yè)單位需要制定好相應(yīng)的控制措施，以免出現(xiàn)出納人員做裝訂類(lèi)的工作，審計(jì)人員參與會(huì)計(jì)檔案的整理工作等等。另外，在定期檢查會(huì)計(jì)檔案的機(jī)制時(shí)，需要明確檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證檔案歸檔工作的細(xì)致性以及清晰性，同時(shí)還能為后面的核查工作做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。就拿會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通來(lái)說(shuō)，需要構(gòu)建一個(gè)信息化的管理平臺(tái)，要求企業(yè)和事業(yè)單位從實(shí)際的情況出發(fā)，然后學(xué)會(huì)利用現(xiàn)有的條件去構(gòu)建較高信息化的檔案管理平臺(tái)。首先，需要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算技術(shù)，也就是要求日常會(huì)計(jì)工作使用電算化的技術(shù)，這樣才能保證會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作流程的信息化，同時(shí)還能促使會(huì)計(jì)信息在日常工作中完成歸納和整理這兩項(xiàng)工作內(nèi)容，為數(shù)據(jù)的分析提供支持。另外還要注意數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性，也就是會(huì)計(jì)檔案中的材料完成加密以及傳輸，從而保障會(huì)計(jì)信息的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)和事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及綜合素養(yǎng)，這樣才能保證這項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，同時(shí)還能保證單位決策的科學(xué)性和有效性。但是當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理工作依舊存在很多風(fēng)險(xiǎn)，為了解決這些問(wèn)題，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的管理，同時(shí)還要完善內(nèi)部控制措施，這樣才能提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的及時(shí)性，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案制度進(jìn)行定期的核查，完善會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通等等，以此提升該工作的管理效率。