鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的必要性研究

王大為

（黑龍江省哈爾濱市通河縣烏鴉泡鎮(zhèn)人民政府，黑龍江 哈爾濱 150900）

近些年來，我國社會以及經(jīng)濟發(fā)展不斷進步，不斷發(fā)展的現(xiàn)代化計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，也使得人們的生活和工作有了較大程度的改變，尤其是各單位近年來不斷進行改革，機構(gòu)不斷精簡，無論是人事管理還是行政體制，都隨著時代的變化而產(chǎn)生了深刻的變革，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位的檔案管理工作集結(jié)了信息和資料的收集、整理、歸檔、保存、搜索以及實用等種種的工作。在當(dāng)前的現(xiàn)代化檔案管理工作中卻存在著一定的問題，紙質(zhì)檔案管理工作的進行也影響了行政事業(yè)單位的工作效率，必須針對存在的問題提出及時有效的改革措施。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的介紹

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府機關(guān)以及其他行政事業(yè)單位在工作過程中，形成的對國家發(fā)展、社會進步具有可利用以及保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。而當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位以及其他機構(gòu)，由于檔案專業(yè)人員較少、經(jīng)費有限，因此在進行檔案管理時，極少存在專人負責(zé)，在面對大量且繁瑣的檔案管理工作時容易出現(xiàn)差錯。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于解決基層矛盾具有極其重要的關(guān)系，因此在當(dāng)前時代浪潮的沖擊之下，必須要完成檔案管理，從紙質(zhì)到電子化的發(fā)展，在兩者之間取長補短、揚長避短，共同做好新時代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。

2 電子檔案管理介紹

電子檔案是指在新時代多媒體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展之下，通過電腦設(shè)備以及利用電腦設(shè)備生成的電子文件，包括光盤，硬盤等各項儲存形式，依賴電腦和網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生。針對當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他事業(yè)單位的工作，國家建立了科學(xué)的電子管理系統(tǒng)，包括黨群工作、行政機關(guān)、企業(yè)經(jīng)營民俗、科學(xué)、基本建設(shè)、干部職工等各種各樣的檔案，通過電子檔案管理，能夠?qū)Ω黜棓?shù)據(jù)進行精準(zhǔn)的收集和分析，通過訪問權(quán)限密碼等設(shè)立，不斷提高檔案管理的私密性和科學(xué)性。

3 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點

3.1 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案管理，顧名思義是指在國家機關(guān)、社會組織及個人在社會活動中，以紙張作為載體保存下來的數(shù)據(jù)檔案，紙質(zhì)檔案管理在我國長久以來的工作以及發(fā)展過程中帶來了深刻的影響，自發(fā)明紙張以及文字開始，從古至今的文獻典籍以及學(xué)術(shù)成就，都是通過紙質(zhì)保存下來。即便是在當(dāng)前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以及其他機關(guān)事業(yè)工作過程中，紙質(zhì)檔案仍舊具有一定的存在意義，對于一些圖表類、圖紙類的文件依然可以選擇紙質(zhì)檔案管理方式進行更好的保存。紙質(zhì)檔案自身最大的優(yōu)勢就是具有極強的可靠性以及真實性，信息在紙張上難以進行隨意的改動，因此具有較強的“原件性”，法律效果較好。

3.2 紙質(zhì)檔案管理的缺點

紙質(zhì)檔案管理以文字和紙張作為存儲媒介，最大的缺點便在于紙質(zhì)制具有較強的易破壞性，因此紙質(zhì)檔案不僅浪費空間，同時也需要大量的時間以及精力進行保護管理過多的紙質(zhì)檔案，在查詢以及攜帶方面存在著較大的麻煩，難以達到電子檔案的便利性以及科學(xué)性。

4 電子化檔案管理工作的優(yōu)勢

4.1 提高辦公自動化水平，減少資源浪費

近些年來，我國社會不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作，以及人們的日常生活，都有了較大程度的改善，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位作為我國社會穩(wěn)定發(fā)展以及現(xiàn)代化事業(yè)形式中不可缺少的一部分，也應(yīng)該積極面對時代的浪潮，不斷轉(zhuǎn)變管理模式以及管理理念。在現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作過程中，檔案管理工作要逐漸擺脫紙質(zhì)文件的束縛，開始以數(shù)據(jù)化的形式存儲在計算機中，方便工作人員的查找和使用，節(jié)省了大量的時間以及人力成本，也不斷提高著檔案管理工作的效率。

4.2 保證檔案的充分性和科學(xué)性

當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作，是將工作過程中產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)通過現(xiàn)代信息技術(shù)進行相關(guān)的處理和整理，可以將信息及時進行歸納與存儲于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位檔案專用計算機設(shè)備中，對于日常工作中存儲的檔案資料應(yīng)用非常普遍，許多部門都要隨時隨地通過查詢應(yīng)用的方式，借助檔案資料指導(dǎo)下一步的工作。數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)各個部門的檔案使用需求，為管理者提供一定的參考依據(jù)。同時現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作可以實現(xiàn)信息資源的最大程度共享，以便于工作人員能夠在不同時間不同地點，隨時隨地查閱和使用自己需要的信息。

4.3 提高檔案管理水平，提高檔案管理人員的素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理工作可以有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位的工作效率以及檔案管理水平。想要實現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作必須要借助不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)水平以及計算機專業(yè)設(shè)備，因此檔案管理人員必須要不斷提升工作能力，不僅要掌握相關(guān)的理論知識，還要不斷學(xué)習(xí)計算機操作能力，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位要加強管理人員的在職培訓(xùn)，進行定期考核，這樣才能夠穩(wěn)步推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的數(shù)字化工程建設(shè)，建立一批高素質(zhì)的現(xiàn)代化專業(yè)人才管理隊伍。

5 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的對策

5.1 認識電子文件以及傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別

電子文件與紙質(zhì)文件來說完全不同，它具有新時代的特性，電子文件是指通過計算機以及現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行資料的收集整理以及保存在文件的處理過程中，并沒有與實物進行接觸，也不用接觸電腦之外的其他工具進行計算和整理，電子文件與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相輔相成，如果離開了計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件的管理也將不復(fù)存在，因此，檔案管理工作人員 必須要清楚明白地理解電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別。

5.2 保證電子文檔的真實性以及完整性

真實性和完整性是當(dāng)前現(xiàn)代辦公理念下檔案管理工作的基本屬性，首先要保證電子文件的管理效果，確保電子檔案的完整以及電子信息的真實性，否則現(xiàn)在檔案管理工作也就失去了本身的意義和價值。當(dāng)前電子文件缺乏真實性和完整性的主要原因是因為對資料的收集及整理程序的規(guī)范沒有選用科學(xué)的方法。因此必須建立起現(xiàn)代化的科學(xué)管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)工作程序，保證電子信息的真實性，保證處理過程的規(guī)范性，這樣才能夠不斷保證電子信息的科學(xué)性和現(xiàn)代性，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化電子檔案管理工作的意義。

5.3 提高檔案管理工作者的素質(zhì)

檔案管理工作者的科學(xué)文化素質(zhì)是影響現(xiàn)代檔案管理工作的重要因素之一，檔案管理工作人員除了要具備一定的政治素質(zhì)，還要具備信息的收集處理，整理以及保存能力，掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)，學(xué)習(xí)計算機知識，具備熟練的專業(yè)實踐能力以及理論基礎(chǔ)，要不斷進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，符合當(dāng)前的時代發(fā)展要求。

6 結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)代辦公技術(shù)對于檔案管理工作既有一定的有利作用，也對檔案管理工作提出了一定的要求和挑戰(zhàn)，因此新時代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位檔案管理工作必須不斷適應(yīng)時代的發(fā)展要求，不斷提升自我，實現(xiàn)檔案管理工作電子化管理以及長遠發(fā)展。