淺析高校院系檔案管理工作

鐘 瑩

（武漢大學(xué)，湖北 武漢 430072）

隨著當(dāng)前教育體制改革的不斷深化，互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，高校院系檔案管理工作也迎來了極大的挑戰(zhàn)。面對這種大環(huán)境，我國高校院系檔案管理工作應(yīng)該如何認(rèn)清形勢發(fā)展，從容地應(yīng)對挑戰(zhàn)并把握機(jī)遇，是眾多院系檔案管理者所面臨的重要任務(wù)。因此，研究高校院系檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

1 高校院系檔案管理工作概述

1.1 高校院系檔案管理工作概念

對于高校院系檔案，主要是指高校院系在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，對學(xué)生、學(xué)校以及社會具有重要保存價值的檔案。高校院系開展檔案管理活動就是指對各種檔案資料以及檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一、有序的管理，方便高校能夠切實掌握院系有關(guān)檔案材料，將辦事效率有效提高。通過總結(jié)相關(guān)文獻(xiàn)可以得知，高校院系檔案管理工作主要包括四個部分，這四個部分分別是檔案整理與統(tǒng)計、檔案的收集、檔案的鑒定以及檔案的提取利用。不管是對于個人還是對于單位而言，檔案管理工作都有著十分重要的作用。因此，在新形勢下，必須要加強(qiáng)高校院系的檔案管理工作。

1.2 高校院系檔案管理的特點

高校院系檔案是院系開展各種工作的原始記錄，能夠為院系處理各種問題提供重要憑證，屬于院系一項十分重要的信息資源。隨著當(dāng)前信息時代的發(fā)展，高校院系檔案也呈現(xiàn)出其獨有的特點，具體包括以下幾點：

首先，高校院系檔案的來源變得更為廣泛。目前高校院系檔案資料不僅僅是教育教學(xué)工作，還涵蓋有學(xué)生管理、科研、行政管理、人事人才等各個方面的資料，涉及的范圍十分廣泛。在這樣的情況之下，就容易增加檔案管理的工作難度。再加上檔案每年都會出現(xiàn)累積情況，也會使得檔案數(shù)量以及內(nèi)容逐漸增加。

其次，高校院系檔案更具有互動性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得高校院系對外開展的各項工作之間的聯(lián)系更為密切，不同平臺之間的交流越加頻繁。這種多渠道交流方式不僅僅加強(qiáng)了師生之間的交流，也很好地促進(jìn)了高校院系檔案管理的互動性，可以實現(xiàn)實時資源共享。

2 高校院系檔案管理存在的問題

隨著高校發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整和教學(xué)改革的推進(jìn)，高校檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多元化的特征。學(xué)校將院系檔案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有針對性地開展檔案管理工作，確保檔案管理工作的完整有序。但是，我國高校院系檔案管理工作起步較晚，認(rèn)識的不足及管理經(jīng)驗的缺乏在一定程度上制約著院系檔案管理工作的開展，具體來說，主要存在以下四個方面的問題。

2.1 檔案管理制度不健全

檔案管理制度是對文件歸檔、規(guī)范化整理、檔案管理、檔案利用等工作的規(guī)范性文件制度，主要包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度、管理體系及職責(zé)等。科學(xué)、完善的檔案管理制度是院系檔案工作正常有效開展的保證，是提高院系檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的重要手段。據(jù)了解和筆者走訪，目前我國高校院系檔案管理工作普遍缺少統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度及實施細(xì)則，導(dǎo)致材料歸檔不規(guī)范。常見問題包括但不限于：歸檔材料不系統(tǒng)，如材料分類不標(biāo)準(zhǔn)，檔號缺乏擴(kuò)展性；歸檔材料不完整，如有些材料只有正本缺少定稿，有些材料只有證件缺少附件，有些材料只有結(jié)果性文件而缺少依據(jù)性文件；歸檔材料不準(zhǔn)確，如歸檔材料非最終版本，材料簽字蓋章手續(xù)不完備等。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提高

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。但實際工作中，很多院系并沒有配備專職的檔案工作人員，高校院系檔案工作人員通常由教學(xué)或行政秘書兼任，而教學(xué)或行政秘書工作繁忙，只能擠時間應(yīng)付檔案管理工作，并且普遍存在不懂檔案知識、不熟悉檔案業(yè)務(wù)的問題。此外，由于院系間人事變動，院系檔案人員更換頻繁，還會導(dǎo)致崗位變換時缺乏規(guī)范的檔案交接手續(xù)，造成檔案資源流失嚴(yán)重。院系檔案管理人員的不穩(wěn)定性、不專業(yè)性往往導(dǎo)致院系檔案管理工作無法有序開展。

2.3 院系檔案管理條件不達(dá)標(biāo)

良好的檔案管理條件是保證高校院系檔案管理質(zhì)量的主要因素之一。據(jù)了解，目前很多高校院系并未設(shè)立專門的檔案室，檔案材料要么存放在辦公室，要么存放在其他科室，甚至堆放在會議室角落，安全和保密性難以保證，更遑論防光、防潮、防漬等檔案管理規(guī)定。由于檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的普遍性缺乏，檔案工作現(xiàn)代化水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化社會對檔案工作技術(shù)裝備的要求。其次，檔案管理的自動化程度不高，大部分還停留在手工管理階段，管理狀況好的單位會建立電子目錄，管理狀況不好的院系則材料堆放雜亂無章、缺乏電子目錄、無法實現(xiàn)計算機(jī)檢索，導(dǎo)致檔案利用不充分、不便捷。

2.4 院系檔案管理信息化水平低

現(xiàn)在很多高校院系檔案依舊采取的是紙質(zhì)和手工保管方式，這種保管方式不僅效率低下，而且編目科學(xué)性不足，檔案檢索極難進(jìn)行，大大降低了檔案的利用效率。另外，很多高校尚未建立配套的電子檔案保管系統(tǒng)，缺乏檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)連接功能，不能實現(xiàn)檔案資料的實時共享。

綜上，想要實現(xiàn)院系檔案管理的信息化，必要的規(guī)章、人員及軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施必不可少。當(dāng)前落后的檔案管理現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)程，也影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3 加強(qiáng)高校院系檔案管理工作的對策

針對當(dāng)前我國高校院系檔案管理工作的現(xiàn)狀及不足，要實現(xiàn)院系檔案管理工作的常態(tài)化、規(guī)范化和科學(xué)化，必須要采取相應(yīng)的對策，以改進(jìn)和完善院系檔案管理工作。具體來說，應(yīng)從以下四個層面來著手改進(jìn)。

3.1 建立健全院系檔案管理制度

高校院系檔案管理存在的一系列問題，歸根結(jié)底是由于缺乏完善有效的管理制度。因此，亟需完善規(guī)范院系管理制度，以確保相關(guān)部門工作的有序進(jìn)行，并形成完整有序的管理體系。這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的重要保障。對此，各高校院系可依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等國家檔案局官方細(xì)則并結(jié)合院系檔案工作實際，在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下，完成《學(xué)院檔案建設(shè)與管理辦法》、《學(xué)院檔案建設(shè)與管理責(zé)任清單》及《學(xué)院兼職檔案員工作職責(zé)》等相關(guān)管理文件的擬定。上述管理制度可以明確院系檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系與職責(zé)、責(zé)任落實與追究、歸檔范圍與整理方法、檔案利用、條件保障等，并明確和規(guī)范各科室檔案工作責(zé)任人及兼職檔案員的具體工作職責(zé)。

3.2 加強(qiáng)院系檔案管理信息化建設(shè)

使用先進(jìn)的檔案管理辦法，能夠大規(guī)模節(jié)在檔案資源的使用上節(jié)省人力，大幅提升工作效率?，F(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)的使用已經(jīng)相當(dāng)發(fā)達(dá)，信息技術(shù)在人們的生活中的利用率也越來越高。高校院系檔案管理信息化，無疑能為檔案管理工作開辟新的管理模式。院系檔案信息化管理可保證檔案長保存期限，延長檔案的保存期限；且方便調(diào)取，節(jié)省檔案翻找時間，從而降低檔案工作難度。在此基礎(chǔ)上，高校院系辦公室管理人員需要配置完善的設(shè)備，如圖文掃描儀、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等硬件設(shè)施；局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等軟件設(shè)施，并做好檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化存儲，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)水平

對檔案工作的投入切實體現(xiàn)了一個單位對檔案工作的重視程度。隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，新任務(wù)、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領(lǐng)導(dǎo)要重視院系檔案室的建設(shè)，加大投入，確保院系檔案室的正常運轉(zhuǎn)，使院系檔案的作用與價值得以充分發(fā)揮。檔案管理人員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平直接影響院系檔案管理工作的開展。高校應(yīng)積極組織各院系檔案管理責(zé)任人及兼職檔案員，開展多種形式的檔案管理培訓(xùn)。1）普及檔案知識，提升檔案管理意識。想要更好地提高高校院系檔案管理工作水平，首先要普及檔案知識，提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識。對此，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，安排檔案管理人員定期參加省市級學(xué)校檔案工作培訓(xùn)，加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)資料的學(xué)習(xí)，為檔案工作人員普及檔案知識，提升檔案管理意識，為推進(jìn)高校院系檔案管理工作的信息化、規(guī)范化打下堅實的基礎(chǔ)。2）開展專場檔案管理工作培訓(xùn)，從檔案的歷史變遷、新時期痕跡管理到如何開展院系檔案工作，提升理論水平。其次，組織檔案管理責(zé)任人和兼職檔案員到檔案館進(jìn)行現(xiàn)場觀摩教學(xué)，深入各類檔案庫房及檔案整理室，手把手教授各門類檔案的具體整理方法，提升實際操作能力。與此同時，高校院系還要加強(qiáng)對院系檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，為促進(jìn)檔案管理工作提供充足的資金投入，加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校院系檔案管理工作的順利進(jìn)行提供基礎(chǔ)保障。

3.4 加強(qiáng)高校院系檔案管理工作信息數(shù)字化建設(shè)

伴隨著時代的快速發(fā)展，信息數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐漸深入到各個行業(yè)當(dāng)中。面對在這樣的社會形式，作為高校院系檔案管理工作也需要順應(yīng)時代的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作的信息數(shù)字化建設(shè)。要想保證院系檔案管理工作的信息化，必要的實施設(shè)備建設(shè)必不可少，相關(guān)的硬件設(shè)施設(shè)備一定要跟上網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐。院系在進(jìn)行設(shè)施設(shè)備選擇的時候，一定要充分地將檔案管理工作與目前的網(wǎng)絡(luò)發(fā)現(xiàn)相結(jié)合，同時要保證檔案工作人員的辦公條件。只有將這三個方面的因素考慮到位，并將其有力地結(jié)合起來，才能為檔案管理工作提供物質(zhì)保障，奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，在新形勢背景之下，高校院系檔案管理工作重要性不容小覷。加強(qiáng)高校院系檔案管理工作，健全院系檔案管理方針制度，加強(qiáng)院系檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，完善和創(chuàng)新現(xiàn)有院系檔案管理方式和方法，才能改變以往院系檔案管理工作局面，使高校院系檔案管理工作和高校發(fā)展目標(biāo)相一致。