行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

李麗紅

（陽泉市郊區(qū)勞動保障監(jiān)察綜合行政執(zhí)法隊，山西 陽泉 045000）

一般情況下，行政事業(yè)單位的檔案管理主要劃分為對檔案材料的收集和分類整理以及歸入檔案和鑒定信息等一系列操作。檔案管理也是行政事業(yè)單位中最為基礎(chǔ)的一項工作內(nèi)容，跟隨著現(xiàn)在信息化的發(fā)展，信息所存在的內(nèi)容也愈發(fā)重要，檔案管理的重要性也被人們逐漸意識到。與此同時，由于信息技術(shù)化的廣泛應(yīng)用，順勢也帶動了傳統(tǒng)的檔案管理方式的改變，當(dāng)前形勢下，我們國家中的大部分行政事業(yè)單位對于檔案管理這項工作依舊存在著許多沒有解決的問題，需要行政事業(yè)單位相關(guān)工作人員進一步將其進行規(guī)范化處理以及整改。

1 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度太低

就當(dāng)前情況來看，雖然我們國家已經(jīng)將大部分的行政事業(yè)單位中檔案管理列入年度工作計劃當(dāng)中，但是在實際的實施過程當(dāng)中，仍有某些部分人員由于沒有認(rèn)識到檔案管理對于行政事業(yè)單位的整體重要性。所以，在進行檔案管理工作時沒有對其給予應(yīng)有的重視程度，由此便導(dǎo)致了許許多多的行政事業(yè)單位中的檔案管理工作出現(xiàn)行為不規(guī)范、綜合管理水平低下、以及檔案的重復(fù)利用率偏低的現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 檔案管理工作人員水平不足

現(xiàn)在社會中，信息化技術(shù)的建設(shè)對于檔案管理工作者所提出了標(biāo)準(zhǔn)更為嚴(yán)格的規(guī)范要求。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在仍存在許多行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員錯誤的將檔案管理理解為一種簡單的整理與保存。所以在現(xiàn)實生活中有很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員是沒有接受過任何形式以及專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)教育的，因此導(dǎo)致了很大一部分行政事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)沒有辦法滿足現(xiàn)在信息化檔案管理的需要，所以在實際工作中很大部分檔案存在著分類雜亂無章，擺放凌亂等現(xiàn)象。

1.3 行政事業(yè)單位檔案管理的方式較為滯后

行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理所形成的方式對于整個檔案管理工作的質(zhì)量是否提高有著重要的影響作用，隨著信息化時代的不斷進步以及科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，目前已經(jīng)有絕大部分的行政事業(yè)單位開始利用各種各樣的信息化技術(shù)從而來達(dá)到日常辦公自動化的方法。從檔案管理的角度來說，很多行政事業(yè)單位還在使用著最為傳統(tǒng)的檔案管理方式，那就是檔案紙質(zhì)化管理，這些行政事業(yè)單位并沒有使用先進便捷的信息化技術(shù)。對這種檔案管理方式進行分析我們可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易受到環(huán)境的影響而發(fā)生形態(tài)上的改變，如果所進行儲存的環(huán)境濕度過高，那么紙質(zhì)的檔案將容易被浸濕，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失，如果進行長時間儲存出現(xiàn)破損泛黃的現(xiàn)象是無可避免地。所以，這種傳統(tǒng)的檔案管理儲存方式對于信息管理的效率相對來說比較低下，因此，已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)當(dāng)前社會對于大量信息的使用需求，現(xiàn)代社會中行政事業(yè)管理單位對于檔案管理工作所需要用到的信息量是非常巨大的，所以，這就要求其一定具備方便快捷以及安全有效的基本特征。

1.4 缺乏專注研究管理的高素質(zhì)人才

在我們國家當(dāng)前的社會科學(xué)水平不斷進行推動的同時，檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深入涉及了各個不同的行業(yè)當(dāng)中。由此我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)與以往大不相同，這項工作已經(jīng)不僅僅是簡單基礎(chǔ)性對于檔案文件進行保存整理的操作了。因此，對于檔案管理工作人與在綜合素質(zhì)以及管理能力上提出了更為嚴(yán)格的要求，對于任職檔案管理這項工作所相關(guān)的所有工作人員都必須具備最基礎(chǔ)的檔案管理水平以及自身綜合素養(yǎng)。就目前情況來看，大部分事業(yè)單位的工作人員都比較缺乏專業(yè)的水平與對工作當(dāng)中保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的基本態(tài)度，普遍覺得這項工作并沒有存在太大的技術(shù)含量，所以將這份工作分配給了很多退休人員以及兼職生對其進行管理，所以平時對他們的要求相對來說也比較低，只要按時完成檔案管理的任務(wù)量就可以，對檔案管理的整體工作質(zhì)量并沒有太多嚴(yán)格要求。所以，導(dǎo)致當(dāng)前情況下有很大一部分行政事業(yè)單位中檔案管理工作人員掌握專業(yè)知識的能力以及綜合水平完全沒有辦法達(dá)到信息化管理的整體標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重缺乏對于專業(yè)管理技能在認(rèn)知方面的關(guān)注與了解和工作的積極性，并且不能跟上信息時代的檔案管理專業(yè)水準(zhǔn)，從而導(dǎo)致檔案管理在實際進行工作時效率太低。還會產(chǎn)生某些地區(qū)行政事業(yè)單位的檔案管理部門經(jīng)常遇到工作人員跳槽離職或者是交接工作雜亂無章的情況發(fā)生，這就很大程度上阻礙了行政事業(yè)單位在檔案上的高效管理工作。

2 優(yōu)化改進行政事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)對策

2.1 提升檔案管理的意識并且制定完善檔案管理規(guī)章制度

當(dāng)前社會中，為了更好地實現(xiàn)對于所存在檔案的規(guī)范化與程序化管理。首先，檔案管理工作人員必須加強對于所任職工作的準(zhǔn)確認(rèn)識，行政事業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人有必要從根本上加強思想方面對于檔案管理工作的正確認(rèn)識，正確定位，依照規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)進行工作。與此同時，更應(yīng)該加大對于檔案管理工作上的監(jiān)督檢查力度，上級領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該每隔一段時間就指派出專門人員進行對檔案管理的巡視檢查工作，從而進一步對現(xiàn)有的管理規(guī)章制度進行更好的加強與完善。并且，在這個基礎(chǔ)之上依據(jù)行政事業(yè)單位的需求為其量身定制合理的檔案管理制度，指導(dǎo)行政事業(yè)單位在檔案管理工作上的操作，并且將此制度落實到實際的工作情況當(dāng)中，從而達(dá)到實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的主要目的。除此之外，還需要適當(dāng)?shù)墓膭顧n案管理工作人員加強對法律以及專業(yè)知識方面的自主學(xué)習(xí)，保證檔案管理日常的工作進度，從而進一步促進對于檔案管理規(guī)章制度的建立，并且加強對行政事業(yè)單位檔案管理的約束能力。

2.2 鞏固行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

就當(dāng)前的發(fā)展來看，絕大部分的行政事業(yè)單位已經(jīng)完成了自動化辦公，加快實現(xiàn)了每個部門之間的資源以及信息方面共享的建設(shè)，日常工作的效率得到了大幅度提升。與此同時，檔案管理工作也應(yīng)該推陳出新，學(xué)會使用各種各樣先進的信息化技術(shù)以及高效的管理方法，從而對檔案的管理變得更具科學(xué)化，加強檔案管理的效率。對此，可以從以下兩個方面開展具體的工作，第一，各個行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員們需要對檔案管理的信息化建設(shè)給予更高強度的重視，并且使用足夠的資金來加強檔案管理工作部門的硬件方面設(shè)備配置。例如質(zhì)量更好的電腦，各種各樣進行信息快速掃描的軟件設(shè)備或者方便外出使用的平板以及對大型圖片進行掃描的儀器等等。第二，在進行以上操作的同時還需要加強對于檔案管理工作人員在檔案管理信息化方面的教育培訓(xùn)，讓其可以在工作的時候能夠嫻熟的使用電腦設(shè)備以及掃描儀等電子設(shè)備，對于一部分紙質(zhì)版的檔案進行電子信息化的處理并且及時地對檔案進行整理保存工作，從而達(dá)到對于紙質(zhì)型檔案以及電子化的檔案可以同時存在的管理模式。這種模式的好處是一方面可以有效地避免紙質(zhì)檔案在整理保存的過程中所出現(xiàn)的一些破損、遺失以及損壞所帶來的不利影響，與此同時，也可以有效地達(dá)到對檔案管理信息資源的共建共享，進一步提升檔案管理工作的整體效率。

2.3 加強行政事業(yè)單位檔案管理人員的思想教育以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)

行政事業(yè)單位如果想要從根本上實現(xiàn)對于檔案管理的科學(xué)規(guī)范化管理，在一定境況下就必須采取相關(guān)的有效措施以及有力手段，對于檔案管理工作人員所具備的專業(yè)知識技能以及業(yè)務(wù)能力水平和工作中的負(fù)責(zé)任心態(tài)進行全方位的整體提升。首先第一點需要注意的就是，要從根本認(rèn)知上加大對于檔案管理工作人員的思想教育工作，經(jīng)過對其進行有效的思想教育，從而促使檔案管理工作人員對于檔案管理這項工作重新樹立起全新的認(rèn)識，在其腦海中形成根深蒂固的主導(dǎo)地位，監(jiān)督其在進行檔案管理工作時的態(tài)度，使其能夠認(rèn)真對待檔案管理這項工作。其次第二點就是，要定期對行政事業(yè)單位檔案管理工作人員開展關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識培訓(xùn)講座，與此同時，還可以聘請行業(yè)內(nèi)高技能高素質(zhì)的專業(yè)人士親臨現(xiàn)場授課。通過進行一系列專業(yè)知識與技能方面的培訓(xùn)，從而起到加強檔案管理工作人員在日常檔案管理工作中積極認(rèn)真且負(fù)責(zé)的目的。使其可以在實際工作的操作當(dāng)中形成一個相對完整的工作意識，可以準(zhǔn)確無誤的對檔案進行統(tǒng)一的分類與整理，并且對于檔案可以及時地進行信息更新以及管理等一系列的操作。

2.4 加強行政事業(yè)單位信息管理人員的工作能力

檔案管理人員的工作能力和水平是檔案管理工作可以有效開展的前提條件，檔案管理人員要對自己的工作能力有一個清晰的認(rèn)知，對自己的工作充分了解和定位，對于檔案管理可以精確把握到細(xì)節(jié)之處，并且可以應(yīng)對其他部門的調(diào)閱工作。要保證自身可以完全融入到檔案管理的工作當(dāng)中，上級領(lǐng)導(dǎo)與部門可以相應(yīng)的組織專業(yè)知識技能培訓(xùn)，確保行政事業(yè)單位的檔案管理人員基本檔案理論知識和綜合素養(yǎng)都可以符合要求，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作系統(tǒng)變得更加的合理以及科學(xué)化。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案這個東西歸根結(jié)底就是一種重要的信息資源，并且其內(nèi)容不僅真實性極高而且還比較客觀合理。行政事業(yè)單位的檔案管理是其在不斷的發(fā)展過程中所存留下來的重要歷史見證，通過對相關(guān)的檔案進行查找閱讀，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員可以根據(jù)檔案的參考內(nèi)容制定合理有效的規(guī)章制度，從而對單位的管理實施進一步的加強工作。與此同時，還可以針對檔案中的內(nèi)容進行客觀性的綜合分析從而為正確的領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)，就目前形勢來看，在我們國家大部分的行政事業(yè)單位檔案管理工作中還是存在著非常繁多沒有解決的問題，這些還沒有解決的問題會在一定程度上對我們國家的檔案管理工作起到嚴(yán)重的抑制約束作用，從而影響我們國家檔案管理工作的開展進程。由此可見，我們國家的行政事業(yè)單位在進行檔案管理工作時要從思想上建立起正確的管理意識，必須要學(xué)會使用先進的工作方式加強其管理工作，從而達(dá)到促進行政事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展的目的。