機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理要做到“四化”分析

霍春萍

（黑龍江省寶泉嶺農(nóng)場(chǎng)，黑龍江 鶴崗 154211）

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，文書(shū)檔案管理工作是非常重要的，對(duì)技術(shù)和服務(wù)有很高的要求，合理高效的檔案管理可以提高單位的整體管理水平，也為之后單位的決策提供參考，有助于事業(yè)單位更好的運(yùn)行和發(fā)展。因此對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，文書(shū)檔案有著不可替代的價(jià)值和作用，它記錄著單位的發(fā)展歷程，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展中的重要資源，其管理和工作日常與單位的規(guī)劃與發(fā)展有著密切聯(lián)系，在檔案的日常歸類(lèi)整理中要有一定的規(guī)范性，重視信息的收集和分類(lèi)，掌握科學(xué)的管理方式，避免造成誤差，給單位的決策和發(fā)展帶來(lái)不便。工作人員對(duì)文書(shū)檔案的儲(chǔ)存，要遵循儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和單位規(guī)定，對(duì)后續(xù)的相關(guān)文書(shū)檔案進(jìn)行有序整理和保管，提高文書(shū)檔案管理效率，同時(shí)能夠及時(shí)去除沒(méi)用的檔案信息，促進(jìn)文檔管理工作的高效管理和機(jī)關(guān)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的重要作用

1）對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位和國(guó)家的檔案工作有著重要影響。統(tǒng)一、有序的管理檔案，可以使檔案處在安全的環(huán)境中，保證檔案的完好，為事業(yè)單位和國(guó)家決策中的各個(gè)環(huán)節(jié)工作提供保障和便利。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在國(guó)家的發(fā)展中有著舉足輕重的地位，其檔案的保存和記錄也是國(guó)家事業(yè)的一份子，有著不可替代的影響和效益，文書(shū)檔案的科學(xué)管理為國(guó)家保存著重要的歷史經(jīng)歷和資源，對(duì)推動(dòng)國(guó)家事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。

2）可做法律依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案，多數(shù)記錄著會(huì)議、決策、相關(guān)通告、協(xié)議等眾多重要文件，客觀反映著事業(yè)單位的發(fā)展和管理狀態(tài)，并且文書(shū)檔案管理工作有著其合理、科學(xué)的性質(zhì)，是相關(guān)部門(mén)活動(dòng)的依據(jù)和保障，完好的原始檔案資料，可以為相關(guān)的一些案件提供憑據(jù)，具有法律效力。

3）信息查詢(xún)更加優(yōu)質(zhì)便捷。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和信息建設(shè)也在不斷發(fā)展和完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為國(guó)家發(fā)展的重要組成，也發(fā)揮著自身的作用和價(jià)值，其檔案資料包含了法人信息、資金來(lái)往、業(yè)務(wù)等多方面的信息資源，如果加以規(guī)范和完善，并進(jìn)行科學(xué)研究使用，可以為社會(huì)發(fā)展提供便捷有效的信息服務(wù)，使信息資源更加全面、便捷。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題

1）缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。根據(jù)目前一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的狀況來(lái)看，多存在對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)知不到位，缺乏重視的現(xiàn)象，單位領(lǐng)導(dǎo)的忽視使其他檔案管理工作者也比較隨意，使檔案管理出現(xiàn)疏漏和資料缺失等問(wèn)題，特別是小規(guī)模的地方單位，問(wèn)題更是比較嚴(yán)重。分析其原因，大概有：（1）在單位的收入和盈利方面，文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有直接性的收益，不能為單位帶來(lái)時(shí)效價(jià)值；（2）在單位的考核方面，上級(jí)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不做考察，使單位在文書(shū)檔案管理方面比較懈??；（3）就文書(shū)檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)來(lái)講，其過(guò)程比較長(zhǎng)久，在于長(zhǎng)時(shí)間的積累和儲(chǔ)存，是一個(gè)單位整體的發(fā)展歷程和資源財(cái)富，而單位的領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而言，只是一個(gè)階段內(nèi)的存在，對(duì)于沒(méi)有直接效益的文書(shū)檔案管理工作，都不愿去投入過(guò)多的時(shí)間和精力。所以，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的忽視現(xiàn)象還是比較嚴(yán)重的。

2）文書(shū)檔案工作者缺乏專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理方面，還存在著專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，檔案管理者沒(méi)有積極的服務(wù)意識(shí)的問(wèn)題。在一些單位，文書(shū)檔案管理多為兼職工作者，他們對(duì)于相關(guān)的檔案知識(shí)缺乏了解，同時(shí)也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，其工作經(jīng)驗(yàn)多數(shù)是從事過(guò)人事或財(cái)務(wù)等檔案管理經(jīng)歷，而缺少對(duì)文書(shū)檔案的專(zhuān)業(yè)認(rèn)知，認(rèn)為只要保管好檔案就可以了。另外，就是檔案管理者缺乏服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有正確的工作態(tài)度和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不會(huì)積極地去處理和解決問(wèn)題，對(duì)一些保密紀(jì)要不能夠嚴(yán)格遵守，使文書(shū)檔案管理工作受到更多的阻礙。

3）文書(shū)檔案管理工作缺乏規(guī)范性?？赡芤?yàn)橹八治龅膶?duì)文書(shū)檔案管理缺乏重視和專(zhuān)業(yè)能力，從而使單位文書(shū)檔案工作缺乏規(guī)范的管理，沒(méi)有科學(xué)有效的方式方法，達(dá)不到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和目的。根據(jù)一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)文書(shū)檔案的管理沒(méi)有確切的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的制度要求也沒(méi)有那么的嚴(yán)格，起不到威懾作用，工作人員只是負(fù)責(zé)文件的收集、整理等事宜，不能夠?qū)ζ滂b定和分類(lèi)，并進(jìn)行有效的編錄和標(biāo)引，大大降低了文書(shū)檔案的利用效率。還有就是在一些單位，文書(shū)檔案沒(méi)有固定的管理者和負(fù)責(zé)人，人員的不停變更，使檔案出現(xiàn)缺失的情況，不能夠確保文書(shū)檔案的完好保存。

4）缺乏相關(guān)管理?xiàng)l件和設(shè)施建設(shè)。在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位，檔案室的建設(shè)達(dá)不到檔案儲(chǔ)存的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，存在著眾多安全隱患，使文件出現(xiàn)損壞，或者干脆沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，文書(shū)檔案的管理室與其他科室共用，給檔案的查閱和使用帶來(lái)不便，甚至有些小一點(diǎn)的單位只在辦公室設(shè)置檔案柜，更沒(méi)有相關(guān)的保護(hù)措施，檔案的安全和機(jī)密性得不到保障，這些都不利于文書(shū)檔案的管理和保存。

5）對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用不足，缺乏數(shù)字化管理。現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，也加強(qiáng)了信息的傳播和共享，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以很大程度上增強(qiáng)檔案的管理和利用效率，并且可以節(jié)約人力，使操作更加快捷有效。但在現(xiàn)實(shí)中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用還比較欠缺，不能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代技術(shù)很好地結(jié)合在一起，對(duì)信息化也沒(méi)有正確的認(rèn)知，多數(shù)情況下認(rèn)為只要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息保存就可以了，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理和技術(shù)應(yīng)用。甚至有些單位并沒(méi)有信息化的建設(shè)，多數(shù)還是人工操作，對(duì)于文書(shū)檔案的管理和發(fā)展有著很大的影響。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理需做到“四化”分析

1）文書(shū)檔案管理制度化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展離不開(kāi)完善的規(guī)章制度，文書(shū)檔案的管理也要有相關(guān)的制度和準(zhǔn)則，使文書(shū)檔案管理工作更加順利和規(guī)范。（1）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的責(zé)任機(jī)制，落實(shí)各層管理的責(zé)任劃分，從領(lǐng)導(dǎo)、主管到各部門(mén)相關(guān)管理人員及工作人員，都要明確實(shí)際的工作要求和責(zé)任劃分，完善單位的管理機(jī)制，提高單位整體的責(zé)任意識(shí)，并能在各個(gè)崗位恪盡職守，做好自身的檔案工作。（2）制定和完善文書(shū)檔案在使用過(guò)程中的制度，比如文書(shū)的歸檔、收發(fā)、保管等多方面的制度，保證文書(shū)檔案的有序查找和保存。另外在檔案管理中的基礎(chǔ)條件和硬件設(shè)施也要符合要求，做好防護(hù)措施，保證文書(shū)檔案通風(fēng)防潮等，確保檔案的完好儲(chǔ)存，避免損壞。（3）制定相關(guān)考核制度，落實(shí)各環(huán)節(jié)的制度實(shí)行和監(jiān)督，增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和工作的積極態(tài)度，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，切實(shí)保證檔案管理過(guò)程的安全無(wú)損，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

2）文書(shū)檔案管理流程的規(guī)范化。就目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理來(lái)看，大多數(shù)流程都比較隨意，不規(guī)范，比如檔案的傳閱過(guò)程沒(méi)有固定工作人員，檔案缺失等，給檔案管理工作帶來(lái)不便和阻礙，所以，規(guī)范文書(shū)檔案的流程建設(shè)就顯得尤為重要。（1）檔案的收集。該階段應(yīng)該明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等，統(tǒng)一文書(shū)檔案的收集規(guī)范，保證文書(shū)檔案的客觀、準(zhǔn)確。（2）檔案的整理。文書(shū)檔案的整理也要規(guī)范化，文書(shū)檔案的排列順序需要根據(jù)檔案的時(shí)間和文件之間的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行合理安排，同時(shí)也要考慮到文書(shū)檔案的重要程度進(jìn)行歸檔。歸檔編制的頁(yè)碼要嚴(yán)謹(jǐn)，不能重復(fù)、漏碼等，裝盒保管也要按照期限排好順序，歸檔的注釋、目錄打印等格式、字號(hào)要統(tǒng)一，突出檔案整理的整體性和有序性，方便檔案的記錄和查找。（3）文書(shū)檔案的借閱查閱。檔案的借出和查閱需要加強(qiáng)管理，明確可以查、借檔案的人員資格范圍，查借檔案需要嚴(yán)格按照流程并認(rèn)真填寫(xiě)單據(jù)，特別注意的是機(jī)密檔案和原始檔案，必須要借的話(huà)要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可，還要確定好歸還時(shí)間，做好文件追蹤，確保檔案能夠完好追回。

3）文書(shū)檔案編錄和標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化。在文書(shū)檔案的管理和保存中，檔案的標(biāo)引和抄錄很重要，是歸檔的基礎(chǔ)性操作，同時(shí)也具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，需要受到檔案管理人員的重視，必須嚴(yán)格要求抄錄和標(biāo)引的用詞、格式等，為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。另外，其著錄標(biāo)準(zhǔn)需按照國(guó)家及事業(yè)單位的實(shí)行規(guī)則來(lái)制定，比如檔案的編制、整理、主題等要嚴(yán)格統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并有著專(zhuān)業(yè)化的要求，從事檔案管理的工作人員，需要經(jīng)受專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，充分熟悉和掌握檔案的著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，才能更好地提升檔案的管理和利用效率。

4）文書(shū)檔案信息數(shù)字化。文書(shū)檔案的管理建設(shè)也要跟隨時(shí)代發(fā)展，靈活掌握和利用數(shù)字信息技術(shù)，更方便的文書(shū)檔案的存取。對(duì)于數(shù)字化的信息建設(shè)一方面是需要完成從紙質(zhì)檔案到數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化，利用計(jì)算機(jī)、相機(jī)還有掃描儀等配置，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案在色彩、存儲(chǔ)等多方面的進(jìn)步和需求，使文書(shū)檔案更具現(xiàn)代化，可以更好地傳輸和利用。另一方面是加強(qiáng)檔案存取的數(shù)字化建設(shè)，包含檔案目錄數(shù)據(jù)和檔案全文數(shù)據(jù)。這兩個(gè)方面的數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理系統(tǒng)中一起建立，并能夠相互兼容，確保檔案在更改、利用中的信息一致和相通。文書(shū)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存取，可以使原紙質(zhì)檔案得到保護(hù)，減少損壞，同時(shí)更方便檔案的信息傳輸和利用，使文書(shū)檔案管理工作更加高效便捷。

4 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的建議

1）提高對(duì)文書(shū)檔案管理的重視?；谖臅?shū)檔案的重要影響，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的四化要求，就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)重視，領(lǐng)導(dǎo)層要主動(dòng)參與管理和決策，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，不斷落實(shí)和監(jiān)督檔案管理工作，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題和失誤嚴(yán)格作出批評(píng)和處罰，對(duì)優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)和方法也要及時(shí)給予表彰和推廣，促使每個(gè)檔案管理工作人員能夠認(rèn)真對(duì)待、重視檔案管理工作。

2）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在文書(shū)檔案管理中，檔案管理人員需不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)，才能更好地管理檔案。單位要對(duì)檔案工作人員加以培訓(xùn)，使其充分了解相關(guān)法規(guī)和檔案規(guī)范，掌握檔案管理工作的各項(xiàng)技能，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠熟練運(yùn)用，同時(shí)也要定期考察管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和水平，積極為單位檔案管理工作培養(yǎng)優(yōu)秀人才，在更加優(yōu)秀的檔案管理下，促進(jìn)事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展和不斷進(jìn)步。

3）加強(qiáng)保密措施。文書(shū)檔案的保管要確保其安全和完整，要設(shè)立單獨(dú)的存檔室，并加固防盜，同時(shí)與其他的辦公和活動(dòng)區(qū)域分開(kāi)，避免不必要的干擾；另外檔案管理人員要固定，并且經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，做好文書(shū)檔案的保護(hù)措施，對(duì)日常檔案和機(jī)密檔案區(qū)分保管，杜絕出現(xiàn)對(duì)單位和國(guó)家利益造成損失的事情。

5 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)講，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是非常關(guān)鍵和重要的，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展和各項(xiàng)工作的展開(kāi)有著不可或缺的影響。隨著現(xiàn)代化發(fā)展，文書(shū)檔案要做到“四化”發(fā)展需求，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，重視文書(shū)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的影響，進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的創(chuàng)新和發(fā)展。