試論提升檔案管理人員素質(zhì) 推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

唐保建

（昌樂縣衛(wèi)生綜合執(zhí)法大隊，山東 濰坊 262400）

檔案管理人員的個人素質(zhì)直接影響著檔案管理科學(xué)化的運(yùn)行，二者從屬因果關(guān)系，可以說檔案管理人員掌握著單位公司機(jī)密核心資料，對單位的財務(wù)往來、應(yīng)酬社交等經(jīng)濟(jì)狀況都有著全面地了解。因此，需要提升檔案管理人員的素質(zhì)，只有這樣公司的檔案才能真正得到專業(yè)化的管理，科學(xué)化的管理體系才得以推行，才能讓檔案管理這個職位真正發(fā)揮作用，為公司的發(fā)展和上市作出貢獻(xiàn)，一個好的管理體系不僅能夠幫助公司合理規(guī)避風(fēng)險，也能夠提高公司工作效率，為日后發(fā)展前景做出合理規(guī)劃，因此檔案管理作用重大，需要引起公司足夠的重視。

近幾年新興媒體的影響力在不斷擴(kuò)大，中國的網(wǎng)民數(shù)量在不斷增加，這給檔案管理工作提供了更多的渠道和載體，更是一定程度上改變了檔案的儲存、收集等多項工作。所以檔案管理科學(xué)化、信息化是必然的發(fā)展趨勢。只有推進(jìn)檔案管理科學(xué)化，才能夠為相關(guān)的決策工作提供更有力的依據(jù)，才能夠為決策執(zhí)行工作提供更多的支持。

1 我國檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，尸位素餐現(xiàn)象濫行

先今檔案管理人員大部分認(rèn)為這個職位是個閑職，只需要坐坐辦公室，將一些資料賬目分門別類放好即可，也不需要過腦子動心思。這種缺乏責(zé)任意識的行為無疑是不符合檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的，這種思想直接導(dǎo)致了尸位素餐現(xiàn)象的濫行，檔案管理并不是簡單的文件整理，而是要將公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)化全面化的進(jìn)行整合歸納，為公司日后的業(yè)務(wù)規(guī)劃留好歷史記錄以及參考文獻(xiàn)，在公司遇到問題時能及時提供案卷依據(jù)，幫助公司合理擺脫風(fēng)險。因此檔案管理人員需要重新審視職位本身職能，轉(zhuǎn)變自己的工作意識。

1.2 管理人員未有過硬素質(zhì)，個人水平有待提升

空有對崗位的一腔熱情還不夠，還需要過硬的專業(yè)知識來做理論技術(shù)支撐。大多數(shù)檔案管理人員為公司年齡較大的文員，而其本身也沒有經(jīng)過檔案管理相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，個人的檔案管理水平也僅限于普通的資料整理，不符合職位的實際需求，而沒有過硬的檔案管理人員素質(zhì)也就難以實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化了。由此看來，檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識，才能真正實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、效應(yīng)化管理。

1.3 檔案管理設(shè)備古老陳舊，難以推廣科學(xué)化管理

當(dāng)今信息管理技術(shù)體系日新月異，一些檔案管理也應(yīng)順應(yīng)這種發(fā)展大趨勢，進(jìn)行有效的科學(xué)化管理。而大多數(shù)公司的紙質(zhì)資料大多是只是暫存在檔案室中，并沒有錄入相對應(yīng)的電子信息網(wǎng)站體系中，紙質(zhì)資料日積月累會有磨損字跡損毀等現(xiàn)象，只是一味地將這些資料保存在古老陳舊的檔案室中是無法推廣科學(xué)化管理體系的。所以有關(guān)單位也應(yīng)該及時更新檔案管理系統(tǒng)，防止因為硬件設(shè)施的缺憾造成檔案本體丟失。

1.4 檔案管理人員缺乏服務(wù)意識， 工作態(tài)度惡劣

檔案管理窗口可以說是面向公司全體員工的，即部門有需要均會來檔案管理部門進(jìn)行卷宗的調(diào)取以及歷史記錄的查找。而在這個過程中檔案管理人員的良好服務(wù)意識是非常重要的，但由于檔案管理這項工作本身就是枯燥乏味且瑣碎的，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員缺乏耐心，難以用良好的服務(wù)態(tài)度來對待調(diào)取檔案的人員，消極的應(yīng)對上級安排的檔案管理任務(wù)，無法真正做到仔細(xì)認(rèn)真核對歸類檔案管理資料，工作態(tài)度惡劣，這都將不利于提升檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

2 提升檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化策略探討

2.1 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

檔案人員的業(yè)務(wù)能力不僅需要個人自己的上進(jìn)與努力，不斷學(xué)習(xí)實現(xiàn)提升也需要單位定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員有了專業(yè)技術(shù)的知識支撐，業(yè)務(wù)能力相對應(yīng)的成正比提升，有利于推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，實現(xiàn)檔案的有效管理與歸納。檔案管理人員的個人素質(zhì)代表著用人單位的整合歸納歷史信息，對確立日后發(fā)展起著風(fēng)向標(biāo)的作用，因此公司也應(yīng)該在檔案管理方面定期投入一定的資金培育檔案管理式新型人才，有利于公司日后進(jìn)行卷宗查找，也有利于公司基于往期發(fā)展水平進(jìn)行橫縱對比，確立日后發(fā)展方向。

例如，在進(jìn)行公司檔案管理人員崗位安排過程中，公司派遣相關(guān)專業(yè)人員先對相關(guān)人員進(jìn)行面試審核，向他們提出有關(guān)檔案管理的一系列專業(yè)問題，以及設(shè)定一些突發(fā)狀況為背景，考驗他們的臨場發(fā)揮能力，經(jīng)過層層篩選與選拔，挑選出具有一定專業(yè)基礎(chǔ)的人員。同時，單位為檔案管理崗位專設(shè)活動資金，用于邀請有關(guān)專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)專家對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、派遣檔案管理人員到外地進(jìn)行實訓(xùn)提升等。通過這些切實有效的培育栽培型措施，實現(xiàn)了有效完善公司檔案管理體系，逐步推進(jìn)了檔案管理科學(xué)化。

2.2 更新?lián)Q代檔案管理設(shè)備，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

好的檔案管理體系離不開高新技術(shù)的支撐，及時更新?lián)Q代檔案管理設(shè)備，對于推進(jìn)檔案管理科學(xué)化有極大的促進(jìn)作用。公司要重視檔案管理設(shè)備的使用度與實用性，不能在檔案管理方面為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)而忽略更新，只有這樣才能使檔案管理進(jìn)程得到有效推進(jìn)。公司可以有屬于自己的一套信息管理系統(tǒng)，在先進(jìn)檔案管理設(shè)備的加持下能夠真正實現(xiàn)科學(xué)化管理檔案，同時采用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備也能起到節(jié)省人力的積極作用，先進(jìn)的設(shè)備管理檔案相比較于工作人員也能減少誤差，提升工作質(zhì)量與效率。

例如，在公司進(jìn)行檔案管理過程中，基于對更新?lián)Q代管理設(shè)備的考慮，我們公司通過定期檢查檔案管理設(shè)備，注意到了我們公司的檔案管理設(shè)備過于陳舊，及時購進(jìn)了高新技術(shù)的檔案管理設(shè)備，在節(jié)約了人力的同時也大大提升了我們公司的檔案管理效率，真正做到了實現(xiàn)智能化有效管理，讓管理體系更完備更多維方式多樣，活化了公司檔案本體，在管理的同時也能對已有數(shù)據(jù)加以總結(jié)同時進(jìn)行預(yù)測，真正實現(xiàn)了檔案管理科學(xué)化，完善了檔案管理體系。

2.3 建立獎勵績效機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作積極性

公司人員不能一味地只能給公司勞作，適當(dāng)?shù)匾残枰欢ǖ莫剟顧C(jī)制來刺激他們進(jìn)行工作?；诖朔N想法考慮，公司應(yīng)該通過建立切實有效的獎勵績效機(jī)制，以此來激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)他們更好地進(jìn)行檔案管理工作，提高他們的管理檔案工作效率，讓公司的檔案管理體系更加固若金湯，真正實現(xiàn)檔案管理員的崗位價值。同時通過績效獎勵機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作人員內(nèi)部的良性競爭，能夠激發(fā)他們的工作熱情，在工作中會更加投入付出更多的努力，精益求精，將工作做到極致。

例如，在進(jìn)行公司人員管理過程中，為了提升檔案管理的有效性，公司建立了有關(guān)獎勵績效機(jī)制，不僅刺激了檔案管理人員工作積極性，讓他們更加努力地工作，同時也提高了工作效率，完善了檔案管理機(jī)制，更加科學(xué)化人性化。檔案管理人員內(nèi)部的良性競爭也極大地激發(fā)了他們的工作熱情，在實操工作過程中他們充分發(fā)揮自己的管理優(yōu)勢對檔案進(jìn)行歸納管理，讓公司的檔案管理體系更加完備，對工作崗位的認(rèn)知和理解也更加深刻，提升了公司對于檔案管理的外在形象。

2.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面重視度，規(guī)范管理流程

光靠提升檔案管理人員的單方面素質(zhì)還是不夠的，需要上級領(lǐng)導(dǎo)加以重視。上層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理部門是公司的重點(diǎn)部門，對該部門加以重視強(qiáng)調(diào)，員工才會上行下效，對該部門加以重視，提高工作素質(zhì)，升華工作熱情，深化崗位認(rèn)知。同時檔案管理也離不開規(guī)范合理的管理流程，因為檔案管理工作本身的瑣碎性與復(fù)雜性使得其需要細(xì)致的規(guī)范管理流程進(jìn)行科學(xué)化管理，只有這樣，才能真正實現(xiàn)科學(xué)化管理檔案。

例如，我們公司上層領(lǐng)導(dǎo)為主體帶動全員重視檔案管理部門工作，將檔案管理作為單位工作發(fā)展的基石，一切工作重心圍繞原有檔案數(shù)據(jù)展開，抓準(zhǔn)市場風(fēng)向指標(biāo)，且根據(jù)檔案進(jìn)行切實有效分析，為日后公司發(fā)展規(guī)劃大致方向。同時，規(guī)范化的管理體系也使得檔案管理體系更加井井有條，在規(guī)范化模板下進(jìn)行的檔案管理也使得單位有了更可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，為公司日后的發(fā)展作出了更為有價值的貢獻(xiàn)。

3 結(jié)束語

由于檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)性要求比較高，為了提高這項工作的科學(xué)性，提高管理人員的素質(zhì)，就需要領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作。給予更多的政策和資金支持，引入現(xiàn)代化的設(shè)備、軟件，積極推進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展，完善的管理制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)的管理工作，細(xì)化管理流程，并組織管理人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能和理論知識。

綜上所述，提升檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)檔案管理科學(xué)化，是現(xiàn)階段我國信息化時代發(fā)展下應(yīng)運(yùn)而生的重要檔案管理概念，既是一種意識、一種理念，同樣還是一種態(tài)度、一種文化。提高檔案管理人員形態(tài)意識，加強(qiáng)檔案管理人員思想理念，將科學(xué)化檔案管理態(tài)度、思想貫穿于檔案管理實踐中，強(qiáng)化檔案管理人員積極性、自主性以及規(guī)范性的同時，提高了檔案管理工作效率，對行政單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展起到了推進(jìn)作用。