現(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)檔案管控初探

鄧 東

（海航集團(tuán)檔案館，海南 海口 570203）

現(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)是跨行業(yè)、跨地區(qū)的多元化企業(yè)聯(lián)合體，旗下成員企業(yè)數(shù)量眾多，對(duì)成員企業(yè)的管理既要按照法人治理的要求保持其相對(duì)獨(dú)立的市場(chǎng)地位，又要對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層級(jí)管理的制度?；诖耍F(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作所面臨的環(huán)境往往更為復(fù)雜，存在較多的難點(diǎn)和問(wèn)題。

1 現(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作的特點(diǎn)

1.1 檔案形成主體及工作環(huán)境復(fù)雜

相對(duì)于單一法人企業(yè)，大型企業(yè)集團(tuán)層級(jí)復(fù)雜，企業(yè)檔案工作環(huán)境更為復(fù)雜。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的產(chǎn)業(yè)鏈包括科研、生產(chǎn)、加工、經(jīng)營(yíng)貿(mào)易等各行業(yè)，涉及領(lǐng)域廣，而且各行業(yè)企業(yè)管理模式不盡相同，所形成的檔案也存在不同的特點(diǎn)。

1.2 檔案資源種類繁雜，數(shù)量龐大

大型企業(yè)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)規(guī)模大，成員企業(yè)多，主營(yíng)業(yè)務(wù)廣泛，所形成的檔案資源種類繁雜，數(shù)量龐大。

1.3 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一及分散性

大型企業(yè)集團(tuán)由于經(jīng)營(yíng)范圍廣，駐地分散，成員企業(yè)眾多，檔案工作水平差異較大。各子公司均為獨(dú)立的法人，有一定獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)權(quán)，其檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方式不同，或設(shè)立了專門(mén)的檔案部門(mén)，或是將檔案工作職能劃歸到某部門(mén)。

2 大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作存在的主要問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案意識(shí)不一，檔案管理職能邊緣化

大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作檔案管理水平的高低與企業(yè)檔案意識(shí)尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)密不可分。在不少企業(yè)，或未設(shè)置檔案管理崗位或?qū)n案員崗位設(shè)置在非核心部門(mén)，導(dǎo)致檔案管理崗位邊緣化，檔案員受自身所處崗位職能限制，容易導(dǎo)致公司核心檔案流失。同時(shí)，檔案管理員崗位邊緣化也使得檔案工作得不到有力支持。

2.2 檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，成熟人才流失嚴(yán)重

大型企業(yè)集團(tuán)成員企業(yè)檔案管理水平不一，檔案管理者多為兼職檔案員，檔案專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，檔案意識(shí)淡薄。同時(shí)，在企業(yè)調(diào)整轉(zhuǎn)型人員優(yōu)化過(guò)程中，由于檔案取得的即時(shí)效益不明顯，成熟檔案人才流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

2.3 企業(yè)核心檔案管理失控

企業(yè)檔案尤其是企業(yè)核心檔案作為企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。但是，部分企業(yè)在檔案收集過(guò)程中，僅僅局限于企業(yè)行政管理類檔案的收集，而對(duì)于具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)意義的企業(yè)研發(fā)項(xiàng)目檔案、重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案或破產(chǎn)企業(yè)檔案等則處于失控狀態(tài)甚至流失。

2.4 企業(yè)檔案資源分散，檔案利用不充分

大型企業(yè)集團(tuán)成員企業(yè)眾多，跨行業(yè)、跨地區(qū)現(xiàn)象較多。企業(yè)檔案作為企業(yè)集團(tuán)的重要資產(chǎn)，往往由各成員企業(yè)獨(dú)自管理。因檔案形成企業(yè)自身的利用需求、缺乏規(guī)章制度約定、庫(kù)房等硬件設(shè)施限制、檔案數(shù)字化程度不高等原因未實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，從而阻礙檔案資源在全集團(tuán)范圍內(nèi)的共享利用。

3 大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作對(duì)策分析

3.1 注重頂層設(shè)計(jì)，建立強(qiáng)有力的檔案管控體系

因大型企業(yè)集團(tuán)的特點(diǎn)，在檔案工作起步之際，應(yīng)首先明確檔案工作的戰(zhàn)略定位，即企業(yè)檔案是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理控制的重要手段，以及促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。其次，對(duì)企業(yè)集團(tuán)檔案管理進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，應(yīng)從管理體系、運(yùn)作機(jī)制上進(jìn)行梳理，確保檔案管理做到統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體可從以下幾方面著手：

1）建立健全企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案法和各地檔案法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)集團(tuán)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況及行業(yè)特點(diǎn)，不斷完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

2）建立集團(tuán)統(tǒng)一的文檔電子管理系統(tǒng)，作為各成員企業(yè)文檔管理和利用的統(tǒng)一平臺(tái)。集團(tuán)公司對(duì)各成員企業(yè)檔案全宗和系統(tǒng)權(quán)限統(tǒng)一控制，分級(jí)管理。

3）建立容災(zāi)備份管理制度。從企業(yè)集團(tuán)自身實(shí)際出發(fā)，將檔案容災(zāi)備份納入集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)劃，建立容災(zāi)備份管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)容災(zāi)備份的質(zhì)量、責(zé)任方面要有嚴(yán)格要求，確保備份數(shù)據(jù)在需要恢復(fù)時(shí)，有足夠的空間和快速還原的能力。

2.2 推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，建立強(qiáng)有力的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系

企業(yè)集團(tuán)檔案部門(mén)可通過(guò)調(diào)研、培訓(xùn)、檢查、通報(bào)、考核等監(jiān)督手段，加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。具體如下：

1）在開(kāi)展下屬企業(yè)檔案管理工作的前期，應(yīng)先進(jìn)行調(diào)查研究。調(diào)查工作主要了解下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、檔案管理模式、專兼職檔案人員狀況、檔案工作環(huán)境等，為企業(yè)集團(tuán)檔案工作的開(kāi)展打好基礎(chǔ)。

2）多樣化開(kāi)展檔案培訓(xùn)。開(kāi)展檔案培訓(xùn)工作是培養(yǎng)員工檔案意識(shí)、規(guī)范公司檔案管理的有效途徑。針對(duì)企業(yè)集團(tuán)檔案從業(yè)人員駐地分散、更換頻繁及兼職較多的特點(diǎn)，可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)集中培訓(xùn)、外派講師異地培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)視頻培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)認(rèn)證等多種方式開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3）制定企業(yè)集團(tuán)檔案工作目標(biāo)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)日常檢查、專項(xiàng)檢查及年度檢查等方式，對(duì)成員企業(yè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、工作機(jī)制、檔案業(yè)務(wù)建議、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、利用服務(wù)等方面進(jìn)行檢查考評(píng)，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，使集團(tuán)檔案工作組織管理體系得到強(qiáng)化，工作基礎(chǔ)得到有力夯實(shí)。

4）將企業(yè)集團(tuán)檔案工作成效納入企業(yè)績(jī)效考核體系中，落實(shí)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制中。對(duì)各企業(yè)的檔案工作進(jìn)行客觀全面的考核評(píng)價(jià)，帶動(dòng)各企業(yè)以考核工作為契機(jī)，集中力量解決檔案工作中存在的疑難問(wèn)題，認(rèn)真整改，不斷取得進(jìn)步。

2.3 協(xié)同發(fā)展，建立強(qiáng)有力的檔案工作協(xié)作機(jī)制和檔案利用體系

建立企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各成員企業(yè)檔案工作協(xié)作機(jī)制，充分發(fā)揮集團(tuán)內(nèi)部檔案工作管理水平較高單位的價(jià)值，推動(dòng)集團(tuán)各單位檔案工作協(xié)同發(fā)展。一是通過(guò)檔案工作目標(biāo)考證結(jié)果優(yōu)選各成員企業(yè)檔案業(yè)務(wù)骨干，成立企業(yè)集團(tuán)檔案工作協(xié)作小組；二是建立檔案工作交流培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)參加內(nèi)外部培訓(xùn)、集團(tuán)內(nèi)部短期交流等方式，不斷提高集團(tuán)檔案工作水平。另一方面，各成員企業(yè)檔案用戶可通過(guò)集團(tuán)統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)的一站式檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即可實(shí)現(xiàn)在線申請(qǐng)、實(shí)時(shí)閱覽甚至下載檔案，提高檔案信息資源利用效能，以最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源共享和檔案價(jià)值的最大化。

2.4 主動(dòng)作為，建立強(qiáng)有力的檔案宣傳體系

1）企業(yè)集團(tuán)檔案工作應(yīng)盡量擺脫枯燥乏味的說(shuō)教式宣傳模式，可運(yùn)用多樣化媒體進(jìn)行豐富。通過(guò)企業(yè)檔案宣傳體系的建立，加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大檔案文化的影響力。

2）企業(yè)集團(tuán)檔案部門(mén)要不斷挖掘、開(kāi)發(fā)館藏檔案資源，利用各種宣傳媒介將檔案編研成果推送給企業(yè)員工，特別是通過(guò)檔案提供利用所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型案例來(lái)宣傳檔案的價(jià)值，從而引起他們對(duì)檔案工作的關(guān)注度。

3 大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作未來(lái)展望

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)展了較大的變化，企業(yè)集團(tuán)檔案工作呈現(xiàn)出一些新的趨勢(shì)。

3.1 集成管理

集成是將孤立的事物或元素通過(guò)某種方式聯(lián)系在一起形成有機(jī)整體的過(guò)程。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)檔案的集成管理成為可能，主要包含以下兩個(gè)層面：一是資源集成，包括文件與檔案的集成、文檔與圖書(shū)情報(bào)的集成以及各類數(shù)據(jù)的集成化。二是企業(yè)集團(tuán)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成。

3.2 大數(shù)據(jù)管理

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，大型企業(yè)集團(tuán)開(kāi)始利用大數(shù)據(jù)開(kāi)展工作，檔案管理同樣如此，這就需要企業(yè)檔案人員改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方式，把握大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，建立企業(yè)檔案管理云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各業(yè)務(wù)體系信息數(shù)據(jù)的高效統(tǒng)一。同時(shí)，還應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從海量數(shù)據(jù)資源中挖掘有效信息，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供參考，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。

3.3 境外檔案管理

隨著我國(guó)“走出去”戰(zhàn)略的實(shí)施，我國(guó)大型企業(yè)集團(tuán)為尋求自身的發(fā)展，在境外投資設(shè)立企業(yè)的情況不斷增加，境外業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷延伸，境外檔案工作的重要性日益突出。2018年8月，國(guó)家檔案局制定下發(fā)了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，從國(guó)家層面建立了境外檔案工作監(jiān)管機(jī)制。境外企業(yè)在遵從中國(guó)及所在國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)的前提下，構(gòu)建覆蓋全球的檔案管理機(jī)制，以確保境外企業(yè)檔案完整和安全。