建筑工程企業(yè)檔案的科學化管理策略研究

鄭志青

（漳州城投建工集團有限公司，福建 漳州 363000）

隨著建筑工程企業(yè)的發(fā)展，早已不再是以往粗獷的發(fā)展模式，并且對于建筑企業(yè)中出現的各種檔案資料也呈現出多元化形式。所以在現階段的很多建筑工程企業(yè)中，都專門建立了檔案管理的部門，對日常所出現的檔案資料進行集中的管理；但是在管理的過程中，雖然有專門的人員對其進行管理，實際的管理效果卻是很低下，無法到達新時期對建筑工程企業(yè)檔案科學化管理的要求。因此就需要對建筑工程企業(yè)的檔案科學化管理力度進行提高，使得建筑工程企業(yè)能夠在這個競爭激烈的市場中更好的發(fā)展下去。

1 建筑工程企業(yè)實現檔案管理科學化的意義

檔案科學化管理實質上就是通過有效的策略，更好地對檔案進行管理，能夠在整體上呈現出規(guī)范化、合理化的狀態(tài)，這也是現代建筑工程企業(yè)在發(fā)展中必須要經過的一項工作。做好建筑工程企業(yè)的檔案科學化管理，能夠對企業(yè)發(fā)展中的各項檔案進行集中的收集，也便于企業(yè)更好的掌握現階段的經營狀態(tài)以及發(fā)展狀況，從而根據不同的市場變化，制定出符合市場發(fā)展規(guī)律的正確戰(zhàn)略，促使建筑工程企業(yè)能夠在競爭激烈的市場中實現可持續(xù)性發(fā)展，為所制定的戰(zhàn)略保證其科學性與合理性。

我國的建筑工程企業(yè)對于檔案管理工作的起步較晚，在一定程度上，很多時候的檔案管理工作都是由建筑工程企業(yè)中的資料員或者是辦公室文員進行管理，長期存在著檔案管理混亂的情況。而在企業(yè)實現了檔案管理科學化之后，可以有效地提升檔案管理的效率，在需要檔案的時候，能夠在第一時間找到，為決策者提供正確的指導作用。同時也能在實現檔案科學化管理的過程中，提高建筑工程企業(yè)自身的綜合競爭力；除此之外，隨著信息化技術與計算機技術的不斷發(fā)展，檔案管理數字化與信息化進程也在不斷地推行中，如果企業(yè)能夠在社會發(fā)展的進程中準確把握住時代的特點，就能夠借助于這些技術讓企業(yè)在市場中處于不敗的地位[1]。

2 建筑工程企業(yè)檔案科學化管理不足之處分析

2.1 建筑工程企業(yè)檔案管理人員管理方式不足

在建筑企業(yè)的檔案管理中，所進行管理的檔案都不是單一存在的，而是由很多的檔案共同組成的一個整體。因此在對這些檔案進行管理時，就需要采用科學的方式進行分類管理，這樣做的目的第一是能夠提高檔案的規(guī)范化，第二是可以使得在需要這些檔案時方便找到。如在房建工程“西湖生態(tài)園”項目建設中，因為是安置房，所以會涉及很多的檔案資料出現，常見的就有回遷戶檔案、土地使用檔案、資金使用檔案、施工承包方檔案等，如果不對這些檔案進行科學化的管理，就會造成實際的工作很難順利開展。特別是很多的建筑工程企業(yè)檔案管理人員自身工作能力不足，導致在檔案管理上所使用的方法不正確，造成檔案管理非?；靵y。其次，檔案管理人員在日常的工作中，沒有對工作引起高度的重視，對于在工作中創(chuàng)新出新的管理方式意識不足，長期采用落后的方式對檔案進行管理，致使檔案管理無法達到科學化管理的要求。

2.2 檔案管理硬件設施沒有完善

建筑企業(yè)的檔案管理，不同于其他檔案管理，因為本身就具有檔案種類多、復雜的特點，因此就需要在檔案管理的硬件設施上滿足管理的需求。但是在實際的建筑企業(yè)檔案管理工作中，很多的企業(yè)領導人員對于檔案管理工作的重視度不夠，因此在檔案管理的硬件設施上投入的資金不足，造成很多的檔案管理硬件設施不能滿足規(guī)范化管理的需求。首先就是存放檔案的地方，根據檔案管理的要求，需要有設立專門的檔案管理室，對檔案進行統(tǒng)一的管理。但是在實際的建筑企業(yè)中，很多的檔案存放的地方都是和辦公區(qū)在一起，沒有進行單獨的管控。其次就是在檔案室的內在要求，需要滿足防潮、通風、安全，而實際在很多的建筑企業(yè)檔案室中都沒有滿足這些要求，大多數的檔案室都位于底層，導致檔案沒有得到規(guī)范化的管理出現霉變、蛀蟲的現象。

2.3 檔案管理方式不科學，信息化建設速度緩慢

傳統(tǒng)的建筑工程企業(yè)檔案管理方式主要以紙質資料為主，對其進行整理時一般都是根據時間、檔案所記錄的內容進行歸納。但是隨著時代的發(fā)展，現在的檔案不僅僅有紙質資料，還有很多網絡上的檔案；而這些網絡上的檔案又不能全部進行打印形成紙質資料，因此也給檔案管理工作帶來了一定的難度。同時很多建筑工程企業(yè)的檔案管理人員早就熟悉了以往的管理方式，對于新出現的網絡檔案管理在認知上都表現出不足。除此之外，隨著計算機和網絡在工作中的滲透，很多企業(yè)對資料的存放都建立了網絡檔案館；相比傳統(tǒng)的檔案管理，將檔案形成數字化的形式，能夠提高對檔案的整理便捷性，在需要的時候也能夠第一時間進行查閱。但是現目前很多的建筑工程企業(yè)中對于檔案信息化的建設都沒有一個清晰的思路，使得檔案實現信息建設步伐緩慢，給檔案科學化管理工作造成了一定的阻力[2]。

3 實現建筑工程企業(yè)檔案科學化管理策略

3.1 打造高素質人才隊伍

企業(yè)檔案管理對管理人員的綜合素質與能力有著相對嚴格的要求，尤其是在檔案管理推行信息化、網絡化建設戰(zhàn)略的背景之下，從業(yè)人員對檔案管理工作的認知狀況，日常工作中的責任意識體現，以及管理人員的信息素養(yǎng)，對檔案管理的效率以及信息化建設、網絡發(fā)展規(guī)劃的實現皆有一定影響。圍繞檔案管理的科學化、規(guī)范化發(fā)展，建筑企業(yè)必須正確理解新時期企業(yè)檔案管理工作的特征以及主流發(fā)展趨勢，在此前提之下，以檔案管理對專業(yè)人才的能力需求為導向，建立人才引進計劃與從業(yè)人員的職后培訓制度。首先，信息素養(yǎng)的提升與自主意識的培養(yǎng)對專業(yè)人才的成長有重要價值，決策者在制定培訓制度時，需要將內部員工的意識教育納入考慮范疇，盡量保證從業(yè)人員能夠跟上信息化、網絡化發(fā)展的時代步伐，積極、主動利用空閑時間學習與信息化管理有關的理論、技術、方法。其次，在面向社會招聘優(yōu)質人才時，需要根據崗位設置情況，崗位工作職責與任職需求等硬性指標，明確招聘對象，再從應聘人員中選取具有一定創(chuàng)新能力、信息素養(yǎng)的優(yōu)質人才，確保其在短期適應后能夠盡快融入工作環(huán)境，融入檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展趨勢。最后，檔案管理的信息化發(fā)展，還需要在原有崗位的基礎上，適當增加從事檔案管理信息開發(fā)工作的崗位，通過內部招聘、社會招聘等多項措施并舉的方式，彌補檔案管理在信息開發(fā)人才上的空白。對于開發(fā)人才的培養(yǎng)，企業(yè)高層需要注意開發(fā)方向的抉擇，盡量保證開發(fā)人員的能力與企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃相符，保證開發(fā)成果能夠順利應用于檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。從人才隊伍建設的角度考慮，新時期的檔案管理工作對員工的思想、責任意識以及創(chuàng)新能力等都提出了更加多樣化的需求，以適應檔案管理的環(huán)境變化為目標，建筑企業(yè)的決策層需要高度重視人才隊伍建設，切實提高檔案管理團隊的創(chuàng)新能力與應變能力[3]。

3.2 檔案管理的網絡化建設

在信息化背景下，創(chuàng)新檔案管理的方法，提升管理過程的技術水平，是建筑企業(yè)提升檔案管理能力的重要路徑。而引入現代化的技術手段，搭建專門服務于工程檔案、企業(yè)檔案管理的信息平臺，推動檔案管理的網絡化建設，對管理活動技術水平的提升有突出意義。以信息技術、網絡技術的支撐力量為核心，不少行業(yè)開始探索數字化轉型的發(fā)展道路。在網絡建設方面，依托現有的網絡設備，開發(fā)能夠實時傳輸、共享數據并集成若干管理功能的網絡平臺，完善配套技術設施，不僅能夠給企業(yè)檔案的管理提供新的思路，還能促進檔案管理乃至企業(yè)管理活動的規(guī)范化發(fā)展。從管理人員的角度分析，網絡平臺的搭建，相關軟件系統(tǒng)的開發(fā)，減輕了檔案管理的工作量，緩解了管理人員的工作壓力?；诖?，推行檔案管理的網絡化建設，具有一定的實用價值與經濟效益。而在網絡平臺建設的技術條件上，目前有關檔案管理的平臺開發(fā)已初具規(guī)模，數字化媒介以及現有網絡技術提供的支持服務，為企業(yè)檔案的高效管理創(chuàng)造了良好條件。首先，大數據技術為企業(yè)檔案管理的數據分析提供了重要工具，尤其是對于建筑行業(yè)，工程資料涉及的數據眾多，數據類型相對復雜，可靠的數據分析技術，對檔案的高效管理有不可替代的重要作用。其次，移動網絡、無線網絡等技術為數據的實時傳輸以及查詢提供了技術保障，在網絡覆蓋區(qū)域，管理人員能夠通過手持移動設備獲取相應的檔案資料。最后，檔案管理的網絡化發(fā)展，為多個部門的協(xié)同管理提供了便捷渠道。從檔案管理的內容與性質來看，檔案管理、企業(yè)管理之間有著密切的聯系，建筑企業(yè)的檔案生成涉及若干環(huán)節(jié)、多個部門與崗位，在既往的管理模式下，受到溝通渠道不暢等客觀因素的限制，檔案采集成本過高、檔案信息不全以及管理效率過低等問題，嚴重阻礙了檔案管理的信息化實現。網絡數據庫的搭建，以及網絡平臺的開發(fā)，將給部門之間的協(xié)同管理帶來全新局面。需要注意的是，在引入大數據等現代技術的同時，工程資料管理也將面臨一些衍生風險，如數據聯網之后的網絡攻擊風險、管理人員的思維與能力風險等[4]。尤其是在引入工程資料信息管理系統(tǒng)以后，管理人員是否具備與工作需求相當的信息素養(yǎng)，是否能夠正確操作信息系統(tǒng)，將直接影響到管理效率的高低。

4 結語

綜上所述，在建筑工程企業(yè)的發(fā)展中，檔案的管理實現科學化，能夠有效的促使企業(yè)得到更好的發(fā)展前景。同時實現檔案科學化管理也是現代社會對建筑工程企業(yè)所提出的要求，也只要在發(fā)展中去實現檔案科學化的管理，才能使得企業(yè)的綜合競爭能力得到提高，在競爭激烈的市場中獲得一席之位。并且在檔案科學化管理的同時，要緊跟時代發(fā)展的步伐，在科學管理的基礎上，建設信息化檔案管理模式，使得檔案管理能夠更好地開展。