淺談檔案管理在企業(yè)非經(jīng)營性資產(chǎn)移交中的重要性
——以Y公司為例

劉 巍

（北京易亨電子集團有限責任公司，北京 100013）

為加快剝離市屬國有企業(yè)辦社會職能和解決歷史遺留問題，增強國有企業(yè)市場競爭力，促進國有經(jīng)濟持續(xù)健康發(fā)展，國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳先后出臺了國發(fā)〔2016〕19號和《國辦發(fā)〔2016〕45號文件，推出非經(jīng)營性資產(chǎn)移交（以下稱非經(jīng)移交）政策，該政策的及時出臺對于企業(yè)而言是企業(yè)擺脫困境輕裝上陣、提升企業(yè)內(nèi)部管理秩序的好機會；對檔案管理人員而言，是一次磨煉自我、提升技能的大考之戰(zhàn)。

1 Y公司在非經(jīng)移交過程中展現(xiàn)的檔案管理現(xiàn)狀

非經(jīng)移交政策出臺后，Y公司領(lǐng)導高度重視，迅速成立非經(jīng)移交工作領(lǐng)導小組和工作小組，先后多次召開專題會議，廣泛聽取非經(jīng)營資產(chǎn)研究領(lǐng)域?qū)＜摇?7個法人單位負責人及退休職工的意見，制定了專門的工作計劃，明確了非經(jīng)移交工作的主要負責人、參與者以及資料收集整理的主責部門等。在資料收集整理過程中，Y公司在檔案管理方面的薄弱環(huán)節(jié)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）檔案管理制度不健全，導致非經(jīng)營性資產(chǎn)檔案管理無序。在對17個單位檔案管理制度建設(shè)情況摸底調(diào)查中，有9個單位制定了相應的檔案管理制度，占53%；有8個單位處于無章可循的自由歸檔狀態(tài)。各單位的檔案管理主要有三種方式：一是設(shè)置專職檔案室的，由檔案室統(tǒng)一集中管理，各部室檔案隨時形成，隨時移交，占25%；二是各部室按年一次移交檔案室的，占41%；三是由各部室自行保管或個人保存的，占34%，這種方式檔案管理現(xiàn)狀最差，檔案散亂無章，隨處可見，甚至和圖書資料混在一起，有的已經(jīng)散失。由此看來，Y公司有約三分之一的檔案沒有統(tǒng)一集中管理，有近半數(shù)的單位缺乏必要的檔案管理基礎(chǔ)制度，有的單位雖建立了相關(guān)制度，但制度不健全或者落實打折扣，缺乏有效地保障措施。

2）非經(jīng)營資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案缺失或管理無序，導致資產(chǎn)確權(quán)困難。為順利推進非經(jīng)移交工作，Y公司按照“先易后難、先少后多”的原則，即房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)清晰、基礎(chǔ)資料齊整、宗地數(shù)目多寡的順序，對17家法人單位的非經(jīng)營性資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案進行整理，在整理過程中發(fā)現(xiàn)部分單位非經(jīng)營性資產(chǎn)大多存在歷史遺留問題，特別是企業(yè)集團內(nèi)部各子、孫企業(yè)涉及更名、重組、改革、分拆等事項的，由于相關(guān)歷史文件保存不全，對非經(jīng)移交產(chǎn)生了很多負面影響，其中最為棘手的是通過檔案來確權(quán)及檔案移交問題。通過查閱相關(guān)檔案，發(fā)現(xiàn)按照單個產(chǎn)權(quán)歸屬劃分，檔案呈現(xiàn)年度跨越長、零散、無規(guī)律性，有些文件既沒有裝訂成冊，也沒有按次序排放一起，因此雖然把相關(guān)檔案收集上來了，仍然不能夠直接利用，也不符合移交的條件。

3）檔案管理機構(gòu)設(shè)置與人員配置缺陷，導致管理工作開展滯后。Y公司及各單位設(shè)置檔案室的，一般隸屬于辦公室，專職檔案管理人員既要做好檔案管理本職工作，加強對各部室檔案業(yè)務(wù)的指導、監(jiān)督和檢查，往往還要兼顧辦公室的其他綜合性職責，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象普遍存在，部分管理人員本身對檔案管理的重要性認識不足，缺乏工作熱情和責任感；而未設(shè)置檔案室的單位，檔案大多分散保存在各部室，兼職檔案管理人員會認為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的懈怠。而檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，涉及跨專業(yè)跨領(lǐng)域的技能和知識，對從業(yè)人員的綜合素質(zhì)、能力和知識具有很高的要求，但是受各單位降本增效管理目標導向的掣肘，目前檔案從業(yè)人員的水平參差不齊，一定程度上也阻礙了檔案工作的順利開展。

4）檔案管理設(shè)備和手段落后，阻滯了檔案管理工作的順利開展。檔案管理需要一定的人力、物力、財力投入，尤其是隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案管理的硬件設(shè)備需要不斷升級優(yōu)化，管理模式和手段也需要迭代更新。目前，Y公司及下屬單位的檔案管理還處于粗放式管理階段，硬件設(shè)施陳舊匱乏，主要是以人工管理和紙質(zhì)檔案為主，占據(jù)了大量的保存空間，檔案室的建設(shè)不符合相關(guān)標準，存在很多安全隱患。很多非經(jīng)營資產(chǎn)紙質(zhì)檔案由于保管環(huán)境較差，受潮發(fā)霉，導致基礎(chǔ)信息無法準確查閱獲得，給非經(jīng)移交工作的順利開展帶來了諸多不便。

2 Y公司的應對策略

1）建立健全檔案管理制度， 確保檔案管理工作有章可循。從Y公司在非經(jīng)移交工作中暴露出來的檔案管理問題，可以看出建立一套適合于本單位的檔案管理制度，是至關(guān)重要的。只有建立健全了檔案管理相關(guān)制度，才能避免檔案管理的散亂無章，避免查檔時無處可查的尷尬情況。Y公司全面總結(jié)在非經(jīng)移交過程中的經(jīng)驗教訓，多次邀請北京市檔案局制度體系建設(shè)專家對公司檔案從業(yè)人員進行檔案制度化建設(shè)等方面的培訓，結(jié)合各單位實際情況進行檔案制度的制定、補充或修訂，梳理形成檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)制度文件7類，明確規(guī)定了歸檔范圍、保存期限以及保密文件的收發(fā)、存檔、銷毀等工作程序，以保證檔案管理工作的規(guī)范化運行。

2）搜集、整理非經(jīng)營性資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案，確保非經(jīng)移交工作順利。（1）收集查找核對非經(jīng)營性資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案信息。為落實好非經(jīng)移交工作，特別是有關(guān)基建檔案的整理工作，因為基建檔案是企業(yè)進行管理、維修、鑒定、擴建、改建、恢復等工作不可.缺少的依據(jù)。Y公司需從17個法人單位的檔案中整理房屋建筑、強弱電工程、給排水工程、市政管道工程、城市建設(shè)等方面形成的大量技術(shù)檔案及企業(yè)分房實施條例、請示、批復和分房工齡計算表、租賃合同等文書檔案，經(jīng)領(lǐng)導小組反復分析研究，決定從產(chǎn)權(quán)單位入手，首先，確定各單位非經(jīng)營性房產(chǎn)數(shù)量，區(qū)分獨立產(chǎn)權(quán)與共有產(chǎn)權(quán)，在《非經(jīng)營性資產(chǎn)移交清冊》中標明房屋地點、房號、面積、使用人、是否已購買、設(shè)備設(shè)施及資產(chǎn)的大產(chǎn)權(quán)人（包含多產(chǎn)權(quán)現(xiàn)象）等基礎(chǔ)信息；其次，按照清冊中所載的資產(chǎn)信息到檔案室進行實物資料查找，逐項梳理，做好檔案完整與否的標識；最后，將檔案梳理結(jié)果反饋至各單位，對于缺失的實物檔案組織專人查找。（2）采取多種手段充實非經(jīng)營性資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案材料。對于實物檔案缺失或模糊不清的非經(jīng)營性資產(chǎn)，大都屬于企業(yè)歷史遺留問題，存在產(chǎn)權(quán)不清晰或者有瑕疵等現(xiàn)象，需要發(fā)揮群眾力量，集結(jié)群眾智慧，解決現(xiàn)實問題。對非經(jīng)移交這項專業(yè)性強、工作量大、時間緊迫的工作，一方面要充分發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導和檔案專業(yè)管理人員的作用，細致思量如何做好統(tǒng)計、走訪、調(diào)查工作；另一面需要從各部室抽調(diào)人員下沉到非經(jīng)營性資產(chǎn)所在地去實地探訪，到所在地的政府機關(guān)去查閱相關(guān)資料，聽取產(chǎn)權(quán)所在地的群眾意見，通過實地調(diào)查收集所需要的材料，通過這兩方面的工作，對彌補實物檔案缺失以及梳理那些多單位共有產(chǎn)權(quán)的非經(jīng)營性資產(chǎn)起到很大的幫助，為各家產(chǎn)權(quán)單位需要擔負的責任做了很好的界定。（3）認真整理與保管非經(jīng)營性資產(chǎn)檔案。借非經(jīng)移交工作契機，Y公司非經(jīng)移交工作領(lǐng)導小組廣泛宣傳檔案管理的重要性，發(fā)動廣大員工積極參與，從相關(guān)單位和部室抽調(diào)骨干充實檔案管理隊伍，將產(chǎn)權(quán)建設(shè)檔案按照建筑技術(shù)檔案標準進行歸檔整理，將涉及房改房、職工租買房產(chǎn)等文書檔案按照同一工程項目“房改房”專卷進行認真整理，整理出房屋建筑技術(shù)檔案245卷，“房改房”專卷37卷。整理完畢后，公司指定專職的檔案管理人員負責做好檔案的日常保管、借閱、復制及利用等工作，按照產(chǎn)權(quán)單位、房產(chǎn)坐落位置等順序，將整理好的非經(jīng)營性資產(chǎn)檔案存放在公司檔案室指定專區(qū)內(nèi)，隨時準備配合非經(jīng)移交工作。經(jīng)科學整理、統(tǒng)一集中保管后，公司檔案室清潔整齊，檔案陳列有序、醒目易查。

3）自上而下設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，加強人才隊伍建設(shè)。通過非經(jīng)移交工作，Y公司領(lǐng)導充分認識到檔案管理的重要性，意識到科學規(guī)范的檔案管理是衡量一個單位管理水平與業(yè)績的重要尺度；要求各單位根據(jù)企業(yè)規(guī)模自上而下地設(shè)置檔案室或檔案管理專崗，加強檔案人才隊伍建設(shè)，定期組織檔案管理人員進行專業(yè)知識和科技信息知識培訓，更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，幫助其掌握散亂檔案整理、破損檔案修裱等技術(shù)手段，為今后預防檔案分散丟失及檔案修復打下了牢固的基礎(chǔ)，提升了企業(yè)歸檔查檔的效率，為企業(yè)的經(jīng)營服務(wù)創(chuàng)造了有利條件。認真總結(jié)非經(jīng)移交檔案收集整理工作經(jīng)驗，為以后全面搞好檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

4）加強檔案管理資源投入，借助信息化手段提升檔案管理水平。要想提升檔案管理水平和效率，必要的軟硬件投入必不可少的。Y公司也充分認識到狹小逼仄的檔案存放空間、落后的檔案管理手段導致了檔案堆積如山、灰塵覆蓋、潮濕發(fā)霉，有的影像資料由于存儲不當而消磁，失去保管和利用價值。公司領(lǐng)導下決心對檔案室進行改造，創(chuàng)造通風、防塵、防潮、防霉、防火、防盜條件，對檔案室內(nèi)的打印、復印、掃描等專業(yè)設(shè)備進行維修、保養(yǎng)或更換，并指定專人負責設(shè)備的維保。同時，借助先進的信息管理手段和軟件，加速紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，并做好重要電子檔案的備份工作；注重電子檔案的傳輸保管工作，避免涉密信息泄露，給企業(yè)造成無法挽回的損失。

綜上，是筆者結(jié)合自身經(jīng)歷，對公司非經(jīng)移交過程中暴露出來的檔案管理問題進行的淺顯分析，希望日后對從事相關(guān)工作的企業(yè)和從業(yè)人員有所裨益。

3 結(jié)束語

檔案記載了一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為研究本單位經(jīng)營業(yè)績和制定科學發(fā)展規(guī)劃提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短地制定好企業(yè)發(fā)展方向的好素材。企業(yè)應當把功夫下在平時，狠抓檔案基礎(chǔ)管理，做好檔案的收集、整理、保存、移交等工作，這也是提升企業(yè)內(nèi)部管理和服務(wù)水平的重要抓手，只有厘清各部室職能，各司其職，才能共同齊心搞好外部經(jīng)營活動。就如宋朝宰相趙普所言“中國既安，群夷自服。是故夫欲攘外者，必先安內(nèi)?！?，外部合作伙伴會爭相與內(nèi)部管理規(guī)范的企業(yè)洽談業(yè)務(wù)，企業(yè)基業(yè)長青的發(fā)展目標實現(xiàn)指日可待。