推進(jìn)新時(shí)代企業(yè)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的思考

盧生瓊

（成都興城投資集團(tuán)有限公司，四川 成都 610041）

“十四五”時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要以推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展為主題，“必須強(qiáng)調(diào)的是，新時(shí)代新階段的發(fā)展必須貫徹新發(fā)展理念，必須是高質(zhì)量發(fā)展。”檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變工作思路，不斷提高把握新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局的專(zhuān)業(yè)水平，敢于擔(dān)當(dāng)、善于作為，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 聚焦思想引領(lǐng)，確保檔案發(fā)展方向

1.1 加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提升理論素養(yǎng)

新修訂的檔案法旗幟鮮明把堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)入法律，檔案工作人員要加強(qiáng)黨的理論知識(shí)學(xué)習(xí)、黨史學(xué)習(xí)教育，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)相關(guān)內(nèi)涵，學(xué)深悟透，牢固樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，堅(jiān)持底線(xiàn)思維，錘煉堅(jiān)定信念，汲取先進(jìn)理念，深化思想認(rèn)識(shí)，牢記“檔案工作姓黨”的政治屬性、“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的檔案工作宗旨和職責(zé)，做到學(xué)以致用，將學(xué)習(xí)成效轉(zhuǎn)化為落實(shí)到檔案工作全過(guò)程和各方面，與從事的檔案工作結(jié)合起來(lái)，確保檔案工作始終沿著正確方向發(fā)展。

1.2 加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升專(zhuān)業(yè)能力

強(qiáng)化檔案法律、法規(guī)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，原原本本學(xué)習(xí)、逐條逐段領(lǐng)悟，把知識(shí)學(xué)扎實(shí)學(xué)牢固，不斷提高專(zhuān)業(yè)能力，將檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定及相關(guān)要求結(jié)合實(shí)際思考，落實(shí)到企業(yè)檔案制度建設(shè)、檔案整理、利用、編研、檔案宣傳等日常管理工作中，精準(zhǔn)把握新時(shí)代檔案工作的規(guī)律與特點(diǎn)，積極探索新形勢(shì)下做好檔案工作的新思路新辦法，立足當(dāng)前工作、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能、擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，提高服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)各部門(mén)開(kāi)展相關(guān)問(wèn)題研究提供支持和便利。

2 聚焦檔案管理體系建設(shè)，為檔案管理工作提供依據(jù)

2.1 建立質(zhì)高有效的檔案管理制度

1）健全檔案管理制度。企業(yè)基本檔案管理制度主要有：企業(yè)檔案工作規(guī)定，它是企業(yè)檔案工作的基本要求；管理類(lèi)檔案管理制度、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度、設(shè)備檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、干部職工檔案管理制度、實(shí)物檔案管理制度等。

2）建立制度遵循原則：一是合法原則。制訂制度要遵守憲法和法律，符合黨和國(guó)家的方針、政策，符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，如《檔案法》和《實(shí)施辦法》，《歸檔文件整理規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）《干部人事檔案工作條例》等對(duì)應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案規(guī)范要求。二是講求實(shí)際，注重實(shí)效。檔案管理制度應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求、歸檔控制措施、組卷及著錄要求、檔案利用等具體的實(shí)施細(xì)則和可操作性的規(guī)定內(nèi)容，具有針對(duì)性、可行性和實(shí)效性。三是嚴(yán)格程序，強(qiáng)化執(zhí)行。制度建立不能流于形式寫(xiě)在紙上、貼在墻上、鎖在抽屜里，按程序嚴(yán)格執(zhí)行，確保制度運(yùn)行暢通。

2.2 編制科學(xué)穩(wěn)定的分類(lèi)方案

1）科學(xué)設(shè)置分類(lèi)方案。分類(lèi)方案是企業(yè)檔案分類(lèi)的依據(jù)，立足企業(yè)檔案業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)范圍，編制科學(xué)、切實(shí)可行的檔案分類(lèi)方案。企業(yè)檔案分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)由編制說(shuō)明、類(lèi)目表、類(lèi)別號(hào)三部分組成。一級(jí)類(lèi)目設(shè)置可參照1991年7月4日發(fā)布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》規(guī)定和本企業(yè)檔案管理制度設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，也可參照2010年1月1日實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的附錄中規(guī)定的類(lèi)目名稱(chēng)和順序，根據(jù)需要，在十個(gè)一級(jí)類(lèi)目的基礎(chǔ)上適當(dāng)增減、補(bǔ)充適合本企業(yè)的一級(jí)類(lèi)目，如根據(jù)實(shí)際，增設(shè)實(shí)物檔案、合同檔案、客戶(hù)資信檔案等。再按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置二級(jí)類(lèi)目。

2）分類(lèi)方案遵循原則：一是要有針對(duì)性，主要以企業(yè)全部檔案為對(duì)象，符合特定的性質(zhì)和特點(diǎn)。二是要有嚴(yán)密邏輯性。檔案分類(lèi)在橫向上具有平行關(guān)系，即同位類(lèi)的關(guān)系，同位類(lèi)之們是互相排斥的并列、平行關(guān)系，不能交叉重復(fù)，如一級(jí)類(lèi)目的管理類(lèi)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案之間就是同位類(lèi)關(guān)系；在縱向上具有從屬關(guān)系，即上位類(lèi)和下位類(lèi)的關(guān)系，上位類(lèi)包含下位類(lèi)，下位類(lèi)是上位類(lèi)的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。三是要保持相對(duì)穩(wěn)定性，不宜經(jīng)?；蝾l繁地更改分類(lèi)方法和分類(lèi)體系，必須在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定，形成固定模式。如果分類(lèi)變化，引起排架、編號(hào)等相關(guān)業(yè)務(wù)工作的一系列變化，甚至導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)；四要體現(xiàn)分類(lèi)方案類(lèi)目體系的可擴(kuò)充性。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍和工作重點(diǎn)在不斷發(fā)展變化，檔案也隨之變化，檔案內(nèi)容擴(kuò)充和更新，方案不但要有足夠的容量，類(lèi)目設(shè)置要能體現(xiàn)容納檔案的全部?jī)?nèi)容，有一定的自由度和靈活性。

3 聚焦檔案基礎(chǔ)管理，提升館藏檔案質(zhì)量

企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作基本內(nèi)容主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案收集齊全。檔案收集是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和起點(diǎn)，做好收集工作是企業(yè)檔案工作整體建設(shè)最基本的保證，收集材料質(zhì)量直接影響到企業(yè)檔案是否齊全完整與系統(tǒng)準(zhǔn)確。收集內(nèi)容：一是常規(guī)性集中收集。按檔案部門(mén)按企業(yè)檔案管理制度規(guī)定，系統(tǒng)、批量地從各職能部門(mén)收集。如管理類(lèi)檔案一般在辦理完畢后的第二年一季度歸檔，建設(shè)項(xiàng)目檔案前期文件在工作結(jié)束時(shí)歸檔，施工文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后歸檔；二是及時(shí)性零星收集。包括由于歷史原因、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等，單位內(nèi)部散存在個(gè)別人手中的文件，領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件等；三是重點(diǎn)跟蹤收集。主要針對(duì)重要環(huán)節(jié)、重大活動(dòng)、重要會(huì)議、關(guān)鍵階段等產(chǎn)生的文件，確保應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。確保收集的檔案齊全完整、質(zhì)量?jī)?yōu)良。

檔案整理規(guī)范。檔案整理是指按照一定的原則與方法，對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、排列和科學(xué)編目的一項(xiàng)工作，是維護(hù)檔案完整、系統(tǒng)、安全的重要手段，是實(shí)現(xiàn)檔案有效利用的基本途徑，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。遵循保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

檔案鑒定準(zhǔn)確。一是應(yīng)歸檔材料從完整性、準(zhǔn)確性和保存價(jià)值幾個(gè)方面進(jìn)行鑒定，一是對(duì)庫(kù)存已過(guò)保管期限的檔案材料從保管價(jià)值方面進(jìn)行鑒定。通過(guò)鑒定，有利于提高庫(kù)藏檔案質(zhì)量，有效發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益；有利于減輕庫(kù)藏和管理工作壓力，提高檔案工作效率。

檔案保管安全，以減少對(duì)企業(yè)檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整與安全，延長(zhǎng)企業(yè)檔案的壽命為原則。提供良好的保管條件，如庫(kù)房管理、配置的設(shè)施設(shè)備，采取保護(hù)措施，如保密、防盜和安全檢查、特殊材料存放、庫(kù)房進(jìn)出管理等。

檔案統(tǒng)計(jì)真實(shí)?？茖W(xué)管理是建立在對(duì)各種檔案工作情況進(jìn)行基本統(tǒng)計(jì)和定量分析的基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，了解企業(yè)的檔案藏量，探索檔案工作的發(fā)展方向，從中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，探索工作規(guī)律，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，更好地開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，更好地為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，提高企業(yè)檔案管理水平。因此統(tǒng)計(jì)必須實(shí)事求是，遵循客觀真實(shí)、科學(xué)規(guī)范和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的要求。

4 聚焦檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理現(xiàn)代化

推動(dòng)新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展的“新四化”理念，信息化成為顯著特點(diǎn)，檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，檔案信息化程度是衡量一個(gè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。部分企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒(méi)有檔案管理功能，檔案信息化未能跟上企業(yè)信息化的整體步伐，造成檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及其他管理工作脫節(jié)，影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)充分考慮幾個(gè)方面：一是符合國(guó)家檔案局制定并頒發(fā)的有關(guān)文件規(guī)定，檔案行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；二是具有數(shù)據(jù)加工、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、系統(tǒng)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，做到易維護(hù)、易管理、易操作并具有擴(kuò)展和升級(jí)的能力；三是建立良好的安全保障機(jī)制，便于全方位監(jiān)控，整個(gè)系統(tǒng)靈活、穩(wěn)定和可靠運(yùn)行，做到數(shù)據(jù)安全、保密性好、系統(tǒng)安全；四是合具備統(tǒng)一的管理平臺(tái)，提供分層次的管理手段，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

5 聚焦檔案編研成果，高質(zhì)量服務(wù)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案部門(mén)以庫(kù)藏企業(yè)檔案為對(duì)象，通過(guò)匯集、編撰等方式，編制成各種可供利用的研究成果，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)提供利用服務(wù)的一種高級(jí)形式。通過(guò)編研成果提供利用，向企業(yè)廣大用戶(hù)提供服務(wù)，是一種化被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)方式，可以使利用者異地共享，檔案的利用范圍更加廣泛，可以避免檔案原件的損毀和流失，有利于檔案原件的保護(hù)，提高企業(yè)檔案室工作水平。檔案文件匯編，如發(fā)文匯編，會(huì)議文件匯編，重要文件匯編以及工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)匯編等；企業(yè)大事記，組織機(jī)構(gòu)沿革等，根據(jù)庫(kù)藏檔案的家底，以充分發(fā)揮檔案信息的現(xiàn)實(shí)效用為原則，編制出最能全面反映企業(yè)真實(shí)情況的各種編研成品。針對(duì)重大問(wèn)題，持續(xù)編報(bào)各類(lèi)檔案參考專(zhuān)報(bào)，為有關(guān)重大專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)提供檔案利用服務(wù)，發(fā)揮檔案資源合優(yōu)勢(shì)，服務(wù)迎接建黨100周年等重大節(jié)慶紀(jì)念活動(dòng)。