對鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的相關探討

張君貴

（沂水縣高橋鎮(zhèn)便民服務中心檔案站，山東 臨沂 276411）

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關運行期間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案是形成的各項管理類型文件材料，一般情況下，以紅頭文件為主，文種類型涉及了通知、意見和報告以及統(tǒng)計表格制定等。在該項階段中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的實施直接決定了鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作是否能夠有效開展，同時也對鄉(xiāng)鎮(zhèn)穩(wěn)定性有著非常大的影響。所以，必須做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案監(jiān)督管理工作，制定完善策略，引進合理方式，進而促使文書檔案管理工作規(guī)范性開展。

1 對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問題的分析

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作實際開展過程中還存在著各種各樣的問題，比如重視程度不高，部門之間合作力度不足，信息化水平較低，相關人員的技能不高，整體功能無法體現(xiàn)出來，完全限制了鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的良好開展。在本篇文章中，主要對相關問題進行了分析，具體如下所示。

1.1 尚未加大重視程度，思想上存在偏差，各項部門銜接和溝通力度不足

當前階段，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展期間，包含的環(huán)節(jié)較多，各項環(huán)節(jié)具備繁瑣性和復雜性的特征，其中涉及了各項檢查和考核作業(yè)等，在巨大壓力之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層人員逐漸忽視了文書檔案管理工作的實施，覺得該項工作并沒有什么用處，起到的作用不高，因此不需要開展。而管理層領導思想方面也存在著偏差，覺得該項工作和計劃生育以及發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設等方面相比較來看不可以相提并論，該項工作可有可無。然而實際上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作并不是想象中的那么簡單，而是處于各個部門之中，對于各項部門提出了嚴格的要求，需要各項部門加深銜接以及合作和溝通力度，以此高效率開展檔案管理工作，確保檔案的準確性以及完善性。不過有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門中均忙著開展自身的業(yè)務，完全忽視了文書檔案收集以及管理工作的實施，甚至還有的部門為了自身應用起來方便，并不愿意將相關的文書檔案統(tǒng)一交由檔案人員加以保存，導致檔案管理工作處于止步不前的狀態(tài)。在文書檔案管理工作開展期間，有的文書檔案不具備完善性，很多資料不齊全，在應用這些資料的時候，還需要找有關部門進行補充，致使文書檔案管理工作的實效性下降，面臨的歸檔整理文書檔案數(shù)較多，這樣一來，便增加了文書檔案管理工作實施的困難。

1.2 文書檔案管理人員自身技能和水平有待增強

鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作繁瑣且復雜化，大多數(shù)人員一人身兼多個職位，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室內只有兩三名人員，所面臨的工作非常多，壓力大，因此難以從中抽選專門的人員對文書檔案管理加以整理。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理人員來講，一般由黨政辦等部門人員擔任的，該項人員既需要做好手中的工作，還負責平時的文件收發(fā)以及后勤保障等，在這一現(xiàn)狀中，檔案管理人員難以將時間落實于文書檔案管理環(huán)節(jié)中，長時間下來的話，形成了各種各樣的問題，比如收集范圍不廣泛，收集效率低下，文書材料的作用難以體現(xiàn)出來等。

1.3 文書檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學技術的不斷創(chuàng)新和改進，互聯(lián)網(wǎng)技術日益完善，其被廣泛應用到了各項領域內，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位等，均達到了辦公自動化的目的，工作進度加快，質量得到增強。在該項背景下，也可以借助計算機以及網(wǎng)絡等技術完成文書檔案文件生成作業(yè)?？墒菑泥l(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案工作實際開展現(xiàn)狀看出，雖然信息化建設日益完善，可是因為管理文書檔案采取的設備不規(guī)范，比較滯后，發(fā)揮的效果不佳，所以阻礙了檔案管理工作的良好實施。

1.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務功能有待拓展和延伸，完全限制了社會方面的影響

現(xiàn)階段，我國文書檔案管理人員對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的認識依舊處于重視保管而忽視利用等方面，沒有加大文書檔案信息資源利用程度，也沒有有效提升利用率，或者是不愿意大力對檔案資源加以開發(fā)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理過程中，既需要有效調整和規(guī)劃鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，還必須加大監(jiān)督指導力度，這是因為該項工作產(chǎn)生的作用極高，屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)中的一項綜合性信息利用機構，可以將服務群眾、服務社會以及服務機關的效果更好的呈現(xiàn)出來?？墒菑哪壳拔臅鴻n案部門實際工作現(xiàn)象來看，完全不注重文書檔案信息的探索和研究，檔案工作宣傳力度不足，所以到最后鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的重要性難以呈現(xiàn)出來。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的完善策略

文章內結合以上分析的相關問題提出了完善策略，以此提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理效率，確保整體質量和完善性。

2.1 摒棄滯后理念，加強重視程度，加深各項部門之間的溝通和合作力度

思想作為行動的一項指導標準，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作開展期間起著極高的作用，在實施鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作期間，要求管理層樹立正確的思想理念，摒棄滯后意識，正確了解到做好該項工作的必然性，突破原有文書檔案管理工作可有可無的錯誤理念，將關注點放在該項工作內。從一方面進行分析，鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層領導需要樹立正確的理念，將文書檔案管理工作放在首位，加大對該項工作的投入力度，結合實際情況成立專業(yè)性的文書檔案管理室。另外一當面，檔案管理人員大力對文書檔案加以宣傳，領導方面給予相應的重視，激發(fā)全體員工的參與性和積極性。其次，高效率實施鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的關鍵在于加深各項部門之間的合作力度和溝通，文書檔案內包含了諸多價值性高的檔案，可是因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門忙著開展自身工作，完全不重視文書檔案的管理，尚未制定健全的管理制度。所以，必須扭轉該項局面，有效處理各項部門之間的關系，保持協(xié)調性，改善和創(chuàng)新文書檔案結構，增強質量。

2.2 提升檔案文員的工作管理技能和水平

管理層重視程度和文員工作滿意程度有著密切的聯(lián)系性，基于此，對于文書檔案管理人員來講，需要大力提升自身技能和水平，加深各項知識點的掌握程度，培養(yǎng)專業(yè)能力，將主觀能動性全面的體現(xiàn)出來。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作也產(chǎn)生了相應程度的改變，除了對文書檔案管理人員提出了非常嚴格的要求之外，還進一步創(chuàng)新和改進了管理方式。所以，文書檔案管理部門需要舉辦培訓工作，創(chuàng)新人員知識點，增強業(yè)務能力，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案得到全面管理。落實完善的崗位責任制度，在健全檔案設施以及強化業(yè)務監(jiān)督管理的基礎上增強檔案管理質量，發(fā)揮出檔案本身的價值。

2.3 全面宣傳文書檔案管理工作的重要性

首先，從各項鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層對子鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式大力宣傳，主要是對管理層領導加以普及，盡可能加強領導對檔案管理工作的重視程度，其中，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作重視程度較低的主要原因是因為覺得沒有必要開展該項工作，開展作用不高，但是需要清楚了解到的一方面是，一旦沒有加強文書檔案管理工作宣傳力度的話，必定會阻礙后期工作良好開展，所以，就需要為管理層提供價值性高的檔案信息，扭轉管理層覺得文書檔案沒有那么重要的理念，經(jīng)過不斷強化，領導也將會樹立正確的理念。在結合實際情況宣傳檔案的基礎上積極鼓勵文書檔案管理人員參與到檔案工作會議中，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位對于檔案工作有著全新的認識。

2.4 做好平時的收集工作

收集工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員實施文書檔案管理工作的重點，同時也可以為其他環(huán)節(jié)穩(wěn)定開展奠定堅實的基礎。前期階段中的檔案文件實際收集現(xiàn)象決定了檔案管理質量的提升，對于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員來講，需要全面掌握收集歸檔要點，將所需要歸檔的文件相互整合到一起。不過由于文員崗位有著一定的局限性，因此難以全面掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作實際開展現(xiàn)象，這就需要依照難度總結完善和改進需要歸檔的文件，在平時的工作中收集日常治療，尤其是十分零散和專門的文件來講，務必加大收集力度，為后期工作開展提供良好的依據(jù)。

2.5 增強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案信息化管理水平

要想實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理水平的提升，就應當引進現(xiàn)代化的管理方式，結合計算機技術以及網(wǎng)絡信息化技術實施作業(yè)，將其落實于文書檔案管理階段中，發(fā)揮出一定的效果。為了達到信息化文書檔案管理目標，還需要將關注點放在文書檔案數(shù)據(jù)庫建設方面，保持數(shù)據(jù)格式的規(guī)范和統(tǒng)一性，共享各項信息數(shù)據(jù)，為開發(fā)信息奠定堅實的基礎。而且制定健全的自我管理體系，明確相關目標，落實規(guī)范性流程。

3 結語

從以上論述來看，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作實施期間還存在著各種各樣的問題，具體表現(xiàn)為重視程度較低，各項部門之間協(xié)調不到位，文書檔案管理人員自身技能和水平不高，掌握的知識點少之又少，尚未樹立正確的管理理念等。對此，就需要結合存在的問題制定出完善的應對措施，加深鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層對于該項工作的重視程度，制定完善管理體系加深各項部門之間的溝通以及銜接程度，構建專業(yè)性強且經(jīng)驗豐富的文書檔案管理團隊，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理效率，促使該項工作得到高質量開展。