殯葬檔案管理現(xiàn)狀與建議

姜 坤

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

殯葬工作是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，殯葬是社會(huì)活動(dòng)的重要組成部分。殯葬檔案記載了逝者的基本信息，同時(shí)記錄了遺體接運(yùn)、存放、冷凍和火化骨灰安置等基本情況。由于歷史原因，殯葬檔案的管理還存在于手工登記，紙制保管狀態(tài)。紙制檔案不利用長(zhǎng)期保管與儲(chǔ)存，特別是信息化時(shí)代下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案管理模式詬病頗多，特別是殯葬服務(wù)，骨灰安葬、信息查詢、服務(wù)渠道以及網(wǎng)絡(luò)陵園等一系列服務(wù)上給很多市民及相關(guān)機(jī)構(gòu)帶來諸多不便，這也在一定程度上影響了殯葬檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技水平的日益提升，人民群眾對(duì)殯葬認(rèn)知水平越來越高，對(duì)殯葬檔案質(zhì)量要求也越來越高。如何將殯葬檔案管理與新時(shí)代同進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)人民群體需求最大化是當(dāng)前殯葬部門應(yīng)該最為關(guān)心的問題。因此，本文針對(duì)殯葬檔案管理現(xiàn)狀，提出一些意見與建議。

1 研究對(duì)象

本文中，研究對(duì)象為殯葬部門管理的檔案。

2 研究方法

筆者調(diào)取了某殯葬管理部門近百份檔案進(jìn)行了研究分析，對(duì)逝者家屬進(jìn)走了走訪，對(duì)一些利用殯葬信息的機(jī)構(gòu)及檔案管理者進(jìn)行了了解，來分析目前檔案管理工作方式方法及存在的問題，并針對(duì)問題提出相應(yīng)改進(jìn)的方法和建議。

3 殯葬檔案特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，民政部門對(duì)殯葬檔案管理逐步進(jìn)入了信息化、系統(tǒng)化管理模式，殯葬檔案已初具信息化建設(shè)模樣，檔案管理不再是紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單記載，而是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的交互通用，數(shù)據(jù)共享，如對(duì)低保、高齡、兩殘、退役軍人以及社保人員等的生存與死亡信息對(duì)比中，殯葬檔案信息發(fā)揮著重要作用。但在具體操作中，殯葬檔案管理模式依然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，存在著一定的弊端。

4 殯葬檔案存在的問題

1）各層面重視不足。通過綜合調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多人（包括單位的領(lǐng)導(dǎo)、員工及當(dāng)事人）對(duì)殯葬檔案并不了解，也不知道其存在的意義，一些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)殯葬檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻，認(rèn)為既然逝者已逝，檔案存在與否并不重要。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作處于殯葬部門的邊緣與末梢，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作也是得過且過。這就造成了殯葬檔案管理工作的混亂，如在眾多紙質(zhì)檔案中很難及時(shí)找出所需檔案資料，如檔案材料因無法共享不能及時(shí)為相關(guān)部門提供檔案信息，造成了查找和檢索困難，出現(xiàn)了檔案利用率低等問題。

2）檔案管理制度不健全。部分殯葬機(jī)構(gòu)檔案管理缺乏制度建設(shè)，有的即使建立了規(guī)章制度，但內(nèi)容不夠完善，使得檔案管理沒有抓手。有的殯葬機(jī)構(gòu)各項(xiàng)檔案制度內(nèi)容相對(duì)完善，但通常為了應(yīng)付上級(jí)檢查，許多工作人員抱著僥幸的心理，在制度執(zhí)行時(shí)，經(jīng)常打折扣，使得殯葬檔案工作有章而難以遵循。由于以上原因，使得檔案管理松散、混亂。

3）檔案信息化建設(shè)水平有待提高.一個(gè)具備了良好的軟硬件設(shè)施的檔案信息化辦公室，將有利于檔案工信息化進(jìn)度的速度與質(zhì)量，這就要求檔案部門要及時(shí)規(guī)范網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字、規(guī)范化、電腦等方面軟硬件建設(shè)，利用電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開拓檔案信息化建設(shè)水平，拓展服務(wù)的新渠道，以利于加快檔案信息化管理進(jìn)程。但一些殯葬部門依托局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，但服務(wù)形式較為單一，信息化內(nèi)容有待完善。

4）缺乏專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案工作是一項(xiàng)枯燥乏味的工作，歷來不受工作人員喜歡，加之領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，檔案管理多為非檔案專業(yè)的轉(zhuǎn)行人員，雖然他們對(duì)專業(yè)工作有豐富經(jīng)驗(yàn)，但受檔案工作認(rèn)知影響及檔案管理專業(yè)理論水平所限，思想觀念轉(zhuǎn)變需要一定時(shí)間與過程，致使檔案研究不夠深入，客觀上影響了檔案工作效率和檔案成果的利用。而一些剛參加工作人員在管理檔案時(shí)難以沉下心來，而一些真正研究檔案工作的人也會(huì)被迅速調(diào)往其他工作崗位，從而使得檔案管理陷入“死循環(huán)”。

5）資金投入不足。一些殯葬機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理投入不足，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備陳舊、匱乏，設(shè)備老化，使得操作能力受限；軟件更新不足，有的雖然引入軟件系統(tǒng)但得不到開發(fā)利用，使得檔案檔案信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢。

5 提出幾點(diǎn)建議

筆者認(rèn)為，殯葬部門應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，做好本部門檔案宣傳工作，確保檔案規(guī)范有序。

1）提高重視工作程度。部門領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，提高對(duì)殯葬檔案工作的重視程度，要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來規(guī)范殯葬檔案工作。同時(shí)要提升殯葬檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作是民生工作的一部分內(nèi)容，是為群眾辦實(shí)事的一項(xiàng)重要工作。同時(shí)，加大殯葬檔案管理宣傳力度，使得殯葬部門全體員工意識(shí)到殯葬檔案管理的重要性，充分調(diào)動(dòng)他們工作中的積極性和能動(dòng)性，為創(chuàng)建良好的檔案管理工作氛圍提供有力支持。

2）規(guī)范檔案管理。在進(jìn)行殯葬檔案管理過程中，為了保證管理的規(guī)范性，需要對(duì)逝者的銷戶證明、火化證 明、死亡證明，戶口本身份證等基本材料收集齊全，將火化過程填制的家屬簽字表統(tǒng)一整理放入歸檔材料中，保證材料的真實(shí)性和齊全性，實(shí)現(xiàn)殯葬檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及美觀化。對(duì)殯葬基本資料應(yīng)該予以妥善的保管，特別是在信息化的時(shí)代，應(yīng)建立檔案信息化管理模式，利用電腦網(wǎng)絡(luò)保存、共享殯葬信息，這樣既減少成本，又使資料保存得更為完善，為檔案事業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

3）善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)處理新時(shí)代檔案工作。當(dāng)前殯葬檔案管理不僅是紙質(zhì)材料的保存與收藏，更重要的是檔案資料的公開與共享，使得檔案信息得到開發(fā)與利用。因此，殯葬管理部門要引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，建立完善的殯葬檔案管理系統(tǒng)，，在相關(guān)單位進(jìn)行查詢利用數(shù)據(jù)時(shí)，需要簽署數(shù)據(jù)保密協(xié)議后方可提供相關(guān)數(shù)據(jù)。在檔案服務(wù)方式上，殯葬檔案部門應(yīng)開展檔案信息主動(dòng)推送等便民服務(wù)方式，讓老百姓不出家門就能享受到檔案信息服務(wù)，從而提升管理的效率，保證殯葬檔案管理的質(zhì)量。

4）提高檔案管理員素養(yǎng)。改變檔案管理人員構(gòu)成、提高管理人才隊(duì)伍素質(zhì)，是促進(jìn)檔案工作健康進(jìn)步的重要舉措。要加強(qiáng)殯葬檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)水平與專業(yè)服務(wù)能力，從而進(jìn)一步提升檔案管理的水平。作為殯葬檔案管理的人員，應(yīng)該注意提高自己的工作素質(zhì)，要認(rèn)識(shí)到工作的重要程度，要提高自己的工作水平，在將殯葬檔案分門別類的整理好，保證相關(guān)資料完整性的同時(shí)，不斷更新知識(shí)水平，提高用好網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)殯葬檔案數(shù)據(jù)的共享應(yīng)用的本領(lǐng)導(dǎo)。

5）加大資金支持力度。要多與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報(bào)，強(qiáng)調(diào)殯葬檔案工作的重要性，爭(zhēng)取資金支持，完善檔案室及各項(xiàng)檔案設(shè)備的更新改造，引入先進(jìn)的檔案設(shè)備，加大軟件系統(tǒng)的資金投入，保障檔案管理人員福利待遇，使得檔案管理質(zhì)量更上一個(gè)抬階。

6）完善殯葬檔案管理機(jī)制。進(jìn)一步完善殯葬檔案管理制度，如檔案管理人員考核機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提升實(shí)際工作效率，推動(dòng)殯葬檔案信息化建設(shè)。如定期信息核對(duì)制度，隨著年份的增加，殯葬檔案信息數(shù)量龐大，要定期進(jìn)行核對(duì)，對(duì)出現(xiàn)問題的信息要及時(shí)查找原因，及時(shí)采取有效補(bǔ)救措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提升服務(wù)水平。如建立檔案安全保密制度，加強(qiáng)檔案信息的保密管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為。

殯葬工作是一項(xiàng)特殊工作，具有很強(qiáng)的服務(wù)性，在殯葬工作中引入殯葬檔案管理不僅提高了服務(wù)水平，也提升了殯葬事業(yè)發(fā)展水平?？傊?，殯葬檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)久的持續(xù)性工作，需要?dú)浽岵块T認(rèn)真對(duì)待，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，提升服務(wù)水平，按照實(shí)際工作不斷提高檔案信息化建設(shè)水平。