事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策

周曉茜

（山東省京劇院，山東 濟(jì)南 250013）

1 檔案管理工作的重要性

在事業(yè)單位日常工作的過程中，人事檔案管理工作至關(guān)重要，人事檔案管理質(zhì)量直接影響到單位未來的發(fā)展，這也是優(yōu)化內(nèi)部管理工作的前提。人事檔案記錄著單位內(nèi)部人員的發(fā)展信息，能夠有效展示單位價值的關(guān)鍵所在，人事檔案的記載和人事檔案服務(wù)能夠提高員工對單位的認(rèn)同感。同時，人事檔案能夠?qū)挝粌?nèi)部人員的各種信息進(jìn)行記錄跟蹤，對于單位運營與管理來講能夠提供一定的參考依據(jù)[1]。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 缺少服務(wù)意識

在目前事業(yè)單位檔案管理的過程中，部分檔案管理人員的服務(wù)意識不足，面對咨詢和求助，往往不能夠給予切實可行的幫助和指引，導(dǎo)致檔案處理工作效率低下，人們在使用檔案的過程中滿意度較低。另外，部分檔案管理工作者的職業(yè)道德有待改進(jìn)，面對一些復(fù)雜的檔案工作，不能夠按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行有效處理，從而對用戶造成了困擾[2]。

2.2 重視程度不到位

檔案中包含著事業(yè)單位內(nèi)部人員的各種重要信息，因此檔案信息對于單位發(fā)展來講至關(guān)重要，是人事工作信息記載的主要媒介。從實際的人事檔案管理工作現(xiàn)狀看來，大部分單位對于人事檔案的重要性不具備足夠的認(rèn)識，單純認(rèn)為人事檔案只是對內(nèi)部檔案資料的收集整理和儲存，并不能夠真正對人事檔案管理工作投入足夠的人員和設(shè)備，最終使得人事檔案信息無法發(fā)揮價值[3]。

2.3 檔案管理人員建設(shè)落后

部分單位的檔案管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，沒有進(jìn)行過系統(tǒng)化的檔案工作學(xué)習(xí)以及就業(yè)培訓(xùn)，這導(dǎo)致在工作過程中存在眾多的失誤，例如，檔案材料收集與整理之后就放置在了角落，缺乏系統(tǒng)性地分析和后續(xù)利用。另外，檔案管理人員的整體年齡結(jié)構(gòu)相對較大，所掌握的知識比較老舊，檔案管理專業(yè)知識整體較為缺乏，檔案管理工作效率低下，不能夠跟上時代的步伐。最后，檔案部門的人才培養(yǎng)體系不夠健全，沒有定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檔案管理工作者無法掌握最新的工作理念和工作方法。

2.4 人事檔案管理信息化進(jìn)度較慢

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)越來越重視信息化的發(fā)展，但是，仍然有很多事業(yè)單位對于檔案的重視嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的過程較為緩慢，形式跟不上進(jìn)度，進(jìn)度跟不上變化。目前，在開展人事管理工作的過程中，傳統(tǒng)實體檔案管理模式占據(jù)的空間相對較大，利用紙質(zhì)檔案來對相關(guān)的信息資源進(jìn)行保存仍然是常見的存儲手段。事業(yè)單位的人事檔案調(diào)動情況較多，檔案數(shù)量不斷加大，對空間的占有率也越來越多，然而對于計算機(jī)的應(yīng)用只是停留在初級階段，現(xiàn)代化的管理手段整體處于落后狀態(tài)，人事檔案管理工作效率普遍較為低下。

3 新形勢下檔案管理創(chuàng)新服務(wù)策略

3.1 完善檔案管理工作體系

單位對檔案管理的主要目的是掌握真實的人事信息資料，并對這些信息資料進(jìn)行開發(fā)和利用，為單位未來發(fā)展提供一定的參考與借鑒，所以單位必須要重視檔案管理，為單位發(fā)展提供依據(jù)。在檔案管理工作開展過程中，建立完善的檔案工作制度是保證單位運行和發(fā)展的關(guān)鍵所在，因此單位必須要加強(qiáng)對于檔案管理服務(wù)體系的優(yōu)化，保證檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。要把好檔案的收集歸檔關(guān)，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度收集和保存檔案，當(dāng)檔案被移交到綜合檔案室之后，審查人員應(yīng)當(dāng)逐條對進(jìn)庫的檔案檢查，尤其審查檔案的規(guī)范性和完整性，另外，需要根據(jù)需要對檔案進(jìn)行重分組、編目和裝訂。其次，借助于互聯(lián)網(wǎng)、云平臺等手段，建立文檔一體化的管理網(wǎng)絡(luò)，將文書的登記、轉(zhuǎn)運以及文檔的收集、整理、歸檔集合在一起進(jìn)行管理[4]。

3.2 重視檔案管理信息化

在檔案管理的過程中，我們必須要重視檔案管理逐步向信息化進(jìn)展，使其能夠?qū)M織發(fā)展提供重要的推動作用。領(lǐng)導(dǎo)層要重視信息化假設(shè)，提高檔案管理工作的地位，并注重人力和財力的支持，除此之外，要加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理方式的有效運用，鼓勵工作人員建立終身學(xué)習(xí)的工作理念，跟隨時代發(fā)展的步伐，不斷提升自我，能夠熟練地操作相關(guān)的軟件。要通過計算機(jī)建立相關(guān)的人事檔案信息庫，并注重對檔案信息資源的不斷開發(fā)與利用，對組織干部隊伍進(jìn)行培訓(xùn)，保證組織干部人事檔案管理工作水平的不斷提升[5]。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案工作開展的過程中，必須要做到以人為本，注重員工的素質(zhì)提升，既需要提升思想認(rèn)知，又需要提高他們操作計算機(jī)的水平。在新形勢發(fā)展的背景下，我們要充分了解人事檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用，確保每一位工作人員恪守人事檔案管理紀(jì)律。要提高自身辨別是非的能力，全身心投入到檔案管理工作中，并嚴(yán)格遵守檔案法中的相關(guān)法律，保證檔案的機(jī)密性，樹立良好的職業(yè)道德，從而全心全意的為人民服務(wù)。檔案管理工作自身的專業(yè)性相對較強(qiáng)，組織內(nèi)部的檔案管理工作人員必須要積極的接受相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)，并掌握專業(yè)的理論，適應(yīng)新時期知識和技術(shù)，能夠主動地學(xué)習(xí)新的知識，拓展自身的知識面，保證個人學(xué)歷層次的有效提升，同時也要具備解決問題的能力。

3.4 拓展組織的服務(wù)領(lǐng)域，培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識

在時代變更發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員必須要解放自身思想，改變過去較為被動的工作模式，向主動管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提高人事檔案管理工作以及其他各項工作之間的關(guān)聯(lián)性。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式與當(dāng)前的管理模式要求存在著一定的差異，所以組織內(nèi)部的檔案管理人員必須要善于比較和分析，按照相關(guān)要求對人事檔案管理辦法進(jìn)行深入研究，推動組織人事檔案管理水平的提升。

綜上所述，檔案管理工作有重要價值，我們不僅僅要將單位內(nèi)部人員的基本信息進(jìn)行管理，同時也要對職稱、考核、工作崗位變動、獎懲經(jīng)歷等進(jìn)行掌握，這對職工在單位內(nèi)部的發(fā)展有重要指導(dǎo)性意義，也是開展各項活動的基本依據(jù)。必須要在新形勢下重視檔案管理工作，結(jié)合實際解決當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)的目標(biāo)。