交通運(yùn)輸檔案管理中的問(wèn)題及優(yōu)化策略之研究

鄧 毅

（玉林市交通運(yùn)輸局，廣西 玉林 537000）

在交通運(yùn)輸管理中，檔案管理是其最重要的環(huán)節(jié)[1]。交通運(yùn)輸檔案不僅可為交通運(yùn)輸行業(yè)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)依據(jù)，還可將交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展情況直接反映出來(lái)。近年來(lái)，隨著交通運(yùn)輸檔案的增多，檔案破損及數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象已屢見(jiàn)不鮮，此種問(wèn)題的發(fā)生增加了后期交通運(yùn)輸檔案管理工作的難度。因此，為了提高交通運(yùn)輸檔案管理的水平，降低管理難度，交通運(yùn)輸部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定合理的方案，使交通運(yùn)輸檔案管理工作可順利開(kāi)展。

1 交通運(yùn)輸檔案管理中的問(wèn)題

1.1 管理人員專業(yè)水平較低

交通運(yùn)輸檔案作為運(yùn)輸管理中重要的內(nèi)容，其管理工作的要求較高。目前，國(guó)內(nèi)交通運(yùn)輸檔案管理人員的專業(yè)水平均未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，且部分管理人員未了解檔案管理工作的重要性，在管理時(shí)也未存在相關(guān)的責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致交通運(yùn)輸檔案管理起來(lái)呈現(xiàn)分散化、雜亂化、無(wú)序化。多數(shù)檔案工作人員在管理時(shí)未持之以恒的進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，甚至部分檔案工作人員對(duì)此工作的理解只是收集歸檔，檔案管理工作浮于表面流于形式，并未深入了解檔案管理工作的意義。檔案工作人員專業(yè)水平較低，導(dǎo)致交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理雜亂無(wú)章，跟不上工作的實(shí)際需要，降低了交通運(yùn)輸檔案管理工作的效率和作用，一定程度上影響了交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展[2]。

1.2 檔案管理制度不完善

完善檔案管理制度可使檔案管理人員的工作規(guī)劃化、統(tǒng)一化。但目前國(guó)內(nèi)多數(shù)交通運(yùn)輸部門檔案管理制度依舊存在較多的問(wèn)題，例如檔案管理制度陳舊、檔案管理人員交接程序不標(biāo)準(zhǔn)，從而造成檔案管理人員工作散漫，且毫無(wú)紀(jì)律。而檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)不足，在檔案管理工作時(shí)對(duì)檔案的保存和處理較為隨意，為后期查閱檔案增加了難度，且檔案存放較為混亂，易出現(xiàn)檔案破損、數(shù)據(jù)丟失等情 況[3]。此外，交通運(yùn)輸部門雖制定了檔案管理制度，但檔案管理制度規(guī)章制度并不詳細(xì)，難以界定檔案管理的工作范圍，且無(wú)法保障檔案管理制度符合相關(guān)法規(guī)的要求。此類問(wèn)題的存在不僅會(huì)影響檔案管理的工作的開(kāi)展，還會(huì)阻礙其工作正常的運(yùn)行。

1.3 檔案管理工作方式落后

目前的時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)＋時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已難以滿足社會(huì)的需求。多數(shù)檔案管理工作人員因?qū)τ?jì)算機(jī)不熟悉，依舊采用紙質(zhì)檔案記錄的模式，導(dǎo)致其工作效率較低。且交通運(yùn)輸部門未根據(jù)自身工作實(shí)際構(gòu)建屬于自身特色的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低，檔案數(shù)據(jù)的安全性不能得到保障，浪費(fèi)了人力物力，難以發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)[4]。

2 交通運(yùn)輸檔案管理的重要性

2.1 滿足社會(huì)對(duì)交通運(yùn)輸管理的需求

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及人們生活水平的提高，社會(huì)大眾對(duì)交通運(yùn)輸管理的要求愈加嚴(yán)格規(guī)范。而不斷擴(kuò)大的交通基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模，為人們提供方便的交通條件的同時(shí)，交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一系列的數(shù)據(jù)、報(bào)告、審批等已經(jīng)成為交通運(yùn)輸管理的重要工作內(nèi)容，可以為日后工程項(xiàng)目建設(shè)的復(fù)核復(fù)查提供有力的支持。因此，提高交通運(yùn)輸檔案管理工作有利于促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的快速發(fā)展，也為人們的出現(xiàn)創(chuàng)造便利的條件。

2.2 保障交通運(yùn)輸業(yè)行政管理工作的順利開(kāi)展

交通運(yùn)輸檔案不僅可記錄交通管理制度，還可記錄并儲(chǔ)存交通行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。為了促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展及為交通運(yùn)輸制度的建立提供重要的數(shù)據(jù)信息，交通運(yùn)輸部門需加強(qiáng)檔案管理力度，以保障交通運(yùn)輸業(yè)行政管理工作的順利開(kāi)展。

2.3 為交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展提供平臺(tái)支持

交通檔案管理工作可記錄交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展過(guò)程。而交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案數(shù)據(jù)的支持。因此，交通運(yùn)輸檔案可保障運(yùn)輸行業(yè)工作的順利開(kāi)展，其在為交通運(yùn)輸業(yè)提供平臺(tái)支持的同時(shí)，還可促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的快速發(fā)展。

3 交通運(yùn)輸檔案管理中的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，提高檔案管理水平

隨著國(guó)內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，國(guó)內(nèi)各行各業(yè)都開(kāi)始實(shí)施信息化管理模式[5]。而在交通運(yùn)輸檔案中采用此種模式，可提高交通檔案的安全性，且方便整理歸類，同時(shí)可有效提高查找檔案的效率，避免了檔案破碎現(xiàn)象的發(fā)生。此外，由于檔案資料及數(shù)據(jù)全部保存在計(jì)算機(jī)中，若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)異常故障，則會(huì)造出現(xiàn)檔案丟失的情況，因此，為了減少此類情況的發(fā)生，交通運(yùn)輸部門在信息化的方案管理模式中，應(yīng)構(gòu)建屬于自身特色的管理系統(tǒng)，以便保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)，在記錄檔案數(shù)據(jù)及資料時(shí)，應(yīng)及時(shí)采用U盤或云盤備份相關(guān)資料，提高檔案的管理水平。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)，需設(shè)定合理考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員在提高自身專業(yè)水平的同時(shí)，能夠深刻認(rèn)識(shí)到自身工作的意義。此外，需加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，提高組織紀(jì)律，從根源上消除散漫、無(wú)紀(jì)律的行為，使檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)對(duì)待自身的工作，以便提升自身的檔案管理水平。最后，檔案人員在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，需加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)的法律法規(guī)有深刻的認(rèn)識(shí)，從根本上提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

3.3 完善檔案管理制度

為了提高管理人員的工作積極性及責(zé)任意識(shí)，需對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化及完善。在完善檔案管理制度的過(guò)程中，需交通運(yùn)輸部門結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定具有針對(duì)性的檔案管理制度，以保證檔案管理人員的工作效率可以進(jìn)一步提升。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好交通運(yùn)輸檔案管理工作可有效促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，但在管理過(guò)程中，需交通部門結(jié)合自身的特色制定合理的管理制度，并能跟隨時(shí)代的潮流，使用現(xiàn)代化技術(shù)將其結(jié)合起來(lái)，進(jìn)一步提高管理效率，避免檔案破損及數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生，從而為國(guó)內(nèi)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。