事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張 楊

（黑龍江省海林市退役軍人服務(wù)中心 黑龍江 海林 157100）

事業(yè)單位為了更好地提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)針對(duì)新時(shí)代檔案應(yīng)用的需要完善檔案管理的方式方法。本文主要分析事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，著力構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系，降低檔案管理的成本，提高檔案的整體質(zhì)量水平，在信息技術(shù)的輔助下提高檔案的實(shí)用價(jià)值。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1）管理人員專業(yè)性低。事業(yè)單位還缺乏專業(yè)的檔案管理工作體系，現(xiàn)有從事檔案管理人員的工作能力有限，有些檔案管理人員熟悉紙質(zhì)檔案管理的方式，不熟悉信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方法，檔案的實(shí)用效率較低，檔案的實(shí)用價(jià)值未能充分地發(fā)揮出發(fā)。一些事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)意識(shí)，不能經(jīng)常性的給檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案員的專業(yè)性低，檔案員難以適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作。為了保證檔案員在基層檔案管理崗位干出成績(jī)，還需要提高檔案員專業(yè)素養(yǎng)。

2）檔案管理意識(shí)較弱。目前，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視不足，檔案管理的創(chuàng)新性較低，未能形成全員重視和參與檔案管理的工作氛圍。有些事業(yè)單位檔案管理人員的工作態(tài)度消極，不能沉浸在基層檔案管理事業(yè)當(dāng)中，檔案管理操作的隨意性較大，未能基于信息化檔案管理的趨勢(shì)創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視不夠，未能給予檔案管理足夠的指導(dǎo)與評(píng)價(jià)監(jiān)督，不能督促各部門配合檔案管理工作，因此影響了檔案管理的效率，未能發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值。

3）檔案利用率待提高。事業(yè)單位檔案的實(shí)用價(jià)值體現(xiàn)不明確，事業(yè)單位檔案管理重存儲(chǔ)不重視使用，基層事業(yè)單位的檔案未能與地方檔案管理系統(tǒng)緊密的相聯(lián)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)用價(jià)值未能充分的體現(xiàn)出來(lái)。一些事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)放在檔案收集、存儲(chǔ)與管理上，不能開發(fā)檔案的實(shí)用價(jià)值，未能構(gòu)建科學(xué)化的檔案共享服務(wù)體系，不能針對(duì)重大決策與重要事項(xiàng)提高檔案數(shù)據(jù)資源。

4）缺少必要設(shè)備設(shè)施。事業(yè)單位檔案管理技術(shù)設(shè)備水平有限，檔案管理專業(yè)設(shè)備不足，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備僅僅滿足常規(guī)紙質(zhì)檔案管理的需要。由于缺乏檔案管理的智能化設(shè)備，導(dǎo)致檔案室不能做到自動(dòng)化控制。而且，很多事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)系統(tǒng)的結(jié)合不緊密，無(wú)法達(dá)到自動(dòng)化的存儲(chǔ)檔案，給檔案員造成較大工作負(fù)擔(dān)，不能提高檔案收儲(chǔ)的工作質(zhì)量。目前情況下還要開發(fā)專業(yè)的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案資源的配置科學(xué)性與有效性。

5）檔案管理制度落后。事業(yè)單位檔案管理規(guī)范建設(shè)的滯后，很多事業(yè)單位未能根據(jù)本單位的實(shí)用需要提高檔案管理工作的水平，檔案管理的科學(xué)化水平較低，檔案管理無(wú)章可循，檔案管理人員的創(chuàng)新性與主動(dòng)性較低。很多事業(yè)單位缺乏檔案管理升級(jí)計(jì)劃，未能明確年度或階段性重點(diǎn)，檔案管理指向性不明確。還有的事業(yè)單位未能基于信息化的特征修訂檔案管理制度，傳統(tǒng)的檔案管理方式阻礙了檔案管理工作的建設(shè)效率。很多事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)陳舊，檔案管理規(guī)范化水平較低，檔案處置的隨意性大，現(xiàn)有的檔案資源難以發(fā)揮實(shí)用價(jià)值。事業(yè)單位檔案管理的整體效率較低，檔案管理工作雜亂無(wú)章，查詢檔案的速度較慢，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足時(shí)代的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

1）提高檔案員的素質(zhì)。新時(shí)代必須高度的重視檔案管理工作，把事業(yè)單位檔案管理改革的重點(diǎn)放在培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍方面。首先，加強(qiáng)檔案管理人員的配置，提高檔案管理人員專業(yè)性，引進(jìn)專職檔案員，保證檔案員具備信息化背景下檔案管理的基本能力，懂得專業(yè)的檔案管理工作的操作方法。其次，基于事業(yè)單位檔案管理改革的需要加強(qiáng)檔案技術(shù)的培訓(xùn)工作，通過(guò)一系列專題講座、理論研討、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的方式提高檔案員的素養(yǎng)，激發(fā)檔案員的創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理的整體效率水平。第三，不斷加強(qiáng)檔案管理員的績(jī)效激勵(lì)，在有效評(píng)估檔案員工作水平的基礎(chǔ)上，指出檔案員自主改進(jìn)的空間，促進(jìn)檔案員不斷提高專業(yè)技術(shù)，引導(dǎo)檔案員實(shí)現(xiàn)專業(yè)領(lǐng)域的個(gè)性化 發(fā)展。

2）優(yōu)化檔案管理體系。新時(shí)代還要優(yōu)化檔案管理工作體系，明確檔案管理的責(zé)任分工，引導(dǎo)專職檔案管理人員和相關(guān)部門密切配合。首先，完善檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系，制定檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，確定具體的檔案管理責(zé)任分工。其次，強(qiáng)高檔案管理人中的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理教育工作，積極的宣傳檔案管理的重要意義，展示檔案管理工作的成果，大力普及現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)方法與優(yōu)化措施。

3）發(fā)揮檔案實(shí)用價(jià)值。新時(shí)代應(yīng)當(dāng)更充分地發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案保護(hù)工作，在此基礎(chǔ)上不斷完善檔案的服務(wù)體系。首先，樹立檔案部門的服務(wù)意識(shí)，注重檔案的高度共享開發(fā)，盡可能地發(fā)揮檔案在服務(wù)決策、服務(wù)重大項(xiàng)目方面的積極作用，著力構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理體系，體現(xiàn)檔案的積極作用。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理存儲(chǔ)與使用的同步建設(shè)，大力開發(fā)專業(yè)的檔案管理使用系統(tǒng)，積極的提高檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，注重依托智能化的設(shè)施設(shè)備解決檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。第三，重點(diǎn)提高檔案管理的安全意識(shí)，注重在信息化的環(huán)境下完善檔案管理的新體系，注重依托互聯(lián)網(wǎng)提高檔案?jìng)鬏數(shù)馁|(zhì)量，同時(shí)防止在互聯(lián)網(wǎng)中運(yùn)轉(zhuǎn)檔案造成的各種新型風(fēng)險(xiǎn)隱患。

4）加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備更新。新時(shí)代還要全面加強(qiáng)檔案管理技術(shù)設(shè)備的更新，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)備，從而全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。首先，大力引進(jìn)智能化的檔案管理設(shè)備，強(qiáng)調(diào)配置必要的檔案管理計(jì)算機(jī)終端，積極的引進(jìn)信息化的檔案管理設(shè)備，強(qiáng)調(diào)通過(guò)租用方式配置必要的大型檔案管理設(shè)備。其次，開發(fā)檔案管理專業(yè)系統(tǒng)，提高檔案管理軟件水平，圍繞著檔案管理系統(tǒng)與辦公智能化銜接，從而達(dá)到全面提高檔案管理質(zhì)量，提高檔案服務(wù)效能，加強(qiáng)檔案管理資源配置的目標(biāo)。第三，保證必要的資金供給，積極的申請(qǐng)財(cái)政資金支持，滿足事業(yè)單位檔案管理升級(jí)的資金需要。同時(shí)發(fā)揮第三方機(jī)構(gòu)的服務(wù)作用，強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位檔案管理與檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)的融合，提高檔案管理工作的效率。

5）完善檔案管理制度。新時(shí)期還要優(yōu)化檔案管理工作制度，創(chuàng)新檔案管理工作規(guī)則，積極的推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，擬定事業(yè)單位檔案管理工作制度，明確具體的檔案管理工作要求，確定事業(yè)單位檔案管理的重難點(diǎn)，從而提高檔案管理的整體效率。其次，明確檔案管理的責(zé)任分工，強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)、管理、使用、共享的具體標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)方式，促進(jìn)各部門、各下屬單位采用一致的檔案管理方法，解決檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需要，規(guī)范化的保證檔案統(tǒng)一運(yùn)轉(zhuǎn)。梳理以往檔案管理的漏洞，積極的推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，基于制度與規(guī)劃把握檔案管理的發(fā)展方向。

3 結(jié)論

新時(shí)代事業(yè)單位必須高度的重視加強(qiáng)檔案管理工作和，明確檔案管理工作的開展計(jì)劃，找準(zhǔn)檔案管理工作的重點(diǎn)，積極的推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新化建設(shè)，從而有效消除檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)隱患，切實(shí)體現(xiàn)檔案資源的實(shí)用價(jià)值，滿足公益事業(yè)對(duì)寶貴檔案資源的使用需要。