新時期社保單位檔案管理專業(yè)化建設(shè)的思考

楊巧燕

（黑龍江省八五七農(nóng)場社保局，黑龍江 密山 158322）

新時期，社保單位還要創(chuàng)新檔案管理工作的方式，構(gòu)建穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)體系，在推動社保單位檔案管理可持續(xù)發(fā)展的理念下，構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，科學(xué)合理配置專業(yè)的技術(shù)人員與設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)化、共享化的檔案管理理念，重視從具體工作環(huán)節(jié)入手，從整體上提高社保檔案管理工作的水平，更好的解決社保檔案管理工作存在的現(xiàn)實問題。

1 新時期社保檔案管理的主要問題

1）社保檔案管理基礎(chǔ)薄弱。社保檔案管理的專業(yè)性不強突，出表現(xiàn)在基礎(chǔ)薄弱方面。例如，很多社保單位不重視開展檔案管理工作，社保檔案管理法規(guī)制度不健全，社保檔案管理效率較低，社保檔案管理的整體水平有待提高。有些社保檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力不足，社保檔案管理較混亂，基礎(chǔ)工作質(zhì)量較低，未能建立健全社保檔案管理制度，不能與時俱進(jìn)進(jìn)行社保檔案管理流程的優(yōu)化，未能貫徹執(zhí)行先進(jìn)社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。還有很多社保單位信息化程度日漸提高，但是檔社保案流轉(zhuǎn)機制建設(shè)不足，各部門在社保檔案管理時配合不到，既缺乏專門的社保檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，也缺少標(biāo)準(zhǔn)、合理、規(guī)范的社保檔案管理工作制度，因技術(shù)規(guī)范問題影響了社保檔案管理的效率，降低了社保檔案管理水平，未能發(fā)揮社保檔案實用價值。

2）管理方法創(chuàng)新不足。社保單位需要采用創(chuàng)新的檔案管理工作方式，由于不能改變現(xiàn)有社保檔案管理方式，導(dǎo)致社保檔案應(yīng)用效率低，影響社保檔案的進(jìn)步。當(dāng)前，還要采用多樣化社保檔案管理方式，注重更新傳統(tǒng)的社保檔案管理技術(shù)手段，進(jìn)一步實現(xiàn)社保檔案管理的多樣化發(fā)展。很多社保檔案管理的方式方法創(chuàng)新不足，社保檔案管理技術(shù)手段不符合檔案管理的實際需要，不能進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的社保檔案管理工作制度，社保檔案管理細(xì)節(jié)指導(dǎo)不足。社保單位雖然具備了信息化的檔案管理工作的框架，但是不具備化現(xiàn)代化的運轉(zhuǎn)體系，在社保檔案管理細(xì)節(jié)上仍然落后西方國家，手工管理方式不僅影響社保檔案運轉(zhuǎn)效率，而且極大影響社保檔案的精準(zhǔn)性，不利于更好的發(fā)揮社保檔案在社會服務(wù)中的重要價值。

3）缺乏專業(yè)技術(shù)人才。社保單位檔案管理人員配置數(shù)量有限，社保檔案管理人員的專業(yè)技能不高，社保檔案管理人員的整體水平還有待提高。不少社保單位嚴(yán)重匱乏信息技術(shù)設(shè)備，缺少具備專業(yè)社保檔案管理知識的檔案管理人才?；蛘呷鄙偕绫n案管理工作的職能部門，社保檔案管理業(yè)務(wù)不規(guī)范，基層各部門社保檔案管理缺乏專業(yè)的指導(dǎo)監(jiān)督。不能引導(dǎo)社保檔案管理人員研究檔案信息化管理命題，導(dǎo)致社保檔案管理專業(yè)化建設(shè)的整體較慢。新時代社保單位缺乏專業(yè)檔案管理機構(gòu)指導(dǎo)，缺乏有效社保檔案管理人才交流系統(tǒng)，社保檔案管理人員的專業(yè)性、知識背景、能力水平均有待提高，需要第三方檔案機構(gòu)的指導(dǎo)。

2 新時期推動社保檔案管理專業(yè)化的措施

1）完善社保檔案管理方法。社保檔案管理工作的首要任務(wù)是提升現(xiàn)代化水平，強調(diào)優(yōu)化社保檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)，逐步解決紙質(zhì)檔案管理時代遺留的各種問題。首先，大力引進(jìn)電子信息設(shè)備，逐步推動社保檔案管理的信息化，強調(diào)基于先進(jìn)的社保檔案管理軟件提高檔案運轉(zhuǎn)工作效率，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升檔案資源的共享服務(wù)效能，為社保檔案管理改革打下堅實的基礎(chǔ)。其次，構(gòu)建與本單位規(guī)模相符的專用社保檔案管理系統(tǒng)，必須根據(jù)社保檔案管理目標(biāo)、現(xiàn)有社保檔案資源數(shù)量規(guī)模，以及社保檔案業(yè)務(wù)改革的方向，開發(fā)符合自身情況的社保檔案管理系統(tǒng)，防止社保檔案管理系統(tǒng)貪大求全，重點提高社保檔案管理系統(tǒng)的實用性。第三，進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案保存方式，重點做好電子文檔的存儲與整理工作，逐步的將云技術(shù)納入社保檔案管理體系當(dāng)中，大力的更新社保檔案存儲的載體，解決社保檔案實時化存儲與運轉(zhuǎn)中的問題，并且不斷推動社保檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向快速發(fā)展。第四，提高社保檔案資源的保密性和安全性，尤其注重加快檔案安全建設(shè)的步伐，逐步的引進(jìn)專業(yè)的社保檔案安防系統(tǒng)，基于身份識別系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、實時監(jiān)控系統(tǒng)保證社保檔案在更加安全環(huán)境下有序快速運轉(zhuǎn)。

2）轉(zhuǎn)變社保檔案管理理念。新時期必須進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案管理人員的工作理念，在高度重視社保檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案資源的實用價值。首先，加快社保檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新工作，不斷提高社保檔案技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量與效率，著力進(jìn)行社保檔案資源的深度開發(fā)，重視展示社保檔案信息化技術(shù)成果的引進(jìn)，更好的運用先進(jìn)社保檔案服務(wù)，解決社保檔案應(yīng)用中的問題。其次，明確社保檔案管理責(zé)任分工，制定更合理的社保檔案資源的運轉(zhuǎn)機制，尤其高度重視界定各部門在社保檔案管理中的義務(wù)，形成社保檔案管理專職部門與各業(yè)務(wù)部門的分工協(xié)作規(guī)定，優(yōu)化社保檔案管理運轉(zhuǎn)的流程，不斷強化基層各部門人員在社保檔案管理工作中的責(zé)任感。第三，積極鼓勵社保檔案管理工作的創(chuàng)新，大力推動社保檔案管理方式改革創(chuàng)新，完善檔案管理運轉(zhuǎn)的實踐機制，達(dá)到全面提高社保檔案管理運轉(zhuǎn)效率的目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)激勵社保檔案管理員的創(chuàng)新意識，通過科學(xué)的獎勵機制鼓勵檔案員進(jìn)行創(chuàng)新，引導(dǎo)檔案員自主表達(dá)思想，推動檔案員積極進(jìn)行工作創(chuàng)新。第四，建設(shè)檔案員培訓(xùn)工作機制，持續(xù)提高檔案員專業(yè)技能，全方位的解決檔案員能力素養(yǎng)問題，大力普及檔案管理的知識，形成濃厚的社保檔案管理工作改革氛圍。

3）完善社保檔案管理體制。社保檔案管理中的主要問題表現(xiàn)為檔案運轉(zhuǎn)不流暢，檔案處置速度慢，雖然社保檔案管理的某些方面有亮點，但是檔案管理的總質(zhì)量水平低。新時代應(yīng)當(dāng)優(yōu)化社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確社保檔案管理各項要求，推動社保檔案管理人員提高工作效率。首先，應(yīng)當(dāng)結(jié)合業(yè)務(wù)工作特征，根據(jù)自身發(fā)展的需要，進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案管理運轉(zhuǎn)體制，全面建立完善社保檔案管理的績效考評機制、質(zhì)量監(jiān)督機制、責(zé)任追究機制等。其次，提高社保檔案管理約束性，保證社保檔案管理工作的公平性，明確各部門在社保檔案管理中的權(quán)利與義務(wù)，做到權(quán)利與義務(wù)對等，在要求各部門配合開展社保檔案管理工作的同時，還要更好的滿足各部門的社保檔案使用需要，從根本上提高各部門配合開展社保檔案管理的積極性。第三，在社保檔案管理水平有限的情況下，社保檔案管理不僅要發(fā)揮本單位專兼職檔案管理人員的作用，還要大力的聘請專業(yè)的機構(gòu)輔助開展好檔案管理工作，建立內(nèi)引外聯(lián)的工作機制，促進(jìn)社保檔案管理軟件不斷升級。同時實現(xiàn)社保檔案管理人才的交流培養(yǎng)與崗位輪轉(zhuǎn)，依托專業(yè)機構(gòu)解決社保檔案管理人員專業(yè)性不足的問題，通過第三方代為培養(yǎng)、人員交流、課題研究、集中培訓(xùn)方式提高社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，滿足專業(yè)化社保檔案管理工作的需要。

3 結(jié)論

新時代社保檔案管理必須面向現(xiàn)代化，要求建立信息化的社保檔案管理工作體系，著力以專業(yè)化社保檔案管理的理念全面提高檔案管理工作的水平。具體需要進(jìn)一步提高社保檔案管理人員的專業(yè)性，建立健全社保檔案管理工作制度，進(jìn)一步加快社保檔案管理工作方式方法的改革，依靠全員優(yōu)化配置社保檔案資源，創(chuàng)新社保檔案管理模式，更好發(fā)揮檔案的實用價值，滿足社會的使用需求。