探討信息化背景下檔案管理工作的有效性

孫彤彤

（臨清市行政審批服務局，山東 臨清 252600）

網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應時代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。

1 信息化技術在檔案管理中的重要性

1）提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時間長，并且需要進行隨時查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網(wǎng)絡技術可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術能夠加強信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

2）滿足社會發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標志著一個單位的信息化技術水平，從一定程度上來說，反映了單位的發(fā)展實力，以及國家信息化建設的質(zhì)量。從新時期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡信息、多媒體技術以及人工智能都是社會發(fā)展的必然趨勢，也是人類文明進步的前提。利用信息化技術來執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會發(fā)展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發(fā)展進程的方式，信息化技術使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機制，從而達到透明的狀態(tài)，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎。

2 檔案信息化建設面臨的主要問題

1）制度標準亟待規(guī)范。眾所周知，各項工作的順利開展都需要規(guī)范合理的制度標準來做保障，打基礎。檔案信息化建設工作也不例外，相關制度和標準的制定和執(zhí)行也是檔案信息化建設事業(yè)順利進行的保障。在目前的檔案信息化建設過程中，存在建設標準、管理制度、信息系統(tǒng)標準、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準等方面沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，這非常不利于檔案信息化事業(yè)的發(fā)展。

2）專業(yè)人才的缺乏。人才是檔案信息化建設事業(yè)中最重要的建設資源，檔案信息化建設是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關鍵因素之一。現(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設技術，現(xiàn)有的技術能力、管理經(jīng)驗等難以適應檔案信息化建設的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來，就導致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒有一個規(guī)范的檔案信息化技術培訓管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏的原因之一?？傊?，檔案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理，信息化人才的配置嚴重不足，專業(yè)素質(zhì)待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設的發(fā)展，成為發(fā)展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3 信息化建設的新思考

1）注重原始數(shù)據(jù)信息采集。企業(yè)檔案信息化建設，需要從源頭保障檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，檔案工作者要深入業(yè)務一線，多渠道、多形式地做好原始檔案信息數(shù)據(jù)采集。例如，針對不同企業(yè)建設工程項目要從建設時間、地點及規(guī)模等，因地制宜地做好業(yè)務檔案數(shù)據(jù)信息的主動收集，重點是要檢查企業(yè)工程項目資料是否齊全、圖紙簽章是否完備、案卷資料編排是否規(guī)范。做到“三同時”，檔案員要提前做好檔案信息收集業(yè)務指導，確保應收盡收，數(shù)據(jù)信息符合信息化管理要求，從源頭保障檔案信息的完整性和規(guī)范化。

2）做到檔案管理資源共享。信息化技術極大滿足了當代社會的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統(tǒng)平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網(wǎng)絡平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現(xiàn)行政信息的公開，利用網(wǎng)絡技術與民眾進行互動，實現(xiàn)信息的公開透明，同時實現(xiàn)資源共享，促進社會發(fā)展。

3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時代發(fā)展中，要想達到單位和檔案管理共同進步，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在利用信息化技術開展檔案管理工作時，必須要進行系統(tǒng)且專業(yè)的知識學習，掌握網(wǎng)絡信息化的相關技術，更好地開展檔案管理工作。同時，單位也需要注重人員的培養(yǎng)和學習，以專業(yè)化的標準要求檔案管理人員，加強其整體素質(zhì)和能力的提升，為管理工作提供保障。

4）重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設。一方面，需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，重視對檔案工作人員專業(yè)知識，信息化能力和技術的培養(yǎng)，加強檔案工作人員繼續(xù)教育，開展相關內(nèi)容的培訓和學習，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。另一方面，要注重高層次復合型人才的引進，制定各項人才引進政策，加大引進力度。要重視信息化人才隊伍建設，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，構(gòu)建人員充足，結(jié)構(gòu)合理，技術過硬的檔案信息化人才隊伍，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

5）加強檔案信息的安全保護建設。信息安全是檔案的信息化建設中的重要一環(huán)，安全技術方面可采用新型防火墻技術，及時掃描檢測找出系統(tǒng)安全漏洞，快速準確地解決問題，及時修補安全漏洞，并且及時更新病毒庫，使防御效果得到提升。因此，通過采用新型防火墻技術的措施，實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化安全性能的有效強化。檔案保存技術多種多樣，我們要開發(fā)設計安全的檔案存儲利用系統(tǒng)，運用信息化技術做到長時間、最大限度地保留檔案的信息。還可以通過加強計算機的加密技術的研究來對電子檔案進行保護，從而實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護。

4 結(jié)語

綜上所述，在當今信息技術不斷發(fā)展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢在必行。面對檔案信息化建設進程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結(jié)合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結(jié)實踐過程中的經(jīng)驗教訓，發(fā)揮檔案人的主觀能動性和首創(chuàng)精神，在標準、制度和規(guī)范指導下，使檔案信息化建設工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術瓶頸，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，進一步實現(xiàn)以信息化技術為驅(qū)動力，促進檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。