新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

古麗巴合提·哈得斯

（新疆阿勒泰地區(qū)阿勒泰市北屯鎮(zhèn)恩澤社區(qū)，新疆 阿勒泰 836500）

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作水平的高低，直接影響到事業(yè)單位的未來發(fā)展，因此通過電子檔案管理方式的融入，大大的提高了檔案管理的效率，所以對(duì)電子檔案的應(yīng)用方式進(jìn)行分析，尋找出科學(xué)有效的管理方式尤為重要。

1 事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的意義分析

1.1 提升檔案管理綜合水平

電子檔案管理方式的推廣和使用，檔案管理人員需要提起足夠的重視，由多人共同支持之下才能實(shí)現(xiàn)，應(yīng)該做好檔案的歸類與整合管理工作。同時(shí)還要多個(gè)部門進(jìn)行管理，發(fā)揮出檔案管理室的作用，以電子版形式實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的保存和使用。從這個(gè)方面分析，事業(yè)單位需要積極的推廣和應(yīng)用電子化的檔案管理方式，可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升，也會(huì)提高人員工作效率，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤和問題。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加大力度進(jìn)行檔案管理電子方式的推廣和使用。

1.2 深化加強(qiáng)檔案利用效率

電子檔案系統(tǒng)對(duì)于檔案的錄入要求是很高的，尤其是格式有具體的規(guī)定，確保檔案管理人員根據(jù)電子檔案統(tǒng)一格式錄入到系統(tǒng)內(nèi)，這樣就可以預(yù)防因?yàn)楦袷讲唤y(tǒng)一而導(dǎo)致信息讀取難以進(jìn)行，也會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量。最為關(guān)鍵的是，電子檔案的管理可以消除頻繁立卷的工作，保證檔案管理工作順利的進(jìn)行，從而可以保證檔案管理高效、高質(zhì)的進(jìn)行，提高整體的工作效果。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的措施分析

2.1 創(chuàng)新管理機(jī)制，保證檔案管理有效進(jìn)行

事業(yè)單位電子檔案管理工作進(jìn)行中，嚴(yán)格根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃與合理控制，結(jié)合單位內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化管理，保證檔案管理工作順利實(shí)施。一方面，事業(yè)單位結(jié)合具體狀態(tài)，設(shè)置并且應(yīng)用先進(jìn)檔案管理制度，確保各項(xiàng)檔案管理工作順利的開展和進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理和控制，明確具體的錄入順序、存儲(chǔ)方式等，還要制定出切實(shí)可行的危機(jī)管理措施，形成統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，保證檔案管理總體水平。另一方面還要做好事業(yè)單位的電子檔案管理和控制，發(fā)布相關(guān)管理機(jī)制，并且做好各項(xiàng)檔案管理工作的監(jiān)督與管理，堅(jiān)決落實(shí)具體的實(shí)施工作，防止因?yàn)槿藛T操作失誤而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不合格，促進(jìn)檔案管理綜合水平提升，讓事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開展。

2.2 加大力度進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理，促進(jìn)總體水平的提升

事業(yè)單位電子檔案管理工作要想繼續(xù)進(jìn)行，就要做好事業(yè)單位的管理工作，從宏觀角度出發(fā)落實(shí)各項(xiàng)管理工作。首先，事業(yè)單位內(nèi)部提起足夠的重視，檔案管理人員了解工作存在的問題，分析了解檔案管理的實(shí)際價(jià)值，從而落實(shí)各項(xiàng)具體的工作，確保檔案管理工作有效的進(jìn)行。其次，政府部門對(duì)于檔案管理工作負(fù)有主要責(zé)任，在全范圍、全體系內(nèi)設(shè)置事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，發(fā)布相關(guān)的指導(dǎo)性政策，保障事業(yè)單位檔案管理電子化創(chuàng)建有序的進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理總體質(zhì)量和水平的提升。最后，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該從宏觀角度出發(fā)，分析了解檔案管理工作的缺陷與問題，保證電子檔案管理處于合理的范圍內(nèi)，深化進(jìn)行電子檔案管理，形成完善的檔案管理工作體系，讓各項(xiàng)檔案管理工作真正的落實(shí)到位。

2.3 提升電子檔案安全水平，促進(jìn)電子檔案管理高效實(shí)施

電子檔案管理工作有效進(jìn)行，執(zhí)行管理制度和工作原則尤為重要，從多個(gè)角度、多個(gè)方面出發(fā)進(jìn)行全面的電子檔案安全管理，保證在計(jì)算機(jī)內(nèi)電子版存儲(chǔ)的檔案不會(huì)出現(xiàn)任何的缺失或者損害的問題，同時(shí)還要結(jié)合當(dāng)前管理工作需要進(jìn)行軟件、硬件的優(yōu)化與改進(jìn)，提高總體的應(yīng)用效果。為了能夠保證電子檔案管理更具安全性，事業(yè)單位檔案管理人員要從目前信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)作為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的改進(jìn)和提升，從而可以保證電子檔案管理更加的安全與穩(wěn)定，保證電子檔案管理高效的落實(shí)下去，提高檔案管理效果。

與此同時(shí)，檔案管理人員需要進(jìn)行單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，保證硬件與軟件都有非常高的安全性，定期做好各項(xiàng)設(shè)施的維護(hù)與管理，根據(jù)需要更新管理日志，保證檔案管理工作得以優(yōu)化控制。此時(shí)要注意，在維護(hù)檢查環(huán)節(jié)，主要發(fā)現(xiàn)存在設(shè)備老化、損壞的問題要及時(shí)處理，確保服務(wù)器等設(shè)施達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，提高電子檔案運(yùn)行的安全性。

2.4 促進(jìn)管理人員水平的提升，保證檔案管理順利實(shí)施

因?yàn)槭聵I(yè)單位的電子檔案管理來說，工作人員的管理水平、專業(yè)素質(zhì)對(duì)于工作的質(zhì)量有著直接的影響，所以檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作順利進(jìn)行有著重要的影響，所以事業(yè)單位重視檔案管理人員培養(yǎng)，以提升檔案管理人員水平。一方面，事業(yè)單位需要集中進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和知識(shí)，所有人員都要掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，滿足檔案管理工作的需要。另一方面，事業(yè)單位管理人員需要加大力度進(jìn)行檔案管理人員的考核管理，保證人員具備一定的資質(zhì)和能力，要選擇合適的激勵(lì)措施，讓員工的工作積極性得以提升，讓檔案管理工作順利的開展和進(jìn)行。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理人員的工作是非常重要的，要承擔(dān)起管理的責(zé)任，做好檔案管理規(guī)范化控制和管理，嚴(yán)格執(zhí)行管理工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證電子檔案管理工作可以順利的開展和進(jìn)行。對(duì)于電子檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該從事業(yè)單位檔案管理具體情況出發(fā)，明確檔案管理內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)布相關(guān)的管理措施，制定出切實(shí)可行的管理制度，同時(shí)做好管理人員的培訓(xùn)和教育，保證管理工作可以順利進(jìn)行。此外，還要保證電子檔案的安全性滿足要求，形成完善的管理體系，讓事業(yè)單位檔案管理順利進(jìn)行，促進(jìn)事業(yè)單位管理有效進(jìn)行。