機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究

張翠萍

（臨縣人才交流服務中心，山西 呂梁 033200）

當前，全球化進程加快，機關(guān)事業(yè)單位的整體水平關(guān)系著我國的綜合軟實力，其中機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能力關(guān)系著單位的發(fā)展。對機關(guān)事業(yè)單位而言，檔案管理工作強度較大，工作人員需要做好登記、整理、分析等工作，傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員多用紙質(zhì)材料保管檔案，檔案信息容易損壞、丟失，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作上需要耗費較多人力、物力。因此，機關(guān)事業(yè)單位要順應時代潮流，利用信息技術(shù)管理檔案，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理逐步信息化。

1 檔案管理工作者轉(zhuǎn)變管理觀念

檔案管理一直是機關(guān)事業(yè)單位的工作重心，但在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理缺少專業(yè)指導，管理人員整理檔案時，將記錄、管理檔案當作行政工作，并未提高對檔案的認知。但隨著信息時代的到來，管理人員需要順應時代潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念[1]。例如紙質(zhì)檔案在保存上存在很多問題，容易受到外部環(huán)境影響，管理人員需要看到信息化存儲檔案的安全性；紙質(zhì)檔案不便于單位與部門之間的文件交流，容易在交流途中丟失或者損壞，管理人員要看到信息技術(shù)的先進性，檔案的電子版?zhèn)鬏敱憬?、提高了工作效率；機關(guān)事業(yè)單位中，人們在檔案信息的需求不斷增加，管理人員不能停留在老舊思想上，要注意利用信息技術(shù)，精簡人們查詢、提取檔案信息的過程……檔案信息的整理需要隨著時代的發(fā)展、人們的需求而進步，管理人員的管理觀念更要與時俱進，檔案管理信息化是一項長期的工作任務，管理人員首先需要更新管理觀念，在思想的進步中開展檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。

2 開展信息管理培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)

在管理人員管理觀念及時更新后，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理信息化進程安排培訓工作。大部分管理人員已經(jīng)習慣傳統(tǒng)的檔案管理方式，對大量的紙質(zhì)資料進行登記、分類管理，一時難以適應新的工作要求，此時機關(guān)事業(yè)單位需要及時開展信息管理培訓，提高管理人員的實際工作能力。首先，部分檔案管理人員年齡較大，計算機的使用仍然存在問題，單位要針對這一人群開展最基礎(chǔ)的培訓；其次，部分檔案管理人員對文件信息管理業(yè)務不熟練，檔案管理工作效率較低，單位要派出指導加強管理人員對相關(guān)業(yè)務的了解；部分管理人員無法做到完全使用計算機進行檔案管理，在管理工作中仍然需要大量紙張，單位需要進行相關(guān)軟件及硬件設施的使用培訓，提高管理人員使用計算機的工作效率……檔案管理人員缺乏專業(yè)知識的相關(guān)技能會對檔案管理工作帶來很大影響，面對新的工作模式，管理人員不能一味守舊，單位更要及時安排職能培訓，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，普及相關(guān)技術(shù)的使用，在滿足檔案管理工作需求的同時，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供高素質(zhì)人才。

3 建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫

目前，大多數(shù)管理人員對檔案信息的認知存在誤區(qū)，沒有認識到檔案信息的重要性，檔案管理制度也缺乏規(guī)范性，存在檔案信息不完整，安全性低等問題。檔案管理信息化需要直面這些問題，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，用規(guī)范的檔案管理制度保證檔案信息的完整和安全[2]。在檔案數(shù)據(jù)庫的建立初期，機關(guān)事業(yè)單位需要從起點開始，根據(jù)檔案信息的特點，將數(shù)據(jù)劃分到不同的子數(shù)據(jù)庫中，合理規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分層、分類管理，單位要安排管理人員學習檔案信息整理要求，避免在檔案整理、歸類等工作中出現(xiàn)失誤。相較于簡單的儲存檔案，有效的檔案數(shù)據(jù)庫能夠幫助管理人員根據(jù)需要查找數(shù)據(jù)，提高管理人員的工作效率。面對不規(guī)范的檔案管理制度，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理中存在的問題，對檔案分類標準、登記手續(xù)、分類要求、借閱要求等常見手續(xù)作出詳細要求，形成完整的檔案管理系統(tǒng)。完善的數(shù)據(jù)庫保證了檔案信息的完整性，嚴格的管理制度保障了檔案數(shù)據(jù)庫的正常運轉(zhuǎn)，在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)作出的嚴格要求，提高了檔案信息的安全性。

4 加大資金投入，為檔案管理工作提供支持

檔案管理信息化建設需要硬件實力和人才培養(yǎng)。檔案信息的數(shù)字存儲、高效傳輸、安全保密等都需要硬件的支持，機關(guān)事業(yè)單位要認識到硬件建設對檔案管理信息化的重要性，加大資金投入，保證信息化建設正常開展；人才是檔案管理信息化建設的中心，普通的檔案管理人員熟悉檔案信息的整理，對信息技術(shù)存在知識漏洞，單位要看到專業(yè)人才在檔案管理信息化建設中的作用，引進人才，投入專項資金，促使專業(yè)人員不斷探索檔案管理工作中儲存、查詢的新模式，加快檔案管理信息化進程。

5 結(jié)束語

總之，在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理的信息化起著重要作用，但檔案管理信息化建設是一項長期工作，短期內(nèi)的重視難以保證其發(fā)展。單位首先需要重視檔案管理信息化建設，為建設提供資金支持，促進硬件建設和人才培養(yǎng)；管理人員要提高思想認識，及時更新管理理念，在單位的培訓下，提高專業(yè)技能，促進單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立。