關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

任 華

（河南省疾病預(yù)防控制中心，河南 鄭州 450000）

科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計(jì)算機(jī)的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢(shì)使得其在信息時(shí)代下充分發(fā)揮了其作用，并逐漸成為各行各業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的必備事物。對(duì)于事業(yè)單位來說，想要從根本上解決事務(wù)繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應(yīng)用問題，就應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將各類信息按照順序儲(chǔ)存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。

1 檔案管理信息化現(xiàn)代化在檔案管理工作中起到的重要作用

對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡(jiǎn)單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時(shí)，將原本的實(shí)體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c(diǎn)，兼具了實(shí)用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本反復(fù)的工作流程得以被簡(jiǎn)化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗(yàn)積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到檔案信息化建設(shè)體系的意義，拓寬信息化建設(shè)體系的完善渠道，為構(gòu)建完善的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的幾點(diǎn)不足之處

1）信息化技術(shù)應(yīng)用仍然存在著諸多不足之處。信息化技術(shù)手段的應(yīng)用合理性決定了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術(shù)想要真正推廣與落實(shí)仍然需要一定的時(shí)間，尤其是一些較為關(guān)鍵的檔案資料，信息化技術(shù)未能合理應(yīng)用使得部分部門仍然保留著紙質(zhì)檔案的查詢與應(yīng)用習(xí)慣。在這種情況下，這些關(guān)鍵性資料將極容易損壞，增大了后續(xù)的查詢難度。

2）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員配備缺乏連續(xù)性。在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對(duì)檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價(jià)值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響。

3）檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)仍然處于不夠完善的階段。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作滯后性較為明顯，在規(guī)范統(tǒng)一性嚴(yán)重缺失的情況下，使得事業(yè)單位的檔案管理工作的展開極不順利。再加上大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中所應(yīng)用的管理軟件暫時(shí)未實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，無論是連接性還是系統(tǒng)性均較差，想要進(jìn)行信息資源共享較為困難。一般情況下，想要利用同一個(gè)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的檢索與龐雜信息管理較為困難，這也是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要困難。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

1）完善檔案管理信息化水平。根據(jù)當(dāng)下所有事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高是一個(gè)普遍存在的問題，所以為了加強(qiáng)和提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，就必須對(duì)傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行一定的摒棄和改正，在檔案內(nèi)容信息化管理的過程中采用更多靈活和多變的方式，除此之外還需要對(duì)相應(yīng)的工作人員進(jìn)行定期的教育，將傳統(tǒng)思想觀念和信息化檔案管理相違背的方面進(jìn)行摒棄，只有這樣才能將信息化在事業(yè)單位檔案信息管理過程中的巨大作用充分發(fā)揮出來，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。

2）提升檔案信息工作素能。檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，離不開一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍具體執(zhí)行。首先，要成立灌區(qū)檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊配強(qiáng)灌區(qū)檔案信息化管理隊(duì)伍，把信息化建設(shè)與管理成效作為業(yè)務(wù)工作考核的重要指標(biāo)之一。其次，加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù)，又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。再次，根據(jù)灌區(qū)檔案信息化管理的實(shí)際需要，有針對(duì)性地加大信息技術(shù)人才引進(jìn)力度，將新引入的人才充實(shí)到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息化管理需要。

3）注重規(guī)范統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在日常運(yùn)營(yíng)過程中，由于工作內(nèi)容繁多，因此檔案在形式。內(nèi)容方面也比較繁雜，有些是文字資料、有些是音視頻資料等，因此在實(shí)際推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，針對(duì)這些檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化，還應(yīng)建立一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以保證后續(xù)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，在這一過程中，需要嚴(yán)格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時(shí)還要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際需求，做好檔案數(shù)字化的統(tǒng)一規(guī)范處理。在完成事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定后，還應(yīng)立足于檔案實(shí)際內(nèi)容，做好數(shù)字化處理細(xì)節(jié)落實(shí)，比如應(yīng)保證檔案信息著錄的規(guī)范性，完整記錄原紙質(zhì)檔案文件的內(nèi)容，禁止出現(xiàn)名稱與實(shí)際檔案不對(duì)應(yīng)問題，以免對(duì)最終檔案檢索效果帶來不利的影響。與此同時(shí)，還應(yīng)做好檔案信息規(guī)范化存儲(chǔ)工作，比如應(yīng)選擇合適的存儲(chǔ)在載體，可以利用硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)，在檔案數(shù)據(jù)信息備份方面，還可以選用網(wǎng)盤形式。

4）筑牢檔案信息安全防線。灌區(qū)檔案信息化建設(shè)與管理面臨著非法訪問、數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等非傳統(tǒng)安全因素威脅。為此，要從管理上做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范，檔案管理人員要提升安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，從密鑰管理、災(zāi)難恢復(fù)、應(yīng)急處置、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等方面，細(xì)化灌區(qū)檔案數(shù)據(jù)員、管理員、安全員職責(zé)；要從設(shè)備上做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范，做好日常入侵檢測(cè)、安全審計(jì)、漏洞掃描等常規(guī)工作，也需要做好檔案存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)時(shí)運(yùn)行監(jiān)控，重視數(shù)據(jù)備份工作。

4 結(jié)束語

在當(dāng)下的信息時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會(huì)利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)提高對(duì)信息理論知識(shí)的掌握積極性，以促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。