提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策分析

鄭 剛

（湖北省石首市洲灘管護(hù)中心，湖北 石首 434400）

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，每日出現(xiàn)的數(shù)據(jù)也相對(duì)增多，進(jìn)而使得社會(huì)步入到大數(shù)據(jù)時(shí)代中來(lái)[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，每天有很多信息產(chǎn)生，在這種情況下為了保證各種數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，就需要通過(guò)檔案的方式進(jìn)行。對(duì)于事業(yè)單位而言，其要健康發(fā)展就應(yīng)該在一定程度上做好檔案管理工作。對(duì)當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理狀態(tài)進(jìn)行剖析，可以看出管理模式依舊較為落后，所以，在實(shí)踐中要強(qiáng)化檔案管理信息化效果，便于有效地促使事業(yè)單位健康快速發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境中，在各個(gè)領(lǐng)域中都普遍使用信息技術(shù)，進(jìn)而使得社會(huì)各界得到快速有效的發(fā)展[2]。在事業(yè)單位中，對(duì)檔案信息化建設(shè)力度的增強(qiáng)具有顯著作用，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各項(xiàng)工作均需要通過(guò)人力完成，進(jìn)而出現(xiàn)檔案管理成本低、流程復(fù)雜和資源利用率低等特點(diǎn)，并且檔案自身的價(jià)值也不能有效地發(fā)揮出來(lái)。開展信息化檔案管理活動(dòng)以后，還可以優(yōu)化檔案工作流程，可通過(guò)信息技術(shù)形式進(jìn)行收集分類檔案，同時(shí)，還能開展歸檔、整理、利用和查找等工作，顯著提高了檔案管理工作效果。檔案資源設(shè)計(jì)較為廣泛的面，所以在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理活動(dòng)中需要大量的空間，同時(shí)，還要做好相應(yīng)的防蟲、防火、防潮和防損等工作，這樣在一定程度上增加了檔案管理的成本。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以很好的降低檔案管理人員的工作壓力，在日常工作中，檔案管理人員只要做好定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)、維修計(jì)算機(jī)和備份資料等工作，進(jìn)而使得檔案管理工作的成本得到明顯降低。除此之外，在以往的檔案管理中，只能通過(guò)圖片和文字的方式對(duì)資料進(jìn)行保存，形式單一。信息化技術(shù)的使用，可通過(guò)音頻、視頻和圖片等多種方式保存檔案資料，并使得個(gè)人資料得到更加前面的展示，因此，在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代中，加強(qiáng)檔案信息化管理具有十分重要的意義。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)上，還存在一些不足，主要表現(xiàn)在：

1）缺乏全面共享檔案信息，伴隨科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于檔案電子化、信息化建設(shè)的重視力度也有所提升，但是由于各個(gè)區(qū)域的檔案管理水平有所差異，所以使用的管理軟件也具有一定的差別，這樣就會(huì)出現(xiàn)不能全面共享檔案資源的局面，對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)起到顯著的限制作用。

2）缺乏相應(yīng)的設(shè)施?，F(xiàn)代化、智能化設(shè)施是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在實(shí)際開展過(guò)程中，多種因素都會(huì)對(duì)其產(chǎn)生一定的影響，在開展信息化檔案建設(shè)時(shí)，缺乏計(jì)算機(jī)和掃描儀等相應(yīng)的設(shè)備，難免會(huì)削弱事業(yè)單位當(dāng)愛信息化建設(shè)質(zhì)量。

3）現(xiàn)有的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)存在缺陷。在大數(shù)據(jù)背景下，為了更好的發(fā)揮出信息化檔案的價(jià)值，就要對(duì)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，而在實(shí)際管理過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范和統(tǒng)一，進(jìn)而提高查找和利用檔案的難度。

3 建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化的途徑

1）完善相關(guān)管理機(jī)制。在信息化時(shí)代中，加強(qiáng)建設(shè)事業(yè)單位信息化，對(duì)檔案管理水平起到顯著提高作用，并使得檔案自身價(jià)值得到充分發(fā)揮，促使事業(yè)單位健康快速的發(fā)展[3]。在實(shí)際中要想全面強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)力度，還應(yīng)該同實(shí)際狀況相結(jié)合，制定針對(duì)性的管理機(jī)制，制定完善的操作流程，并實(shí)施統(tǒng)一管理。尤其是在檔案應(yīng)用查詢及下載過(guò)程中，必須要針對(duì)不同使用人群，設(shè)置不同的權(quán)限，加上檔案資料具有廣泛的來(lái)源，其具有豐富多樣的形式，所以，為方便跨系統(tǒng)操作，應(yīng)該對(duì)檔案格式進(jìn)行規(guī)定，便于管理。

2）堅(jiān)強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，硬件設(shè)施、軟件設(shè)施是最基礎(chǔ)的物質(zhì)保障。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)和提高軟硬件設(shè)施[4]。硬件設(shè)施及軟件設(shè)施會(huì)對(duì)檔案信息化工作質(zhì)量帶來(lái)直接的影響，其不僅會(huì)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行狀況產(chǎn)生影響，還會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)資料保管產(chǎn)生一定影響。在今后，事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)自身具體狀況進(jìn)行充分考慮，確保配置的硬件設(shè)施能滿足檔案資源收集、分析、存儲(chǔ)、使用及傳輸?shù)裙ぷ餍枨?，并且?yīng)符合局域網(wǎng)建設(shè)相關(guān)要求，能讓單位內(nèi)部進(jìn)行跨部門操作。在建設(shè)軟件設(shè)施的時(shí)候，基于一些軟件是為了滿足企業(yè)的需求，所以他們不一定滿足事業(yè)單位需求，因此，需要事業(yè)單位相關(guān)工作人員根據(jù)自身實(shí)際狀況開發(fā)和應(yīng)用相應(yīng)軟件。事業(yè)單位需要對(duì)自身的軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，注意先進(jìn)技術(shù)的引入，結(jié)合自身發(fā)展需求，建立更加全面的軟件信息平臺(tái)，除此之外，還應(yīng)對(duì)軟件的安全性能進(jìn)行充分考慮，做好相應(yīng)的保密工作。事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該具備一定的資金，實(shí)施檔案信息化工作，不僅要重視建設(shè)軟硬件設(shè)施，并且要加強(qiáng)后續(xù)設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)管理。由于這些工作的開展對(duì)于資金需求相對(duì)比較多，因此，事業(yè)單位要適當(dāng)?shù)脑黾訖n案信息化資金投入，編制好檔案信息化預(yù)算，為檔案信息化建設(shè)提供必要的支持。

3）注重信息安全管理。在實(shí)踐中，事業(yè)單位還需要結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作的需求，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息化安全管理體制進(jìn)行完 善[5]。在管理檔案信息的時(shí)候，應(yīng)該做好相應(yīng)的信息備份工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案資源內(nèi)部恢復(fù)制度進(jìn)行完善，在使用的時(shí)候，顯著提高檔案信息安全度。除此之外，事業(yè)單位工作人員應(yīng)該確保相關(guān)人員的道德修養(yǎng)，進(jìn)而使得信息化安全管理的觀念得到有效提高，同時(shí)，對(duì)其實(shí)施安全技能培訓(xùn)，確保每一個(gè)檔案管理人員都能明確檔案信息化管理中存在的網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)，便于檔案管理活動(dòng)能動(dòng)正確的安全的開展，避免黑客利用系統(tǒng)漏洞對(duì)檔案資源進(jìn)行竊取、篡改等情況。最后管理檔案的時(shí)候，應(yīng)該讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)同紙質(zhì)存儲(chǔ)相分離，進(jìn)而確保檔案信息的安全和完整。

4）提升檔案管理人員綜合能力。檔案管理工作人員為事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵，其本身的能力、水平及服務(wù)觀念會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。在信息化時(shí)代中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理能力，還應(yīng)該具備其他各項(xiàng)知識(shí)技能。因此，在實(shí)際活動(dòng)中，事業(yè)單位要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)引導(dǎo)，要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其日常工作能力。同時(shí)，還使得檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)得到顯著提高，確保檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行靈活的使用，順利的完成檔案信息錄入、存儲(chǔ)和整理等工作。

4 總結(jié)

總之，在信息化時(shí)代中，事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案信息化管理的重視力度，在今后的工作中，事業(yè)單位檔案管理人員必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作信息化建設(shè)狀況進(jìn)行全方位、系統(tǒng)化的剖析，根據(jù)出現(xiàn)的不足制定針對(duì)性的解決措施，并讓檔案信息化管理模式得到有效推動(dòng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供必要支持。