養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)探究

尤 艷

（陜西省榆林市榆陽(yáng)區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位和居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，陜西 榆林 719000）

養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理指的是將一些有價(jià)值有意義的文檔、圖形、圖表以及聲音材料在整理和收集之后進(jìn)行歸檔，保存參保人員的詳細(xì)信息都會(huì)記錄在內(nèi)。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)朝著信息化建設(shè)的方向不斷前進(jìn)，這也是政府部門提高工作效率的一個(gè)必然選擇。在信息技術(shù)應(yīng)用廣泛的今天，工作人員更是應(yīng)該在養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理中開(kāi)辟出一條全新的路徑，結(jié)合我國(guó)的實(shí)際國(guó)情，確定養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的電子信息化建設(shè)路徑，確保社保檔案的管理工作能夠變得更加科學(xué)合理。

1 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)的重要性

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的電子信息化建設(shè)，指的是通過(guò)電子信息的方式將更好的服務(wù)提供給社會(huì)，不僅能夠提高信息處理的速度，而且還可以節(jié)省儲(chǔ)存的空間，讓原始的檔案得到良好的保存與維護(hù)。因此，事業(yè)單位也會(huì)更加在意信息化在管理工作中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化。

在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理電子信息化建設(shè)的過(guò)程中，使用者只需要通過(guò)終端機(jī)器輸入關(guān)鍵詞就可以查詢到相關(guān)的資料，不僅提高了信息檢索的效率，而且也保護(hù)了信息處理的安全，讓使用者享受到了更多的便利。此外，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)也可以將信息化技術(shù)的分析能力優(yōu)勢(shì)全面的發(fā)揮出來(lái)，保障檔案中記錄的信息能夠做到真實(shí)和準(zhǔn)確，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)的決策工作能夠得到及時(shí)的推行。而且，通過(guò)終端的遠(yuǎn)程服務(wù)，也可以做到檔案中資源的共享在方便了人民群眾的同時(shí)，也大幅度提高了檔案編著工作的效率。

2 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)中的不足

2.1 設(shè)備的投入不充分

負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險(xiǎn)大管理，電子信息化建設(shè)的部門，經(jīng)常是缺少設(shè)備資金的投入，導(dǎo)致設(shè)備較為成就無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展，這顯然不利于檔案管理的電子信息化建設(shè)。而且，一些設(shè)備防潮的能力較差，儲(chǔ)存空間有限，經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)法聯(lián)網(wǎng)和死機(jī)的情況，不僅拉低了工作的效率，而且也阻礙了電子信息化管理的進(jìn)行。此外，和信息收集相關(guān)的設(shè)備幾乎是真空地帶，并沒(méi)有做好信息的采集和材料的提示工作，這也不利于檔案管理的電子信息化發(fā)展。

2.2 信息化技術(shù)發(fā)展不完善

以電子文檔的形式來(lái)保存檔案是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理電子信息化的一個(gè)重要體現(xiàn)，這也會(huì)為工作人員的編輯和查找?guī)?lái)便利。然而，由于信息化技術(shù)的發(fā)展不到位，程度較低，再加上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的知識(shí)不足，導(dǎo)致一部分不法分子利用法律漏洞來(lái)偽造信息竊取信息，要想實(shí)現(xiàn)檔案的安全，長(zhǎng)久保存，必須要以強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)軟硬件功能為前提。

2.3 管理人員的專業(yè)水平參差不齊

目前很多負(fù)責(zé)社保檔案管理的人員都處于兼職狀態(tài)，并非專職檔案管理人員。因此，他們?nèi)鄙傧到y(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，無(wú)法掌握和了解專業(yè)的檔案管理知識(shí)，再加上信息技術(shù)水平有限，能用能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案的收集、整理，歸檔和保存等工作無(wú)法做到規(guī)范合理。

3 加快養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案電子信息化建設(shè)的建議

3.1 做好設(shè)備的投入與更新

將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以讓信息化的設(shè)備更加長(zhǎng)時(shí)間安全的儲(chǔ)存信息。因此在做好了防潮、防盜的管理工作之后，還要同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存，以新式檔案的儲(chǔ)存設(shè)備來(lái)保留原件。檔案中其他的部分可以通過(guò)電子系統(tǒng)存入道備份系統(tǒng)或是硬盤當(dāng)中，如此就不用再擔(dān)心斷電和網(wǎng)絡(luò)等問(wèn)題，即使出現(xiàn)問(wèn)題也可以及時(shí)的得到修復(fù)，同時(shí)還需要有專業(yè)的人才負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)，定期的更新和 維護(hù)。

3.2 加入檔案電子信息化檢索功能

需要由政府的相關(guān)單位負(fù)責(zé)將搜索引擎應(yīng)用到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理電子信息化的建設(shè)之中，讓工作人員方便查閱資料，工作人員可以通過(guò)加密系統(tǒng)，在輸入正確的密鑰之后才能夠查閱相關(guān)的信息。居民也需要通過(guò)身份證的驗(yàn)證，在終端進(jìn)入到相應(yīng)的信息頁(yè)面。而且也可以在頁(yè)面中增設(shè)檢索功能，只需要搜索關(guān)鍵詞即可以得到想要的信息。同時(shí)還要規(guī)定信息可以編輯與修改的范圍，在保障業(yè)務(wù)安全的同時(shí)提高業(yè)務(wù)的效率。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在檔案電子信息化管理的過(guò)程中，不僅要讓相關(guān)的管理人員接受系統(tǒng)而專業(yè)的培訓(xùn)，還應(yīng)該對(duì)他們的信息收集與處理能力做好培訓(xùn)，讓他們掌握電子計(jì)算機(jī)的基本技能，實(shí)現(xiàn)自我的創(chuàng)新。所以，管理部門需要定期的通過(guò)教育活動(dòng)等方式提高就業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和熟練程度，確保電子信息化管理能夠得到真正的發(fā)展和進(jìn)步。

4 結(jié)束語(yǔ)

養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案電子信息化建設(shè)與每一名參保人員的利益息息相關(guān)，更是影響到了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)未來(lái)的發(fā)展與走向。因此，在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的過(guò)程中，我們需要加快電子信息化建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化與信息化，為參保對(duì)象的信息資料安全提供可靠的保障，促進(jìn)我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。