關(guān)于事業(yè)單位會計檔案電子化管理的幾點思考

廖杰常

（中共重慶市開州區(qū)委政策研究中心，重慶 405499）

信息技術(shù)的發(fā)展，使得會計工作已由電算化逐步轉(zhuǎn)向了信息化，財務(wù)人員借助高端信息化技術(shù)手段，形成了無紙化財務(wù)信息，會計檔案的形式也相應(yīng)發(fā)生了重大變化，從原來的紙質(zhì)化記賬，到現(xiàn)在利用電子憑證等進行記錄。傳統(tǒng)檔案管理模式緊跟時代發(fā)展腳步，不斷進行革新。從傳統(tǒng)管理模式角度來看，其中缺少對電子檔案管理的內(nèi)容說明，如何有效利用和充分發(fā)揮會計電子檔案的作用，是事業(yè)單位會計檔案電子化管理的重要任務(wù)。

1 信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

從信息化條件下會計檔案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具體如下。

1）檔案信息保存環(huán)境要求高。會計檔案電子化管理對存儲空間的需求不大，但對存儲環(huán)境的要求較高。檔案信息多以硬盤或光盤的形式存儲，信息保存的完整性與否，對信息存儲環(huán)境有一定要求。

2）電子類文檔易篡改。會計檔案電子化管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一旦被篡改將或多或少留下痕跡，電子類文檔則不會留下明顯痕跡，無形中降低了檔案信息的真實性。

3）檔案信息內(nèi)容豐富。會計檔案電子化管理的檔案信息內(nèi)容，不僅包括傳統(tǒng)的會計檔案內(nèi)容，如原始單據(jù)、報表、記賬憑證和賬目等，還包括大量的電子數(shù)據(jù)。

4）檔案信息具有共享性和高效性。會計檔案電子化管理基于信息化而生，網(wǎng)絡(luò)信息化給會計檔案信息的共享提供了便利，使得兩地之間的檔案信息傳遞更為高效和便捷。

2 事業(yè)單位會計檔案電子化管理的幾點思考

1）加強會計檔案電子化管理制度建設(shè)。會計檔案電子化管理離不開制度保障，應(yīng)該結(jié)合會計檔案電子化管理的實際需要，完善相應(yīng)的管理制度，進一步明確會計檔案歸檔、保管、交流、使用、銷毀各個環(huán)節(jié)的制度細則，確保會計檔案電子化管理各項工作開展有制度可遵循。首先，要加速推進會計檔案格式標準化建設(shè)，會計檔案電子化管理需要標準化的電子文件作為依據(jù)，同時標準化的會計檔案也有利于提升檔案管理工作效率，便于檔案查詢。檔案部門應(yīng)與財務(wù)部門溝通交流制訂既符合財務(wù)工作要求，又符合檔案管理要求的標準化電子文檔，并對產(chǎn)生會計檔案的各部門工作人員進行培訓(xùn)，要求各部門在產(chǎn)生會計電子文檔時一定要執(zhí)行相關(guān)標準；其次，要制訂和完善會計檔案電子化管理制度。傳統(tǒng)的會計檔案管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)會計檔案電子化需求，因此應(yīng)從會計檔案電子化發(fā)展的長遠角度出發(fā)，對會計檔案電子化管理制度進行細化，既要借鑒傳統(tǒng)會計檔案管理的優(yōu)勢和經(jīng)驗，同時也要結(jié)合會計檔案信息化建設(shè)的新問題、新情況，對管理制度進行優(yōu)化，進而更好地指導(dǎo)會計檔案電子化相關(guān)工作開展；最后，要加強會計人員的教育和培訓(xùn)，會計檔案多來源于財務(wù)部門，因此會計人員的能力和素質(zhì)將直接影響會計檔案的質(zhì)量，在具體人才培養(yǎng)過程中要制訂嚴格完善的教育培訓(xùn)制度，財務(wù)部門要加大對教育培訓(xùn)制度的落實力度，一方面，要結(jié)合會計檔案電子化建設(shè)的實際需要，對會計人員的知識結(jié)構(gòu)進行更新，確保會計人員具備專業(yè)的檔案管理知識和計算機知識，能熟練地運用各種數(shù)據(jù)和軟件對會計信息進行處理，并生成符合檔案管理要求的文件；另一方面，要加強會計人員的職業(yè)道德教育，進一步提升會計人員的責任感、使命感。確保檔案部門保存的會計檔案的真實性和原始性。

2）合理使用電子檔案。第一，檔案人員要主動借助于計算機技術(shù)開展檔案編研業(yè)務(wù)，經(jīng)過有效撰寫或整理，進一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關(guān)鍵信息以及知識，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務(wù)。第二，為保證電子檔案的操作簡單性以及便捷性，需要借助計算機技術(shù)對電子檔案的索引目錄進行編制，并且認真遵守有關(guān)的保密規(guī)定，有效查閱以及使用電子檔案，關(guān)于保密等級的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用，以此有效保證電子檔案的真實性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。第三，在使用了電子檔案以后，也要對檔案利用登記表進行認真填寫，其中內(nèi)容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內(nèi)容、查檔目的與范圍等等，進而促進電子檔案的合理使用。

3）提高會計信息存儲環(huán)境安全性。會計信息存儲環(huán)境的安全性對于確保會計檔案電子化管理至關(guān)重要。在信息化條件下，會計檔案電子化管理，通過營造安全的會計信息存儲環(huán)境，提高會計信息存儲的安全性，防范因為環(huán)境問題對會計檔案電子化管理帶來的風險。其可以從客觀上保障會計檔案電子化管理工作的開展，在具體做法上，要提高會計信息存儲環(huán)境安全性。首先，會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，防止電子數(shù)據(jù)的丟失和毀損。其次，會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計檔案信息以數(shù)字編碼的形式存儲在各種磁性介質(zhì)上，入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，而且對溫度還有一定要求，應(yīng)安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，還要遠離易燃品堆放地，以此提高會計檔案電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

4）提高檔案管理人員素質(zhì)。會計檔案記錄了事業(yè)單位經(jīng)濟事項的活動軌跡，包含了許多重要數(shù)據(jù)，在單位的正常運行和發(fā)展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對相關(guān)檔案工作的重要認識，將電子化管理方式納入相關(guān)從業(yè)人員崗位責任制中，防止管理人員在日常工作中出現(xiàn)隨意性。其次要開展計算機應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)知識、通信技術(shù)、電子檔案管理制度等方面的專題培訓(xùn)。會計檔案管理人員通過專題培訓(xùn)，提升對財務(wù)軟件的基礎(chǔ)操作，進一步了解會計電子檔案的存放以及管理細則。再次，開展職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，增強檔案管理人員和財務(wù)人員的職業(yè)道德建設(shè)，不斷增強責任感、使命感，提升道德素養(yǎng)。最后，要多途徑選拔培養(yǎng)復(fù)合人才，加強多方合作，提高會計信息管理應(yīng)用能力。財務(wù)部門、檔案部門要通過人才招聘、教育培訓(xùn)、交流輪崗等方式培養(yǎng)會計檔案管理人才，使一般財務(wù)人員和檔案人員都可以在會計檔案信息化建設(shè)和管理方面相互提出需求，建立一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)過關(guān)的電子會計檔案管理的專業(yè)隊伍。

3 結(jié)語

檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對人才的標準要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強化檔案管理信息化建設(shè)，是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關(guān)系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會的飛速發(fā)展。