信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新探究

張文秀

（杭州中美華東制藥江東有限公司，浙江 杭州 311228）

在進(jìn)入信息化時(shí)代下，企業(yè)的發(fā)展模式、經(jīng)營方式和生產(chǎn)理念均出現(xiàn)了較大的變化，檔案作為企業(yè)在日常運(yùn)營生產(chǎn)中產(chǎn)生的寶貴資源，其具有較強(qiáng)的參考價(jià)值和借鑒意義，檔案管理的功能性和作用性日益突出，是現(xiàn)代企業(yè)的無形資產(chǎn)，通過科學(xué)的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)制定各項(xiàng)管理和發(fā)展決策提供依據(jù)和參考。因此，現(xiàn)代制藥企業(yè)要迎合信息化時(shí)代的特點(diǎn)，加速檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的服務(wù) 職能。

1 基于信息化環(huán)境下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的價(jià)值和意義

1.1 推動文化建設(shè)

現(xiàn)代企業(yè)想要謀求更好的發(fā)展，則需要依靠優(yōu)秀的文化建設(shè)，以文化為內(nèi)驅(qū)力，將企業(yè)員工團(tuán)結(jié)在一起，共同為了企業(yè)拼搏奮斗。企業(yè)檔案包含了企業(yè)文化建設(shè)進(jìn)程，是企業(yè)文化保存和延續(xù)的關(guān)鍵載體，利用檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)文化進(jìn)行提煉和整合，將其作為企業(yè)發(fā)展的軟實(shí)力，而引入信息技術(shù)有助于發(fā)揮檔案在文化建設(shè)中的價(jià)值。

1.2 提供決策依據(jù)

在市場經(jīng)濟(jì)體制下，制藥行業(yè)競爭激烈，行業(yè)發(fā)展瞬息萬變，企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展和行業(yè)變化，科學(xué)制定決策確保發(fā)展方向的正確性。在信息時(shí)代下，檔案信息已經(jīng)成為一種寶貴的資源，其記錄了企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)的歷程，而利用信息技術(shù)能夠挖掘檔案中的潛存價(jià)值，為企業(yè)管理層制定決策提供可靠依據(jù)。

1.3 提升管理水平

檔案作為企業(yè)日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，其重要性和作用性日益凸顯，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理也更加重視，但是以往的管理思維和管理手段固化陳舊，難以滿足信息時(shí)代的需求。通過引入信息技術(shù)能夠顯著提升管理水平，幫助管理人員突破定勢思維，加速創(chuàng)新和改革進(jìn)程，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新思路

2.1 完善制度建設(shè)

檔案信息化已經(jīng)成為重要趨勢，信息化管理與以往的紙質(zhì)檔案管理存在一定差異，為了確保各項(xiàng)管理工作有條不紊的開展，需要以完善而系統(tǒng)的制度體系作為支撐，促使管理人員有據(jù)可依、有章可循的落實(shí)管理工作，因此，制藥企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際需求，加速制度體系建設(shè)。首先，針對檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)和流程制定管理制度，包含檔案資源收集到歸檔的整個(gè)過程，都要形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫润w系，促使管理行為趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；其次，管理制度并非一成不變，要根據(jù)崗位需求和企業(yè)發(fā)展進(jìn)行動態(tài)的調(diào)整，尤其對于檔案利用服務(wù)，要編制科學(xué)的制度，發(fā)揮檔案在企業(yè)服務(wù)中的價(jià)值；最后，制度體系中要包含獎(jiǎng)懲制度和監(jiān)督制度，特別是企業(yè)的機(jī)密以及重要檔案，要加強(qiáng)管理監(jiān)督，避免檔案資源外漏，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，通過獎(jiǎng)懲制度規(guī)范管理人員的意識和行為，做到有錯(cuò)必糾、有功必獎(jiǎng)。

2.2 建立信息系統(tǒng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”提倡下，信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用程度不斷深化，而想要充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢，企業(yè)則要加速信息提供建設(shè)進(jìn)程，摒棄固化的管理模式，發(fā)揮信息系統(tǒng)在檔案服務(wù)和利用中的作用。首先，信息系統(tǒng)要包含所有的企業(yè)檔案，企業(yè)要組織人員將以往的紙質(zhì)檔案通過掃描的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，有組織、分批次的完成這一工作，將企業(yè)檔案集中到信息系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保管和管理；其次，在信息系統(tǒng)建設(shè)中，檔案數(shù)據(jù)庫占據(jù)核心地位，數(shù)據(jù)庫內(nèi)包含了企業(yè)所有重要的檔案資源，因此，要對訪問權(quán)限和管理權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，在訪問數(shù)據(jù)庫中，需要制定的密碼和賬戶，并且記錄每一次數(shù)據(jù)庫登錄和訪問記錄，沒有管理人員的授權(quán)，不能對檔案資源私自拷貝；最后，注重信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和安全防護(hù)，安裝殺毒軟件、開啟防護(hù)墻，避免黑客或者病毒入侵，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和維護(hù)，為檔案工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 發(fā)揮服務(wù)價(jià)值

檔案是企業(yè)在長期運(yùn)營生產(chǎn)中而產(chǎn)生的寶貴資源，其是企業(yè)無形財(cái)富，對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要價(jià)值，檔案管理也要突出服務(wù)價(jià)值，轉(zhuǎn)變以往重視收藏、忽視服務(wù)的弊端，充分挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，為企業(yè)提供科學(xué)的檔案服務(wù)。首先，管理人員要解放思想，改變以往被動的服務(wù)模式，要根據(jù)企業(yè)需要制定科學(xué)的服務(wù)機(jī)制，掌握企業(yè)對檔案資源的需求，明確服務(wù)方向、服務(wù)重點(diǎn)以及服務(wù)內(nèi)容，保證檔案服務(wù)的針對性和實(shí)效性；其次，充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行整合和挖掘，提煉其中潛存的價(jià)值，按照企業(yè)管理層的需要以及發(fā)展方向，為企業(yè)制定各項(xiàng)決策提供參考和依據(jù)；最后，管理人員要突出檔案價(jià)值性和閱讀性的基礎(chǔ)上，還要通過資源整合提升資源的價(jià)值性，尤其是企業(yè)生產(chǎn)、市場需求、人事管理等方面的檔案，要將簡練而重點(diǎn)的信息提供給管理層。

2.4 建設(shè)人才隊(duì)伍

現(xiàn)代制藥企業(yè)的競爭也是人才力量的競爭，在信息化管理模式下，對檔案管理人員的崗位能力、責(zé)任意識、職業(yè)道德和技術(shù)水平提出更為嚴(yán)格的要求，以往的管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無法使用信息化環(huán)境的需求，因此，制藥企業(yè)要加速人才隊(duì)伍建設(shè)，以人才作為提升管理效能的基礎(chǔ)和保障。首先，加強(qiáng)檔案人才招聘，招聘工作要面向普通高校和社會，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、知識背景以及專業(yè)能力的人才加入，擴(kuò)寬其晉升空間，鼓勵(lì)人才在崗位中積極創(chuàng)新、勇于進(jìn)??；其次，企業(yè)也可從內(nèi)部選拔具有一定管理能力和管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事檔案管理，在入職之前做好專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，內(nèi)容要涉及信息技術(shù)操作、檔案知識、崗位責(zé)任以及職業(yè)道德等內(nèi)容，通過培訓(xùn)優(yōu)化管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)；最后，鼓勵(lì)管理人員利用平時(shí)工作和生活時(shí)間學(xué)習(xí)信息技術(shù)，并且將其應(yīng)用到崗位工作中，尤其是大數(shù)據(jù)、云端、云計(jì)算等高新技術(shù)，要發(fā)揮其在檔案管理中的價(jià)值和優(yōu)勢。

3 結(jié)束語

總而言之，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的核心力量，在信息化背景下，制藥企業(yè)要給予檔案管理以高度重視，加速信息化管理進(jìn)程建設(shè)，注重挖掘檔案資源中潛存的價(jià)值，為企業(yè)決策和生產(chǎn)運(yùn)行提供依據(jù)和參考，發(fā)揮檔案資源的服務(wù)和應(yīng)用價(jià)值。