電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

江瑩瑩

（湖北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司，湖北 武漢 430040）

檔案資源不能再生，其內(nèi)容非常珍貴，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理制度也不在不斷更新和完善。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，本文提出通過(guò)建立電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)單快捷。電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)等比較先進(jìn)的技術(shù)，最終形成智能化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理，同時(shí)滿足人們實(shí)時(shí)調(diào)取檔案的需求并且提高檔案管理工作的安全性。

1 電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路

電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)是為了優(yōu)化檔案管理環(huán)境，并且能夠精細(xì)化的控制檔案。同時(shí)增加檔案的安全性以及保障管理人員的安全。在一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中應(yīng)當(dāng)將實(shí)體檔案管理區(qū)域劃分為多個(gè)不同的模塊，每個(gè)模塊兒都安裝相應(yīng)的控制器，使得每一模塊中的控制器在系統(tǒng)管理下都能獨(dú)立工作，也能滿足大系統(tǒng)對(duì)單獨(dú)模塊地控制。

1）確定接口。電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用比較先進(jìn)的國(guó)際通用的控制措施，建立全方位的接口，通過(guò)模塊控制器和系統(tǒng)平臺(tái)建立連接，展開(kāi)智能化管理。實(shí)體檔案室中不同模塊應(yīng)當(dāng)有機(jī)連接，相互協(xié)調(diào)工作。另外，需要應(yīng)用擴(kuò)充組件實(shí)現(xiàn)與工作平臺(tái)的接通，以此使檔案管理系統(tǒng)更加具有擴(kuò)展性。

2）構(gòu)建系統(tǒng)。構(gòu)建系統(tǒng)就是建設(shè)電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)內(nèi)服務(wù)類型涵蓋比較廣，比如通信連接，監(jiān)控報(bào)警以及系統(tǒng)服務(wù)等內(nèi)容。整個(gè)系統(tǒng)都是以檔案管理為核心而運(yùn)行，接口是整個(gè)系統(tǒng)相互連接的重要銜接段，接口與系統(tǒng)相互配合造成電子與實(shí)體檔案的一體化管理。每一個(gè)服務(wù)內(nèi)容都需要相互協(xié)調(diào)，使一體化管理智能運(yùn)行。

3）智能應(yīng)用。電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)含有較多智能應(yīng)用功能，例如實(shí)體檔案區(qū)域定位體系，使得檔案管理可以應(yīng)用電子標(biāo)簽展開(kāi)非觸摸式智能化管理，為每個(gè)檔案都建立自己身份信息，同區(qū)域網(wǎng)以及智能門禁建設(shè)一個(gè)完整的檔案定位系統(tǒng)，使得檔案管理更加細(xì)致。另外實(shí)體檔案管理模塊區(qū)域內(nèi)設(shè)計(jì)的環(huán)境監(jiān)測(cè)云平臺(tái)，可以有效檢測(cè)每個(gè)區(qū)域的環(huán)境，同時(shí)能夠及時(shí)對(duì)空氣進(jìn)行消毒并且智能化處理區(qū)域環(huán)境。云平臺(tái)技術(shù)提供的手機(jī)端應(yīng)用可以實(shí)施遠(yuǎn)程監(jiān)控，有效控制區(qū)域內(nèi)的溫濕度環(huán)境，提高區(qū)域內(nèi)環(huán)境的安全性。

2 電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

電子與實(shí)體檔案一體化安全管理體系的建設(shè)方案以系統(tǒng)總體架構(gòu)為出發(fā)點(diǎn)，將管理系統(tǒng)分為兩大系統(tǒng)：系統(tǒng)管理平臺(tái)和一體化功能平臺(tái)。一體化功能平臺(tái)中主要包括四個(gè)系統(tǒng)，智能管理檔案系統(tǒng)、區(qū)域安全管理系統(tǒng)、空間環(huán)境智能管理系統(tǒng)及檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)，整個(gè)一體化平臺(tái)將電子以實(shí)體檔案管理的各個(gè)方面全面涵蓋。從檔案應(yīng)用角度方面來(lái)看，電子以實(shí)力答案一體化管理系統(tǒng)分為應(yīng)用、資源以及服務(wù)三個(gè)層次。

3 電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)的基本內(nèi)容

1）實(shí)體檔案管理室的設(shè)施建設(shè)。實(shí)體檔案管理室的設(shè)施建設(shè)內(nèi)容比較多，比如地面、電、網(wǎng)絡(luò)通信以及一些硬件設(shè)施的建設(shè)。在建設(shè)中會(huì)模仿實(shí)體檔案室的手動(dòng)密集架設(shè)備建立智能的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)。智能網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)需要鋪設(shè)專門的軌道。同時(shí)，通過(guò)完善電力設(shè)施滿足網(wǎng)絡(luò)通信以及不同設(shè)備用電的需求。

2）電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)。一體化安全管理系統(tǒng)是系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)，其目的就是使檔案管理工作更加高效，例如通過(guò)視頻監(jiān)控保障檔案管理人員的安全以及檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，一體化安全管理系統(tǒng)會(huì)記錄檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，同時(shí)提供數(shù)據(jù)應(yīng)用的多種選項(xiàng)，使得檔案信息更加完善，服務(wù)更加密切。

3）對(duì)實(shí)體檔案管理室環(huán)境監(jiān)測(cè)云平臺(tái)的建設(shè)。實(shí)體檔案管理室環(huán)境監(jiān)測(cè)云平臺(tái)的建設(shè)可以對(duì)檔案室內(nèi)以及附近環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，然后同物聯(lián)網(wǎng)無(wú)線技術(shù)相結(jié)合進(jìn)行傳感通訊。云平臺(tái)可以依據(jù)環(huán)境檢測(cè)功能進(jìn)行存儲(chǔ)和報(bào)警，建立完善的實(shí)體檔案室云檢測(cè)物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對(duì)實(shí)體檔案室的檔案展開(kāi)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與管理。

4 電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)功能內(nèi)容的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)

1）一體化系統(tǒng)視頻監(jiān)控防盜功能應(yīng)用。一體化系統(tǒng)視頻監(jiān)控有著自身單獨(dú)的防盜監(jiān)控功能，其對(duì)數(shù)據(jù)的一致性要求非常高，在防盜監(jiān)控畫面運(yùn)行的時(shí)候不能進(jìn)行任何操作。系統(tǒng)視頻防盜監(jiān)控有五種服務(wù)功能。第一是解除報(bào)警。在系統(tǒng)視頻防盜監(jiān)控運(yùn)行過(guò)程中，可以通過(guò)手動(dòng)的方式布防，一旦出現(xiàn)防盜報(bào)警，可以人為的點(diǎn)擊取消報(bào)警聲音，使系統(tǒng)撤防。在撤防之后如果再有盜竊情況發(fā)生，系統(tǒng)會(huì)又一次進(jìn)行警報(bào)，并且記錄警報(bào)，但是不會(huì)再有聲音警報(bào)。第二是恢復(fù)報(bào)警，該功能使系統(tǒng)在自動(dòng)監(jiān)控情況下展開(kāi)防盜報(bào)警預(yù)設(shè)，在報(bào)警聲音出現(xiàn)后，點(diǎn)擊此功能就可以解除報(bào)警聲音。第三是手動(dòng)設(shè)防，可以將檔案室改為手動(dòng)設(shè)防模式，一旦有人出現(xiàn)就被認(rèn)為是盜情，因?yàn)闆](méi)有人臉認(rèn)證，所以此時(shí)系統(tǒng)報(bào)警指示燈會(huì)變?yōu)榧t色，系統(tǒng)在這種狀態(tài)下會(huì)進(jìn)入手動(dòng)設(shè)防狀態(tài)。第四是手動(dòng)撤防，手動(dòng)撤防可以將電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)創(chuàng)設(shè)為手動(dòng)狀態(tài)，當(dāng)有人出現(xiàn)在檔案室時(shí)，系統(tǒng)會(huì)感應(yīng)到，并且指示燈會(huì)提示，這就需要來(lái)人出具身份證明，如果此人可以進(jìn)入，就會(huì)出現(xiàn)手動(dòng)撤防。第五是自動(dòng)監(jiān)控，實(shí)體檔案室可以調(diào)到自動(dòng)監(jiān)控的模式，并且設(shè)定好監(jiān)控的位置和監(jiān)控時(shí)間，使得系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)。自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)使得系統(tǒng)的智能化水平得到提升，降低了工作強(qiáng)度，有著非常強(qiáng)的實(shí)用性。

2）一體化系統(tǒng)中其他創(chuàng)新設(shè)計(jì)應(yīng)用。一體化系統(tǒng)中圖書室的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)是一項(xiàng)重要成果，除此以外，此系統(tǒng)還囊括其他創(chuàng)新設(shè)計(jì)應(yīng)用，比如電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)整體解決方案，此方案中需要先進(jìn)的技術(shù)作為支撐，物聯(lián)網(wǎng)是核心技術(shù)，使檔案室中所有內(nèi)容融入一體化管理的整個(gè)系統(tǒng)中，同時(shí)為不同設(shè)備創(chuàng)設(shè)運(yùn)行空間，依據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的要求使得系統(tǒng)中不同分支相互協(xié)調(diào)運(yùn)作。另外，一體化安全管理系統(tǒng)還有光柵技術(shù)，這是針對(duì)密集架所創(chuàng)設(shè)的功能。該系統(tǒng)在密集架外設(shè)有紅外線感應(yīng)器，能夠?qū)γ芗苤械臋n案準(zhǔn)確搜索定位，使得檔案的安全性得到大幅提升，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)密集架的遠(yuǎn)程控制，提高檔案管理工作人員的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)中檔案管理工作是非常重要的內(nèi)容，通過(guò)建立完善的電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，可以大大提高檔案管理工作的安全性，同時(shí)提高檔案管理工作的效率。電子與實(shí)體檔案一體化安全管理系統(tǒng)依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，擁有比較多的分支系統(tǒng)，可以為檔案管理提供比較多的服務(wù)內(nèi)容，使得檔案的日常管理工作都納入系統(tǒng)監(jiān)控中，使得檔案管理工作更加人性化且符合規(guī)范要求。