加強學(xué)院檔案信息化管理的舉措

趙悅?cè)?/p>

（云浮技師學(xué)院總務(wù)科（檔案管理），廣東 云浮 527300）

現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展以及多媒體技術(shù)的盛行，使得高校辦公系統(tǒng)更加便捷，優(yōu)勢在于系統(tǒng)更加自動化、無紙化，這種新辦公模式已經(jīng)成為當(dāng)今辦公系統(tǒng)發(fā)展常見的趨勢。在社會發(fā)展的大力推進(jìn)下，傳統(tǒng)的封閉式紙質(zhì)檔管理模式已經(jīng)不能滿足于當(dāng)前信息資源的共享工作，因此步入現(xiàn)代化信息管理義不容辭，值得高校為此付出行動。再者，學(xué)院檔案資源信息化管理主要建設(shè)的核心就是檔案信息建設(shè)，以此為基礎(chǔ)成為社會共享的目標(biāo)，那么加強檔案信息化管理不僅僅是表面上的客觀要求，更是提高學(xué)院檔案管理服務(wù)水平的必經(jīng)之路。

1 學(xué)院檔案管理當(dāng)前現(xiàn)狀問題

1）檔案載體存檔方式?jīng)]有更新?，F(xiàn)代信息化進(jìn)入教育管理后，除了教育方式需要更迭之外，檔案信息也需要換一種方式管理。目前，高校學(xué)院的檔案采用的依舊是傳統(tǒng)的管理方式，紙質(zhì)管理與實物載體管理，檔案載體存檔方式?jīng)]有及時的更新，不僅影響了檔案的更新節(jié)奏，也大大降低了信息資源的利用率，這是管理工作中失職的表現(xiàn)。首先我們需要了解到學(xué)院作為高校中的教學(xué)系統(tǒng)單位，責(zé)任巨大，所需要轉(zhuǎn)接的信息內(nèi)容也十分復(fù)雜，那么信息的準(zhǔn)確率與更新時間十分重要，學(xué)院的檔案主要是為教書育人服務(wù)的，教育過程中不僅僅兼顧科學(xué)研究的責(zé)任同時還兼?zhèn)渲芾矸?wù)。而學(xué)生考試材料涉及的內(nèi)容過多，主要問題是紙質(zhì)檔材料過多，電子單材料占據(jù)信息的少數(shù)部分，而紙質(zhì)材料不利于長期保存，容易存在丟失、潮濕發(fā)霉，意外損壞等情況發(fā)生，最重要的是紙質(zhì)材料占據(jù)的空間過于龐大，而且查閱困難，給工作人員增加了不少工作量，所以一般情況下，學(xué)院都會在紙質(zhì)檔材料保存8-10年之后就會銷毀，騰出空白給新的存檔。眾所周知，學(xué)院是一個更新替代非常快速的地方，每個學(xué)期都會有新生入校，其中也包括轉(zhuǎn)校生，那么加上原來的學(xué)生以及新生入學(xué)，那么檔案存放的問題也更容易爆出弊端，充分顯示了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不足之處，而信息化管理技術(shù)目前最好的存檔方式[1]。

2）資金不足，硬件設(shè)備落后，信息化更新速度慢。想要順應(yīng)時代的潮流，緊跟信息更迭的過程也需要大量資金的投入，目前，學(xué)院檔案室設(shè)備中主要是以計算機打印為主，其他的智能設(shè)備非常少，例如掃描機、路由器等硬件方面的設(shè)備都十分緊缺，那么想要實行信息化管理，就需要一個良好的設(shè)備環(huán)境，連接外部網(wǎng)絡(luò)是設(shè)備必要條件之一，開通內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及信息安全防護(hù)之后，信息化管理的計劃才能順利進(jìn)行。由此可見，設(shè)備的完善是當(dāng)前信息化技術(shù)管理的阻礙主要原因之一。

3）學(xué)院檔案管理制度不全。不管是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)校的教職工，想要在原有基礎(chǔ)上融入現(xiàn)代信息化管理，需要制定全面的管理制度，高校檔案信息化管理相關(guān)工作人員都有一定要求，不但需要專業(yè)的檔案知識，還需要具備現(xiàn)代化信息管理相關(guān)的管理技能。目前，高校檔案管理人員大部分都是半道出家，要么就是熟人介紹，要么就是學(xué)生兼職，缺乏管理的專業(yè)知識。例如檔案格式不統(tǒng)一，一半是手寫一半是電子信息，再者對各類檔案沒有進(jìn)行科學(xué)分類，資料存放的位置也不統(tǒng)一，最終導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)雜亂無章，沒有秩序的缺陷 暴露[2]。

4）檔案信息管理工作人員認(rèn)知不足。某些學(xué)院的檔案管理工作目光短淺，一些領(lǐng)導(dǎo)將大部分時間都投入到學(xué)校的經(jīng)濟效益以及教學(xué)上管理中，從而忽視了學(xué)院核心管理，甚至還錯誤的將檔案信息化建設(shè)認(rèn)為只不過是普通的數(shù)字化，雖說信息化可以在很大程度上擴充了傳統(tǒng)管理的發(fā)展空間，但是這不意味著現(xiàn)代信息化就是要拋棄傳統(tǒng)管理模式，諸不知多元化才是信息管理方式的主要管理方向。

2 學(xué)院檔案信息化管理加強舉措

1）傳統(tǒng)管理方式與電子檔案之間的轉(zhuǎn)變。首先，學(xué)院需要一個良好的管理機構(gòu)，就需要建立統(tǒng)一的管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式過于陳舊，暴露諸多弊端，因此學(xué)院需要利用數(shù)字化技術(shù)直接將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔材料轉(zhuǎn)化為可被計算機識別的電子檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔管理工作的對象是實體檔案，占據(jù)空間大，容易發(fā)展意外，轉(zhuǎn)化為虛擬檔案便于存放也節(jié)省了很大一部分的空間，同時更便利于管理工作人員的操作。例如計算機軟件程序要對檔案信息進(jìn)行排序，進(jìn)行相對應(yīng)的整體與存取工作，學(xué)生考試試卷材料，可通過掃描儀直接將紙質(zhì)檔轉(zhuǎn)化為電子檔存入學(xué)院的管理系統(tǒng)中，之后進(jìn)行分類管理，便于查閱。同時，學(xué)生的畢業(yè)論文以及實習(xí)材料也可進(jìn)行電子檔存放，而紙質(zhì)檔也可以另行存放，這樣既有紙質(zhì)檔也有電子檔，更便于管理人員的查閱，也節(jié)省了檔案存放的空間[3]。

2）學(xué)院的硬件設(shè)施與數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要加強。硬件設(shè)施的牢固以及數(shù)據(jù)庫的安全問題首先要做的就是資金的投入，只有加大資金的投入，才能進(jìn)一步加快硬件與軟件設(shè)備的建設(shè)問題，其中硬件設(shè)別就包括數(shù)字化設(shè)備、圖文掃描設(shè)備，服務(wù)器以及音像設(shè)備等；其次是軟件設(shè)備上的到位，外部互聯(lián)網(wǎng)以及內(nèi)部局域網(wǎng)都需要開通網(wǎng)絡(luò)。最終就是要加強學(xué)院數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全上的建設(shè)，畢竟學(xué)院的數(shù)據(jù)庫也有一些安全機密問題，作為高校檔案室的重要組成部分，安全問題格外重要，對接工作不可出現(xiàn)紕漏。

3）高校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)需要加強?，F(xiàn)代化信息技術(shù)以及計算機操作都需要專業(yè)工作人員，當(dāng)檔案管理制度更加規(guī)范化，管理工作也會更高效。尤其是關(guān)于網(wǎng)絡(luò)科學(xué)知識以及相關(guān)法律知識的檔案的管理工作人員都需要隔一段時間進(jìn)行綜合素質(zhì)考評，考評結(jié)果合格才能正式上崗，避免工作過程中出現(xiàn)紕漏，造成不可挽回的損失。為此，高?？梢赃M(jìn)行宏觀調(diào)控，從長遠(yuǎn)與大局的角度上看發(fā)展，在已存檔的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善檔案信息，并且更嚴(yán)格更具有規(guī)范性，使檔案信息有章可循，避免出現(xiàn)不協(xié)調(diào)性的矛盾。同時，高校在管理工作這一塊可以進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)，學(xué)校檔案部門人員都需要積極地參加電子管理信息課程建設(shè)的培訓(xùn)，各個部門之間進(jìn)行有效銜接，借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享，也間接的為其它部門提供了更高效性的 服務(wù)[4]。

3 結(jié)束語

學(xué)院檔案的管理工作作為高校重要的組成部分，也是教學(xué)不可忽視的一項重要工作，在現(xiàn)代信息化建設(shè)新平臺新視野的引導(dǎo)下，也對學(xué)院的管理制度提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。想要做好高校檔案信息化管理工作，就必須要從認(rèn)識自我開始，提高制度的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不管是硬件還是軟件設(shè)備都需要受到高校的關(guān)注，只有為學(xué)院檔案信息管理建設(shè)提供了充足的動力，才能更好地為社會服務(wù)，同時，學(xué)院檔案信息管理的進(jìn)程也對高等教育的可持續(xù)發(fā)展也存在著重大意義。