事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升

黃 坤

（寧遠(yuǎn)縣應(yīng)急管理局應(yīng)急救援指揮中心，湖南 永州 425600）

員工的業(yè)績(jī)，背景，履歷和重要資料都可以通過人事檔案提供。為保證人才開發(fā)與人才利用管理在各組織中的重要性，科學(xué)的人事管理促進(jìn)了人才信息的科學(xué)利用。伴隨著數(shù)字化信息的日益成熟，人事管理電腦化、簡(jiǎn)便易行，人事檔案數(shù)據(jù)管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）有利于查詢和閱覽人事檔案信息。機(jī)關(guān)人事檔案管理信息化建設(shè)準(zhǔn)確高效，使人事檔案的查詢、閱讀更加方便快捷，更好地發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值[1]。

2）有利于開發(fā)和利用人事檔案信息。要實(shí)現(xiàn)人事管理的一體化發(fā)展，優(yōu)化現(xiàn)有人事數(shù)據(jù)管理，不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人數(shù)據(jù)信息的多層次、綜合開發(fā)利用，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)檔案工作的高要求，保證人事檔案的質(zhì)量。

3）有利于保存人事檔案的完整性。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事管理中，紙面行為無法跟上時(shí)代，存在諸多問題。如紙張文件氧化、面粉、昆蟲生長(zhǎng)等，造成大量的信息丟失，不利于準(zhǔn)確查找相關(guān)信息，浪費(fèi)大量的時(shí)間和人員，而人事檔案信息的開發(fā)可以有效地解決這些問題。隨后，可以快速、清晰地查找需要查找的文件。機(jī)關(guān)單位實(shí)行個(gè)人資料管理，促進(jìn)檔案的完整保存，大量檔案信息資源可儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器，方便快捷。

4）永久保存檔案資料。事業(yè)單位人事檔案，過去絕大多數(shù)都是用的。但是，由于氣候或環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案極易被破壞，造成大量資料和數(shù)據(jù)的丟失，對(duì)資料的需求十分困難。通過人事檔案的信息化管理，可以在一定程度上解決紙質(zhì)檔案的問題，為人事檔案的永久保存提供了可行的途徑。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

對(duì)事業(yè)單位的檔案環(huán)境而言，多數(shù)是小檔案、舊計(jì)算機(jī)少、從業(yè)人員少、設(shè)備更新慢、缺少相關(guān)管理人員或管理專家專業(yè)化程度低等問題，影響了人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。由于需要使用計(jì)算機(jī)和其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)個(gè)人數(shù)據(jù)管理的計(jì)算機(jī)化，但是有些機(jī)構(gòu)缺乏資源和專業(yè)技術(shù)人員，硬件條件的缺乏直接制約著個(gè)人數(shù)據(jù)收集的進(jìn)程，檔案管理員的專業(yè)水平?jīng)Q定著檔案的儲(chǔ)存方式和利用水平[2]。

新時(shí)期我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面都有了更快的發(fā)展，人事檔案管理仍然受制于其傳統(tǒng)的紙質(zhì)行為。目前，紙型檔案主要存在利用效率低、主題不突出、地域局限等問題。設(shè)立人事檔案管理信息系統(tǒng)具有快捷、高效等優(yōu)點(diǎn)，可節(jié)約人力，在人事招聘和人事應(yīng)急處置方面具有明顯優(yōu)勢(shì)。但是，信息技術(shù)可以快速地轉(zhuǎn)移個(gè)人隱私，這是信息時(shí)代人事管理的一個(gè)安全問題，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，防范經(jīng)濟(jì)欺詐和個(gè)人數(shù)據(jù)傳輸帶來的安全問題非常普遍，這也對(duì)檔案管理人員提出了警告。為保障每一位員工的數(shù)據(jù)安全，就是犯罪分子盜取個(gè)人信息進(jìn)而影響個(gè)人的正常生活，必須牢記安全責(zé)任意識(shí)，筑起個(gè)人數(shù)據(jù)安全屏障。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)措施

1）提高管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理的核心是整個(gè)人力資源的可操作性。人事檔案管理的信息化水平直接關(guān)系到人才隊(duì)伍的質(zhì)量，首先要提高管理者的信息管理意識(shí)。但在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，舊觀念依然阻礙著人們的思想進(jìn)步。所以在個(gè)人資料管理中融入先進(jìn)的理念是非常重要的。要從根本上改進(jìn)，必須要有發(fā)展的思路、明確的目標(biāo)、注重的信息。為了提高機(jī)關(guān)檔案信息管理的質(zhì)量和專業(yè)化水平，必須引起檔案管理者的重視。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人事管理人員不僅要懂得檔案管理，而且還要懂得信息技術(shù)，提高職業(yè)素質(zhì)。二是提高員工道德素質(zhì)；在人員管理上，要有良好的職業(yè)道德，把檔案資料傳遞給各單位，各單位要定期對(duì)人員架構(gòu)師進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，優(yōu)化人員年齡結(jié)構(gòu)，提高思想政治素質(zhì)，提高職業(yè)道德水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，在人事檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)和管理方面，培養(yǎng)更多的人才，促進(jìn)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的順利進(jìn)行[3]。

2）做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與安全防護(hù)。在人事檔案管理中，事業(yè)單位必須將數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)問題放在首位，在儲(chǔ)存人事檔案信息之前需要對(duì)其進(jìn)行正確識(shí)別。在檔案管理中心，工作人員必須以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)定為基準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度，規(guī)范檔案管理行為，利用先進(jìn)技術(shù)建立規(guī)范、準(zhǔn)確、科學(xué)的檔案人員數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，值得注意的是，雖然信息技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位的檔案管理帶來了極大的便利，但是在數(shù)據(jù)管理中也存在著極大的安全隱患。在檔案管理中，必須將人事檔案管理信息建設(shè)中的信息安全問題放在首位，不斷完善信息安全保障體系，建設(shè)安全管理標(biāo)準(zhǔn)。此外，在檔案管理中，應(yīng)該對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)恢復(fù)機(jī)制，以免出現(xiàn)突發(fā)情況造成信息丟失的情況出現(xiàn)。要建立健全人事檔案信息安全保障機(jī)制；要加強(qiáng)對(duì)員工的職業(yè)道德教育和安全技術(shù)培訓(xùn)；要提高員工的保密意識(shí)和安全使用能力；要不斷完善管理制度，保證信息安全，為人事檔案管理提供重要保障。

3）促進(jìn)檔案信息的資源共享。檔案部門之間信息交流的最終目的，就是更好地利用人事檔案，為單位發(fā)展服務(wù)。所以人事檔案的利用就顯得至關(guān)重要。一是要根據(jù)實(shí)際情況，建立信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同服務(wù)與數(shù)據(jù)之間的信息交流與交換；二是要建立綜合數(shù)據(jù)管理信息服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，搭建有效的綜合平臺(tái)，積極拓展個(gè)人數(shù)據(jù)管理信息網(wǎng)站的建設(shè)，進(jìn)一步提高個(gè)人數(shù)據(jù)設(shè)置服務(wù)水平。管理人員可將云計(jì)算技術(shù)引入海量存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，采用集中存儲(chǔ)，克服設(shè)備與平臺(tái)的局限性，有效地開發(fā)數(shù)據(jù)資源，提高工作效率。不管是硬件還是軟件支持，都必須根據(jù)單位的實(shí)際情況來管理，因此參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員必須在系統(tǒng)功能和功能的開發(fā)和使用過程中，對(duì)單位本身的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，以提高系統(tǒng)軟件操作的兼容性設(shè)置的特權(quán)。

4）完善人事檔案信息化管理制度。在人事檔案管理中，制度制約是檔案管理信息化建設(shè)的前提。當(dāng)前的人事檔案信息復(fù)雜、更新速度極快，檔案部門對(duì)于數(shù)據(jù)的收集和整理很難做到及時(shí)性和標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位各部門應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā)，合理制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和管理。如，人事部門可以利用電子文檔對(duì)新的人事信息進(jìn)行錄入和完善，然后通過后臺(tái)管理傳輸?shù)綑n案部門進(jìn)行保存。其他部門的最新檔案信息填寫方式也應(yīng)該以信息化填寫方式為主，并提交檔案部門進(jìn)行整理歸檔。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷加快，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，面臨著更多的問題挑戰(zhàn)。在快速增加的人事信息背景下，信息數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度直線上升，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理，縱容改變?nèi)耸聶n案管理現(xiàn)狀，就必須對(duì)人事檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和完善，同時(shí)各單位還要對(duì)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，注重檔案管理人呢元的素質(zhì)培養(yǎng)，大力推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理和資源共享，使本單位的工作與時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步。