探討醫(yī)院檔案管理的信息化與科學(xué)化管理措施

曲 靜 張 杰

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266000）

醫(yī)院的資金運(yùn)行和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況可以通過(guò)醫(yī)院的檔案管理真實(shí)地反應(yīng)出來(lái)。醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療創(chuàng)新與日常工作來(lái)說(shuō)是重要的數(shù)據(jù)保障，而這也是我國(guó)醫(yī)療行業(yè)進(jìn)步的原因所在。所以醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和信息化既是醫(yī)院發(fā)展的 必然趨勢(shì)，也是社會(huì)得以進(jìn)步的重要舉措。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 不健全的管理制度

在進(jìn)行檔案的管理時(shí)， 檔案管理制度會(huì)存在一系列的問(wèn)題。檔案管理的制度比較分散，與此同時(shí)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也并不完全相同。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不同的科室都有自己的管理想法。這將導(dǎo)致科室工作人員與檔案管理人員在交接資料時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，十分容易在收集資料時(shí)發(fā)生重復(fù)，醫(yī)護(hù)工作者在整理材料時(shí)，對(duì)待材料并沒(méi)有很強(qiáng)的重視性，容易隨意的堆放材料，而這將導(dǎo)致重要的資料發(fā)生丟失。醫(yī)院沒(méi)有明確的檔案管理制度，醫(yī)護(hù)人員和檔案管理人員的交流不足，這種不健全的管理制度和不對(duì)等的信息容易使管理人員發(fā)生收集信息和處理信息上的錯(cuò)誤，從而使醫(yī)院的信息管理和檔案管理發(fā)生脫節(jié)，這種脫節(jié)將導(dǎo)致醫(yī)院檔案的內(nèi)容沒(méi)有十分明確的界限。

1.2 混亂的檔案室管理

醫(yī)院在建立之初，會(huì)獨(dú)立設(shè)置醫(yī)院檔案室。即使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案是有一系列的認(rèn)知，但實(shí)際操作時(shí)，卻沒(méi)有明確和有效的分工。甚至在一些醫(yī)院中，在配備檔案室的工作人員時(shí)十分隨意，大多是醫(yī)院退休的工作人員，這些人員沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，也沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)。在進(jìn)行管理時(shí)，許多管理人員對(duì)珍貴材料的認(rèn)識(shí)程度不夠，所以在保護(hù)材料方面也不能完成的很好，以此使珍貴材料發(fā)生丟失。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，儲(chǔ)存醫(yī)院檔案的方法也發(fā)生了變化。醫(yī)院的人員流動(dòng)很大，所以檔案信息的采集量十分大。最開(kāi)始的檔案是紙質(zhì)版檔案，例如文件、照片、患者的病例和醫(yī)院工作者的人事檔案等，在早期，這些都是檔案室需要管理的文件。由于社會(huì)和科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案有關(guān)信息和檔案載體的形式也不斷地改變，比如，病理切片和計(jì)算機(jī)磁盤的檔案等等。雖然這些文件與傳統(tǒng)的檔案文件有所出入，但其中蘊(yùn)含著值得收藏的信息。但是在檔案管理的實(shí)際工作中。檔案的管理人員會(huì)根據(jù)自己的認(rèn)知去開(kāi)展相應(yīng)的檔案信息處理工作，導(dǎo)致珍貴的資料流失。

1.3 落后的管理水平

即使科技的發(fā)展使醫(yī)院醫(yī)療的水平不斷提高，但醫(yī)院檔案管理的水平仍然十分落后。大多數(shù)醫(yī)院都采用傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)歸類和處理檔案。使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案的醫(yī)院并不常見(jiàn)。紙質(zhì)的檔案會(huì)占用很大的空間，在查詢檔案時(shí)也并不方便。而且為了確保珍貴資料的完整，需要使用巨大的資金。與此同時(shí)，檔案的管理人員大多數(shù)以整理和收集檔案為主，對(duì)檔案信息沒(méi)有進(jìn)行更深一步的處理，這種十分落后的專業(yè)水平，使得醫(yī)院不能將檔案信息作為出發(fā)點(diǎn)來(lái)規(guī)劃醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備和規(guī)模，從而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

2 信息化和科學(xué)化的管理措施

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

首先，醫(yī)院要從自身的意識(shí)層面對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視。從上到下，從醫(yī)院的管理者到醫(yī)院的基層工作人員，都能明白檔案管理工作的關(guān)鍵性和檔案管理信息化的必要性，使傳統(tǒng)的無(wú)用論觀點(diǎn)得到消除，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只有能夠真正了解到檔案管理的重要性，才能使檔案管理的策略真正改變，才能對(duì)檔案管理投入更多的資金，使檔案管理的制度和管理體系得到完善。建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理工作，使醫(yī)院工作能夠長(zhǎng)久的保持發(fā)展，為醫(yī)院的技術(shù)突破以及醫(yī)療創(chuàng)新提供更加完整的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行參考，為了實(shí)現(xiàn)此目的，醫(yī)院需要將自身的核心業(yè)務(wù)與競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，才能促進(jìn)醫(yī)院工作的長(zhǎng)期發(fā)展。

2.2 做好檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

在新時(shí)代背景下，為了能夠?qū)n案信息化與科學(xué)化的管理工作做好。檔案管理的工作人員需具備更高的能力素質(zhì)。相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)知識(shí)需要熟練掌握。同時(shí)也應(yīng)具備相應(yīng)的醫(yī)療業(yè)務(wù)能力，并具備足夠的信息素養(yǎng)，了解信息時(shí)代應(yīng)具備的計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)以及信息處理技術(shù)，努力成為更加全面的信息人才。這些可通過(guò)業(yè)務(wù)講座和定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及職業(yè)考試來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)這些方式來(lái)推動(dòng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，并且將終身學(xué)習(xí)的意識(shí)建立起來(lái)。通過(guò)工作內(nèi)與工作外不間斷的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作不斷加深認(rèn)識(shí)，以此加強(qiáng)信息化與科學(xué)化的管理水平，真正促進(jìn)醫(yī)院檔案工作長(zhǎng)久的發(fā)展。

2.3 進(jìn)一步完善檔案管理工作的制度

為了使醫(yī)院檔案管理工作更加信息化與科學(xué)化，在對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視程度的基礎(chǔ)上，還要將檔案管理工作的相關(guān)制度進(jìn)一步的完善，使檔案管理制度化和規(guī)范化得到有效保障。醫(yī)院檔案管理工作要包括醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的搜集、歸納、整理、貯存和利用，以及按期進(jìn)行銷毀等步驟。通過(guò)規(guī)范和明確管理流程以及步驟?？梢栽卺t(yī)院的系統(tǒng)內(nèi)逐漸形成完整的操作管理體系和制度規(guī)范，在此背景下使檔案工作可以順利開(kāi)展。在目前的時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)和設(shè)備都需要進(jìn)行優(yōu)化和更新。這對(duì)于傳統(tǒng)的制度體系來(lái)說(shuō)，存在滯后性。所以醫(yī)院要根據(jù)目前的形式，對(duì)醫(yī)院制度不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，并將相對(duì)應(yīng)的信息化體系構(gòu)建出來(lái)。同時(shí)對(duì)配套軟件的系統(tǒng)加強(qiáng)建設(shè)，定期維護(hù)數(shù)據(jù)信息，以此確保信息化，使管理工作能夠順利開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

為了讓醫(yī)院檔案管理能夠更加信息化與科學(xué)化，需要從各個(gè)方面入手，促進(jìn)檔案管理工作正常的開(kāi)展。在基礎(chǔ)上需要將檔案管理的制度和流程進(jìn)行規(guī)范和完善，并使用科學(xué)的管理方法使相關(guān)人員能積極參與到檔案數(shù)據(jù)處理中。經(jīng)過(guò)不斷提升檔案管理的素質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)人才資源保障，使患者在醫(yī)院能夠享受到更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。