基層政府公務用車檔案數(shù)字化管理策略淺析

何麗平

（福建省邵武市公務用車服務中心，福建 南平 354000）

公車改革制度實施以來，各單位調(diào)撥至服務中心的車輛檔案參差不齊，單位用車不適應導致、車輛運行經(jīng)費不降反升，嚴重偏離了公務用車的使用初衷。因此，強化對基層政府公務用車的檔案管理勢在必行。信息時代，網(wǎng)絡信息技術(shù)迅速發(fā)展，對各行各業(yè)產(chǎn)生了重要的影響。依托于現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建完善奠定公務用車檔案信息化管理平臺，促進公務用車檔案管理的數(shù)字化和信息化，對于提升公務用車管理效率，強化調(diào)度質(zhì)量、控制運行成本具有重要的實際意義。

1 公務用車數(shù)字化檔案管理重要性

基層政府公務用車檔案管理主要是對公務用車的審批、購買、價格、使用情況、維修、報廢等基本情況信息進行綜合性管理[1]。強化對公務用車檔案數(shù)字化管理，能進一步提升檔案管理的有效性。構(gòu)建完善的電子數(shù)據(jù)庫，可以安排專業(yè)的檔案管理人員對不同單位公務用車的變動信息進行及時全面的收集，如公務用車審批、購置流程、車輛變動信息、日常使用管理、維修、報廢等信息進行有效的錄入和更新管理。強化對基層政府公務用車數(shù)量的有效控制，防止用車管理混亂等違規(guī)行為的出現(xiàn)，減少公務用車運行成本，降低基層政府的財政壓力，杜絕公務用車的浪費問題。此外，通過構(gòu)建完善的公務用車信息管理平臺，可以實現(xiàn)對公務用車生命周期的全過程檔案管理，強化對公務用車使用情況的全面監(jiān)督。

2 公務用車檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀

隨著政府業(yè)務量的增加，基層政府公務用車使用頻率逐漸增加，在使用過程中逐漸暴露出了很多的管理問題。其一，公務用車使用混亂，有的單位出現(xiàn)應急事務，出車任務急，出現(xiàn)先出車后報備，北斗定位系統(tǒng)電子檔案與車輛運行軌跡不匹配，檔案信息更新不及時，致使公務用車管理缺乏真實的數(shù)據(jù)依據(jù)；其二，公務車輛管理混亂，用車管理制度混亂，標準不一，管理條例存在很多漏洞，嚴重影響公務用車有效性；其三，公務用車費用混亂，在公務用車使用過程中，不能對車輛維修、油耗等數(shù)據(jù)信息進行真實全面的記錄。由此可見，積極引進現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息技術(shù)，實現(xiàn)公務用車檔案數(shù)字化管理，促進公務用車信息的全面錄入，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)勢在必行[2]。

3 公務用車數(shù)字化檔案管理策略研究

3.1 完善公務用車電子檔案數(shù)據(jù)庫

信息時代，實現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化管理成為未來重要的發(fā)展趨勢。要結(jié)合實際情況，對基層政府公務用車檔案資料進行優(yōu)化整合，積極引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建公務用車數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息管理平臺，并利用現(xiàn)代化的儀器設備，把紙質(zhì)檔案進行復制、微縮、掃描，使其轉(zhuǎn)化為影像資料，形成電子檔案，并歸入電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而進一步提升檔案數(shù)字化管理的深度和廣度，不僅有效降低了公務用車檔案管理的成本，減少工作人員工作量，而且還可以實現(xiàn)對公務用車的自主申報和統(tǒng)一化監(jiān)督管理，強化對公務用車的管理效率，提升公務用車檔案管理的綜合效益[3]。

3.2 了解公務用車檔案數(shù)字化管理功能

公務用車檔案數(shù)字化管理功能主要包含駕駛員信息檔案和車輛信息檔案以及車輛費用信息檔案三個方面，其主要體現(xiàn)為信息錄入、信息查詢、信息刪除以及信息統(tǒng)計等作用，實現(xiàn)平臺的數(shù)字化管理，可以為公務用車的合理調(diào)度提供詳實的依據(jù)，提升整體工作效率[4]。

3.3 確保檔案管理系統(tǒng)信息的實時更新

實現(xiàn)公務用車檔案數(shù)字化管理，主要目的是要提供更加精準的車輛信息，并要進行實時更新，確保其能夠在車輛管理中發(fā)揮其最大的作用。要結(jié)合實際情況，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并對不同類型的車輛檔案、駕駛員檔案等信息資料進行分類管理，從而能夠更加方便快捷的查詢相關信息，提升檔案管理效率。要安排專業(yè)的管理人員對電子檔案信息庫進行管理，全面收集不同單位公務用車信息的變動情況，并進行整理優(yōu)化，錄入到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，尤其是對車輛采購、信息變更、車輛維修、報廢等信息進行及時有效的更新，確保對公務車輛全生命周期的檔案信息管理。

3.4 加大數(shù)字化檔案監(jiān)管力度

進一步完善電子檔案監(jiān)督檢查系統(tǒng)，強化公務車輛檢查力度，拓展公務車輛信息變更上報途徑，確保各個單位的公務車輛變更信息能及時有效的上報，并錄入到數(shù)字化檔案管理平臺上來，確保車輛信息的實時更新。同時,要完善公務車輛監(jiān)督平臺，強化社會監(jiān)督的力量和作用，從而全面提升公務車輛檔案管理的真實性和全面性，強化數(shù)字化管理效率和質(zhì)量[5]。

3.5 完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設計

網(wǎng)絡信息技術(shù)背景下，要全面融合現(xiàn)代化的計算機技術(shù)和信息化技術(shù)，構(gòu)建全方位、全角度的公務車輛檔案數(shù)據(jù)庫，并積極推進技術(shù)研發(fā)力度，設計出功能更全面、應用更加便捷的系統(tǒng)軟件，為提升公務用車數(shù)字化檔案管理水平提供基礎；其二，要綜合利用計算機信息技術(shù)，對公務用車檔案開展全面的統(tǒng)計分析，深度挖掘車輛檔案的潛在應用價值，進一步提升公務用車檔案管理功能作用，使其全面、多層次的推動公務用車管理水平的提升；其三，強化對檔案管理人員的專業(yè)培訓，提升其綜合素養(yǎng)水平，并要樹立正確的信息素養(yǎng)，能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的計算機設備、系統(tǒng)軟件等進行熟練應用，掌握基本的應用理論知識等，從而全面促進基層政府公務用車檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[6]。

3.6 加大管理人員培訓力度

要提升檔案人員政治素養(yǎng)，強化檔案人員責任意識。同時，要通過定期開展檔案常態(tài)化培訓、檔案管理研討會、安排人員外出學習等多種形式，讓他們能掌握最新的檔案管理經(jīng)驗和知識，拓展知識視野，切實提升檔案人員專業(yè)水平，并強化公務用車檔案管理隊伍的團結(jié)協(xié)作、提升其綜合創(chuàng)造力，為提升公務用車數(shù)字化檔案管理效率培養(yǎng)更多復合型人才。

4 結(jié)語

綜上所述，公務車輛檔案管理是公務車輛管理的重要組成部分，對于提升其綜合管理效率極有幫助。要結(jié)合現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)，逐漸實現(xiàn)公務車輛檔案數(shù)字化管理，確保各個單位公務用車變動信息的及時有效的錄入，強化監(jiān)督管理力度，促進公務用車信息的真實性和全面性，從而進一步強化公務用車管理的透明化和高效性，協(xié)助政府建立公正廉潔的健康形象。