電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案管理

閆曉玉 林 婷

（江西省自然資源檔案館，江西 南昌 330025）

1 電子政務(wù)環(huán)境下的原生檔案建設(shè)管理的優(yōu)勢(shì)分析

電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理非常注重連續(xù)性和一致性的管理，它的優(yōu)勢(shì)在于，文件管理者與檔案工作者可以在任何時(shí)候、任何階段對(duì)檔案進(jìn)行管理，無(wú)論檔案文件如何變動(dòng)，都能隨時(shí)介入，這種動(dòng)態(tài)管理模式下，相關(guān)的文件操作比如鑒定、檢查、審核等會(huì)兒變得非常簡(jiǎn)便高效，這也是電子政務(wù)環(huán)境下的原生檔案管理相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的主要優(yōu)勢(shì)所在。

從當(dāng)下電子政務(wù)背景下的原生檔案的數(shù)字化建設(shè)管理流程來(lái)看，這類檔案建設(shè)管理的主要優(yōu)勢(shì)有以下三點(diǎn)：

1.1 前端管理新模式有效保證了數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性

電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案建設(shè)管理主要是跟隨政務(wù)活動(dòng)開(kāi)展及時(shí)生成的，這種生成模式相比傳統(tǒng)事后生成檔案管理更加及時(shí)快速，尤其是現(xiàn)場(chǎng)記錄入檔的管理模式有效減少了中間建檔歸檔等操作可能存在的數(shù)據(jù)篡改問(wèn)題，因此這種新型檔案管理模式更加安全可信，跟隨電子檔案同時(shí)生成的電子憑證能很好為電子檔案真實(shí)性提供證明。

1.2 原生數(shù)字檔案數(shù)字化的特點(diǎn)有利于數(shù)據(jù)共享，提升利用率

數(shù)據(jù)化的原生數(shù)字檔案非常有利于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)多媒體的及時(shí)傳播，結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境下的遠(yuǎn)程數(shù)字檔案管理優(yōu)勢(shì)，在需要數(shù)據(jù)資料的時(shí)候，在獲得授權(quán)許可后，可及時(shí)查找讀取資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程異地的同步查閱，這種模式比起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的查閱、記錄和運(yùn)輸配送模式來(lái)看，節(jié)省了大量的時(shí)間，有利于提升資料的利用率。特別涉及資源利用的原生自然資源數(shù)字檔案，通過(guò)及時(shí)協(xié)調(diào)管理檔案，可有效提升物資資源的配置和管理工作，降低資源管理成本。

1.3 原生數(shù)字化的特點(diǎn)有利于檔案資料的維護(hù)和轉(zhuǎn)移

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的檔案管理，在維護(hù)和轉(zhuǎn)移成本上大大降低。由于政務(wù)相關(guān)的原生檔案都十分貴重，因此在保存上十分注重環(huán)境的控制，像是防火防盜防蟲(chóng)防暑防霉工作都要一項(xiàng)不落地展開(kāi)，隨著紙質(zhì)檔案庫(kù)的增大，相關(guān)維護(hù)成本也會(huì)隨之增大。另外在需要擴(kuò)建轉(zhuǎn)移的時(shí)候，其工作量十分巨大，非常不便。但是數(shù)據(jù)化特點(diǎn)下的原生檔案，可有效規(guī)避這些傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中的不便，在存儲(chǔ)方面，大量的數(shù)據(jù)空間只需要通過(guò)增加計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)空間即可，幾乎不占用任何地點(diǎn)，在轉(zhuǎn)移上自然也是非常輕松，這種優(yōu)勢(shì)可有效幫助電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理工作控制成本。

2 電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案管理工作的不足

雖然原生數(shù)字檔案建設(shè)管理存在巨大的優(yōu)勢(shì)，但是該方式起步較晚，在發(fā)展到當(dāng)下階段還存在經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下：

由于各大政務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)于原生數(shù)字檔案管理建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致在人員思想建設(shè)、人員技能培訓(xùn)和系統(tǒng)建設(shè)方面都存在嚴(yán)重的不足。在人員思想方面，由于管理人員未能充分認(rèn)識(shí)原生數(shù)字檔案建設(shè)的重大意義，所以導(dǎo)致原生數(shù)字檔案建設(shè)存在嚴(yán)重的進(jìn)度滯后的問(wèn)題，在建設(shè)團(tuán)隊(duì)方面，相關(guān)人員缺乏建設(shè)緊迫感，在思想上是對(duì)原生數(shù)字檔案建設(shè)抱有可無(wú)的觀點(diǎn)，導(dǎo)致建設(shè)質(zhì)量也難以把控；在人員技能培訓(xùn)上，同樣由于思想上的不重視，導(dǎo)致在技能學(xué)習(xí)培養(yǎng)上也存在嚴(yán)重的不足，無(wú)法勝任當(dāng)下電子政務(wù)環(huán)境下的原生數(shù)字檔案管理工作；最后就是系統(tǒng)建設(shè)上的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)共享水平低、數(shù)字化建設(shè)程度不夠、檔案數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等問(wèn)題。

3 電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案建設(shè)管理的有效途徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)原生數(shù)字檔案建設(shè)的重視

思想決定行動(dòng)，要想提升電子政務(wù)環(huán)境下原生數(shù)字檔案建設(shè)管理效果，需要現(xiàn)在思想上高度重視原生數(shù)字化檔案建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)到其重要性，特別是在自然資源領(lǐng)域的原生數(shù)字化檔案建設(shè)，對(duì)于行業(yè)資源調(diào)配具有積極的指導(dǎo)意義，領(lǐng)導(dǎo)人員需要站在時(shí)代角度觀點(diǎn)重點(diǎn)學(xué)習(xí)理解。

在思想建設(shè)上可從三個(gè)層次分別展開(kāi)，首先在行政理念方面進(jìn)行更新，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，政務(wù)機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識(shí)自身管理服務(wù)方面的不足，培養(yǎng)為群眾提供更好地服務(wù)的基本理念；然后要建立有限的行政管理理念，推動(dòng)行政的高效化透明化建設(shè)，更好地貫徹堅(jiān)持國(guó)家廉政建設(shè)理念，提升政務(wù)工作作風(fēng)建設(shè)，在工作行政時(shí)要將傳統(tǒng)的政務(wù)工作目標(biāo)公開(kāi)化轉(zhuǎn)換到政務(wù)工作目標(biāo)和流程同時(shí)公開(kāi)的方向上來(lái)；最后就是重視依法行政建設(shè)，由于新型原生數(shù)字檔案建設(shè)更加及時(shí)準(zhǔn)確，杜絕了中途個(gè)人的杜撰修改，所以建檔人員更要注重政府工作記錄檔案的即時(shí)質(zhì)量控制，保證第一手原生數(shù)字檔案質(zhì)量在方向上準(zhǔn)確，在執(zhí)行上高效有序。

3.2 加強(qiáng)原生數(shù)字檔案建設(shè)的技術(shù)建設(shè)

原生數(shù)字檔案建設(shè)必然需要現(xiàn)代信息技術(shù)的軟硬件建設(shè)環(huán)境做底層支持，所以在這方面，要做好相關(guān)數(shù)字環(huán)境控制，有效保障原生檔案建設(shè)的及時(shí)性和低成本。

在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上，應(yīng)該根據(jù)原生數(shù)字檔案建設(shè)管理需求展開(kāi)，首先做好整體層面的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，包含軟件環(huán)境開(kāi)發(fā)、掃描錄入和光盤(pán)備份、設(shè)備選型和檔案資料查詢系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)流程。在常用的方式上，推薦使用原生數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)的模式實(shí)現(xiàn)，在平臺(tái)建設(shè)中，做好個(gè)工作人員在系統(tǒng)中的授權(quán)工作，特別是修改授權(quán)，一定要嚴(yán)格審核其資格，并且在出現(xiàn)修改時(shí)，要及時(shí)對(duì)修改動(dòng)作記錄留底，考慮到以國(guó)家為代表的政務(wù)機(jī)關(guān)中的原生數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容多、類別廣、資料類型豐富多樣、拓展頻繁的特點(diǎn)，可充分利用光纖、磁盤(pán)陣列作為硬件技術(shù)支持。最后在政務(wù)機(jī)關(guān)的原生數(shù)字化方案建設(shè)中，一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，這方面可考慮應(yīng)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，強(qiáng)化數(shù)字化安全鏈路控制，切實(shí)提升系統(tǒng)安全性和可靠性。

3.3 做好原生數(shù)字檔案建設(shè)管理的體制化建設(shè)

推動(dòng)原生數(shù)字化檔案建設(shè)管理，統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化檔案管理，需要良好的法律法規(guī)建設(shè)作為政策方面的基本保障，在此基礎(chǔ)之上，要善于創(chuàng)新檔案管理模式，嚴(yán)格把控檔案數(shù)字化建設(shè)流程，建立科學(xué)合理的數(shù)字化檔案建設(shè)獎(jiǎng)懲機(jī)制，做好信息安全管控工作，從而通過(guò)制度建設(shè)推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)向正規(guī)化、流程化和高效化的方向發(fā)展。

在流程建設(shè)上，可從電子政務(wù)背景角度出發(fā)，做好各環(huán)節(jié)各部門(mén)的數(shù)字化強(qiáng)化工作，比如在數(shù)據(jù)處理和流通上，要善于使用電子商務(wù)手段降低人為失誤因素帶來(lái)的損失并加強(qiáng)部門(mén)之間的資源共享，然后在管理中要及時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案的整理歸納和存儲(chǔ)工作，在安全防范方面，要建立流程化的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施，網(wǎng)絡(luò)安全體制建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)專家結(jié)合政務(wù)工作實(shí)際流程提出大的方向技術(shù)，然后在實(shí)際工作中不斷完善實(shí)踐，逐漸將體制推向成熟。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)下電子政務(wù)背景下的原生數(shù)字化檔案建設(shè)管理中，應(yīng)當(dāng)注重思想技術(shù)和體制的全方位建設(shè)，在建設(shè)方法中使用理論加實(shí)踐相結(jié)合的方式，在做好建設(shè)流程控制的同時(shí)，要善于結(jié)合當(dāng)下電子政務(wù)工作流程實(shí)際作出有效完善。