人力資源和社會(huì)保障檔案管理措施研究

宋家波 陳 晨

（廣饒縣公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 東營(yíng) 257300）

現(xiàn)如今，檔案管理已經(jīng)成為保證國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，檔案作為基礎(chǔ)信息載體，是保證人力資源與社會(huì)保障工作得以順利開(kāi)展的先決條件。作為基礎(chǔ)性較強(qiáng)的工作，高質(zhì)量的檔案管理能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供便利。因此，有必要對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理措施進(jìn)行研究。

1 人力資源與社會(huì)保障檔案管理的重要性

從國(guó)家角度中看，檔案管理屬于幫助國(guó)家維持秩序的一項(xiàng)基本工作，能夠?yàn)樯鐣?huì)中的各種工作提供足夠優(yōu)質(zhì)的人力資源保障，因此高品質(zhì)的檔案管理能夠有效提高社會(huì)穩(wěn)定性。而從個(gè)人角度來(lái)看，檔案管理則能夠關(guān)系到相關(guān)工作人員的個(gè)人職位晉升等問(wèn)題，并為人們的生活、工作提供輔助作用。在我國(guó)，隨著人事制度的發(fā)展變化，檔案管理受到的重視程度變得越來(lái)越高，只有通過(guò)強(qiáng)化檔案管理工作的效率與質(zhì)量，才能夠令檔案管理工作在社會(huì)的快速發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在人力資源與社會(huì)保障檔案管理中，傳統(tǒng)管理方式依然是目前較為常見(jiàn)的一種檔案管理模式，因?yàn)閭鹘y(tǒng)文件歸檔模式能夠在整理過(guò)程中結(jié)合材料規(guī)律性來(lái)實(shí)現(xiàn)文件管理，從而保證不同檔案相互之間具有足夠的關(guān)聯(lián)性。但是這種傳統(tǒng)方式同樣存在弊端，例如結(jié)合材料特征形成的組卷本身便具有非常多的不確定因素，而且因?yàn)槊恳幻麢n案管理者自身的專(zhuān)業(yè)能力各不相同，所以有可能在立卷時(shí)出現(xiàn)差異性[1]。除此之外，因?yàn)榘妇順?biāo)題非常復(fù)雜，所以在不同人的操作過(guò)程中，標(biāo)題的設(shè)定將會(huì)出現(xiàn)差異，從而影響到檔案的管理質(zhì)量。而且在開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理的歸檔工作時(shí)，因?yàn)檫^(guò)于重視手工歸檔，所以會(huì)導(dǎo)致歸檔的工作量出現(xiàn)大幅提高，從而影響到工作人員的歸檔效率。當(dāng)檔案工作的便捷性受限時(shí)，便會(huì)促使檔案的攜帶、保存難度出現(xiàn)大幅提高，從而影響到檔案管理效率。所以在開(kāi)展人力資源和社會(huì)保障的檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該通過(guò)現(xiàn)代管理方式來(lái)提高檔案管理的安全性，以此來(lái)保證檔案管理質(zhì)量。

2 人力資源和社會(huì)保障檔案管理的優(yōu)化方式

2.1 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是傳統(tǒng)還是現(xiàn)代管理方式，檔案管理人才都是保證檔案管理質(zhì)量的核心因素，因?yàn)闄n案管理必須通過(guò)高素質(zhì)人才的人工操作才能保證管理質(zhì)量。而且高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍還能夠在管理方式優(yōu)化之后，第一時(shí)間適應(yīng)全新的檔案管理模式，從而促使檔案管理始終滿足時(shí)代的發(fā)展需求。所以在構(gòu)建檔案人才隊(duì)伍時(shí)，需要重點(diǎn)考量管理人員的專(zhuān)業(yè)性，并通過(guò)在人員招聘中適當(dāng)提高素質(zhì)要求，來(lái)保證所有檔案管理人員都能夠在面對(duì)檔案管理工作時(shí)，及時(shí)適應(yīng)檔案的相關(guān)管理工作。在此期間，還應(yīng)該針對(duì)檔案人員隊(duì)伍專(zhuān)門(mén)開(kāi)展培訓(xùn)管理工作，通過(guò)結(jié)合分級(jí)培訓(xùn)的制度來(lái)完成相關(guān)課程安排，以此來(lái)保證課程培訓(xùn)時(shí)的有效性。在培訓(xùn)過(guò)程中必須考慮不同人員的個(gè)人情況。避免在培訓(xùn)期間出現(xiàn)一刀切的問(wèn)題。除此之外，還可以通過(guò)外聘專(zhuān)家的方式專(zhuān)門(mén)開(kāi)展檔案管理講座。而且為了達(dá)到激勵(lì)員工的效果，還可以通過(guò)完善獎(jiǎng)懲制度來(lái)提高員工的學(xué)習(xí)熱情。為了保證培訓(xùn)質(zhì)量，還應(yīng)該適當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳，通過(guò)宣傳的方式可以令眾多檔案管理人員明白工作的重要性。因?yàn)闄n案管理工作相對(duì)比較枯燥，所以需要利用宣傳的方式來(lái)引導(dǎo)員工重視起檔案 管理。

2.2 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

在如今的社會(huì)中，信息技術(shù)作為帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展的核心技術(shù)，在很多行業(yè)中都發(fā)揮出了非常重要的作用，因此信息技術(shù)的重要性毋庸置疑。在人力資源與社會(huì)保障檔案管理的過(guò)程中，可以通過(guò)信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，以此來(lái)強(qiáng)化檔案管理期間數(shù)據(jù)信息的采集、處理效率，并打破傳統(tǒng)文字檔案中具有的局限性。利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案管理無(wú)疑更加適合新時(shí)期的檔案管理工作。因?yàn)橄噍^于紙質(zhì)文件檔案而言，數(shù)字化檔案無(wú)論是保存效果還是傳輸效率都會(huì)得到大幅提升。但是在信息化建設(shè)期間，檔案管理必須加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度，因?yàn)闄n案內(nèi)容極為關(guān)鍵，所以網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)是檔案管理必須面對(duì)的一項(xiàng)重要問(wèn)題。

為了保證數(shù)字檔案的安全性，應(yīng)該合理完善信息化安全管理體系，在制定安全管理體系時(shí)，需要針對(duì)檔案信息的使用、管理權(quán)限進(jìn)行合理約束，并開(kāi)展針對(duì)性監(jiān)管。在面對(duì)各類(lèi)檔案信息時(shí)，應(yīng)該按照數(shù)據(jù)重要性開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)定，然后根據(jù)管理人員級(jí)別、崗位進(jìn)行權(quán)限分配。在面對(duì)中重要檔案時(shí)，還應(yīng)該專(zhuān)門(mén)設(shè)置內(nèi)容查詢方式，并開(kāi)展檔案加密上傳渠道，以此來(lái)保證檔案使用時(shí)的安全性。除此之外，在開(kāi)展檔案?jìng)浞莨ぷ鲿r(shí)，則需要安排專(zhuān)人定期查詢備份檔案狀態(tài)，避免因備份檔案失效而影響到檔案管理質(zhì)量[2]。

2.3 完善檔案管理制度

在檔案管理過(guò)程中，需要針對(duì)檔案管理制定一套切實(shí)可行的管理制度，通過(guò)管理制度來(lái)提高檔案管理時(shí)的規(guī)范性，而且通過(guò)對(duì)檔案管理的協(xié)調(diào)與規(guī)劃，還能夠促使檔案管理制度變得更加科學(xué)、合理。就目前而言，人力資源與社會(huì)保障檔案與養(yǎng)老、就業(yè)等多項(xiàng)社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題擁有直接關(guān)系，所以在完善管理制度時(shí)必須對(duì)資源配置做出合理優(yōu)化，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享，另外還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)之間的溝通與交流，完善不同部門(mén)之間的檔案交接方式，避免檔案信息在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)偏差。除此之外，還應(yīng)該深入挖掘人力資源和社會(huì)保障檔案的潛在價(jià)值，通過(guò)加強(qiáng)檔案研究來(lái)提高檔案管理質(zhì)量，因?yàn)檫@部分檔案信息本身便具有非常多的數(shù)據(jù)資料，所以應(yīng)該適當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)將檔案內(nèi)部的關(guān)鍵信息以視頻檔案的形式表現(xiàn)出來(lái)，從而提高檔案內(nèi)容的使用效果。

3 結(jié)論

總而言之，人力資源和社會(huì)保障檔案管理的重要性毋庸置疑，檔案作為保證社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要信息，其內(nèi)容關(guān)系到大部分人的生活與工作，因此檔案管理非常重要。相信隨著更多人了解到檔案管理的重要性，人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作一定會(huì)變得更加完善。