探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化

王 超

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)政府辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

辦公室檔案管理工作與整個(gè)企業(yè)的工作效率以及工作質(zhì)量都有著緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)想要更好的在市場(chǎng)當(dāng)中占據(jù)一席之地，就應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的效率進(jìn)行優(yōu)化，也就是明確辦公室檔案管理工作的管理體系，對(duì)現(xiàn)代化的管理理念以及管理方式進(jìn)行應(yīng)用，以此來打造高效率的檔案管理模式，提高企業(yè)工作質(zhì)量。從目前我國(guó)辦公室檔案管理工作實(shí)際情況來看，辦公室檔案管理工作仍然存在著一系列的問題，這些問題導(dǎo)致了辦公室檔案管理工作質(zhì)量難以得到提高。因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于的辦公室檔案管理工作的重視程度，并且根據(jù)存在的問題對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

1 辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）檔案管理人員素質(zhì)較低。就現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作實(shí)際情況來看，相關(guān)的檔案管理工作人員對(duì)于檔案工作的認(rèn)知并不是十分明確，也沒有正確認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)所產(chǎn)生的影響。因此，在這種情況下， 相關(guān)的企業(yè)檔案管理人員自身的管理意識(shí)相對(duì)來說比較薄弱，專業(yè)技能水平也難以滿足檔案管理所提出的實(shí)際需求，很大一部分的檔案都沒有正確的進(jìn)行保存以及處理，導(dǎo)致在實(shí)際想要使用資料以及數(shù)據(jù)的時(shí)候很難對(duì)資料進(jìn)行查閱。很多情況下，辦公室在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候都是將檔案放在一個(gè)角落里，而沒有將檔案進(jìn)行分類整理，這也就導(dǎo)致了檔案資料實(shí)際的作用難以充分地被發(fā)揮出來。除此之外，因?yàn)闄n案資料自身存在著一定的復(fù)雜性，資料的內(nèi)容以及信息也比較豐富，所以如果相關(guān)的檔案管理人員沒有過硬的專業(yè)知識(shí)作為支持，那么就難以科學(xué)合理的對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理。

2）管理制度落后。出現(xiàn)管理人員難以將檔案管理工作落實(shí)到位最為主要的一個(gè)原因就是檔案管理工作沒有專業(yè)的管理制度作為支持，這也就導(dǎo)致了辦公室檔案管理工作難以順利的開展下去。如果沒有指定科學(xué)合理的管理制度來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行管理，那么如果工作人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中出現(xiàn)問題就難以及時(shí)的找出問題并且進(jìn)行糾正，對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量來說是十分不利的。同時(shí)，許多的單位的管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知不夠正確，認(rèn)為這一工作沒有對(duì)企業(yè)帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，也就忽視了這項(xiàng)工作，導(dǎo)致工作人員也沒有加強(qiáng)對(duì)這一工作的重視程度，難以將這一工作真正的落實(shí)到位。所以，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，經(jīng)常存在著管理人員操作不規(guī)范的問題，這些問題導(dǎo)致了資料檔案難以完善的繼續(xù)寧歸檔以及封存，也無法確保檔案資料的完整性以及安全性，檔案泄露情況發(fā)生頻繁，對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展十分不利。

3）檔案管理工作硬件投入低。想要提高檔案管理工作質(zhì)量，我們首先應(yīng)該確保具有過硬的基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)越來越深入到人們的生活當(dāng)中，并且占據(jù)了十分重要的地位，檔案管理工作也不例外。在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，也開始應(yīng)用到更多的科技設(shè)備。但是由于長(zhǎng)時(shí)間使用傳統(tǒng)的檔案管理方式來進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致了許多的工作人員難以接受新事物，無法更好地將現(xiàn)代化科學(xué)設(shè)備應(yīng)用到整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中，充分地發(fā)揮檔案管理工作的質(zhì)量。在信息化時(shí)代的今天，如果仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式來進(jìn)行檔案管理，那么就難以滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理所提出的更高要求，檔案管理工作也難以跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步共同進(jìn)行發(fā)展。

2 辦公室檔案管理工作優(yōu)化策略

1）轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理理念。首先，想要提高檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)該確保單位領(lǐng)導(dǎo)能夠轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位發(fā)展的重要性，并且將這一工作納入日常工作當(dāng)中，選擇專業(yè)的人員來進(jìn)行這一工作。其次，還應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)的宣傳教育，開展一些知識(shí)競(jìng)賽的活動(dòng)，以此來提高每一個(gè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，為提高檔案管理人員專業(yè)性起到一定的保障作用。再次，還應(yīng)該針對(duì)一些專業(yè)性比較高的人群開展一些專業(yè)的學(xué)術(shù)研討會(huì)以及學(xué)術(shù)交流會(huì)，對(duì)現(xiàn)階段工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，并且根據(jù)存在的問題找出相應(yīng)的解決措施，為提高工作質(zhì)量起到一定的作用。最后，還應(yīng)該對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，以此來打破傳統(tǒng)檔案管理理念對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的束縛，從經(jīng)濟(jì)角度對(duì)檔案管理工作能夠?yàn)閱挝粠淼男б孢M(jìn)行分析，以此來提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高檔案的利用率。

2）提高管理人員素質(zhì)。首先，應(yīng)該引進(jìn)一些專業(yè)型的人才，讓更多專業(yè)的檔案管理人員參與到之一工作過程當(dāng)中，以此來提高辦公室檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。因此，我們應(yīng)該從相關(guān)工作人員的招聘方面入手，根據(jù)崗位的實(shí)際需求引進(jìn)一些專業(yè)型的人才，保證檔案工作能夠順利進(jìn)行。其次，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員來說，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥程度比較高的工作，所以想要做好這一工作，相關(guān)的工作人員就應(yīng)該具有默默奉獻(xiàn)的精神，并且提高自身的法律意識(shí)，做好檔案方面的保密工作，防止工作過程當(dāng)中出現(xiàn)問題。最后，還應(yīng)該提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，保證每一位檔案管理人員都能夠熟練的對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行使用，并且培養(yǎng)出一支專業(yè)技術(shù)較高的隊(duì)伍來提高檔案管理工作質(zhì)量。

3）建立辦公室檔案管理服務(wù)反饋機(jī)制。建立辦公室服務(wù)反饋機(jī)制能夠更加有效地對(duì)各方面所需要用到的信息進(jìn)行掌握，以此來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，提高檔案的利用率以及檔案管理工作的質(zhì)量。我們所提到的反饋信息簡(jiǎn)單來說包含了信息系統(tǒng)的檢索工具是否實(shí)用，檔案價(jià)值的高低以及的檔案以什么樣的方式進(jìn)行傳播等方面的內(nèi)容，更好地對(duì)檔案管理服務(wù)反饋機(jī)制進(jìn)行完善能夠更好地將辦公室每一份檔案的重要性以及意義都發(fā)揮出來，以此來提高辦公室檔案的利用率，為整個(gè)單位更好發(fā)展提供保障。

4）完善檔案管理制度。辦公室檔案與辦公室文件是一種密切相關(guān)的關(guān)系，不能將兩者分離開來，應(yīng)該對(duì)兩者進(jìn)行統(tǒng)一管理。想要更好地提高辦公室檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，就應(yīng)該首先明確檔案管理工作的實(shí)際情況，以此來對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。只有建立完善的檔案管理工作制度，才能夠確保相關(guān)的工作人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中將檔案管理工作的作用更加充分地發(fā)揮出來。除此之外，制定完善的檔案管理制度還要求每一位檔案管理工作人員都按照相關(guān)的流程來進(jìn)行工作，以此來推動(dòng)檔案管理制度體制建設(shè)。

3 結(jié)語

綜上所述，我們可以看出，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，我們應(yīng)該不斷地根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，完善管理制度，以此來為提高檔案管理工作質(zhì)量提供良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，保證檔案管理工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，以此來更加有效的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。