淺析事業(yè)單位人事檔案管理問題及措施

陸 俊

（欽州市欽南區(qū)事業(yè)單位登記中心，廣西 欽州 535000）

在新的歷史條件下，人事工作必須有新的目標(biāo)和任務(wù)。當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適用時，就應(yīng)該及時拋棄。由于與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐不同步，以及事業(yè)單位人事檔案管理存在問題，在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，一些傳統(tǒng)的管理體制出現(xiàn)了問題。針對這些問題，需要進(jìn)一步完善管理要求，使檔案管理員能根據(jù)本單位人事檔案工作的實(shí)際情況，落實(shí)各項(xiàng)行政措施。

1 我國目前事業(yè)單位人事檔案管理的意義

從生意人的角度來看，不管做什么投資，都要收益大于成本。這一點(diǎn)也同樣適用于機(jī)關(guān)人事檔案管理。當(dāng)企業(yè)充分認(rèn)識到人事檔案管理工作所能帶來的價值后，才能真正重視企業(yè)人事檔案管理工作。

1）優(yōu)化我國事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)。機(jī)關(guān)人事檔案主要是由其學(xué)歷、資歷、政治身份、工作能力、是否有違法違紀(jì)等因素組成的，因此，我國大部分機(jī)關(guān)在招聘和評定各類人員時，都會對這類人事檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行審查，并作出規(guī)定[1]。以促進(jìn)事業(yè)單位檔案資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案資料管理工作的基礎(chǔ)工作更加簡單化。另外，我國大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理尤其要適應(yīng)崗位的變化，對人事檔案、事業(yè)單位及有關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)等消極內(nèi)容要及時處理，以保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2）可以有效加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)。當(dāng)前，我國大部分事業(yè)單位建立了龐大的財務(wù)管理、工作組織和人事檔案管理制度。能否順利地落實(shí)這些具體內(nèi)容，是一個大問題。舉例來說，就是事業(yè)單位能否履行其社會職能這一問題，在很大程度上是不夠的，關(guān)鍵在于其人事檔案管理計劃是否完備、是否足夠健全。另外，內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)尤其包括內(nèi)部控制。人員管理機(jī)構(gòu)可以有效地完善或加強(qiáng)內(nèi)部人事檔案制度，這是提高或強(qiáng)化人事檔案管理水平的基本前提，證明了它可以有效地提高機(jī)構(gòu)的控制力和員工的工作積極性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1）人事檔案信息材料記錄的不全面。當(dāng)前，我國許多單位在人事檔案管理工作中存在的最突出問題是檔案資料不全，這嚴(yán)重影響了人事檔案的完整性，不僅影響了人事檔案的利用，也阻礙了人事檔案管理與薪酬管理工作的順利開展。另外，有些人事檔案管理人員在處理這一問題時，常常在人事檔案中插入虛假材料，極大地降低了人事檔案的真實(shí)性，最終也會對人事檔案更新工作造成不利影響。未及時更新員工檔案[2]。很多組織都有文件陳舊和更新太早的問題?，F(xiàn)在的檔案主要是個人檔案、干部調(diào)查表、任命文件、職稱、任職文件、年度考核材料等，但是干部檔案的更新、激勵培訓(xùn)檔案不能做到及時更新，檔案的定期收集和更新一般由員工自己負(fù)責(zé)，員工自己也不知道自己是否需要提供最新資料給員工存檔。

2）人事檔案管理信息化建設(shè)滯后。當(dāng)前，我國人事檔案管理仍普遍采用紙質(zhì)檔案，人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。此外，在一些單位推行人事檔案管理制度的地方，工作人員更多地采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，人事檔案根本無法發(fā)揮作用，形同虛設(shè)。職工信息錄入時，只錄入系統(tǒng)人員的基本個人信息，有些重要信息仍保留在紙質(zhì)人事檔案中。查資料不僅要查到個人資料管理系統(tǒng)，還要查到紙質(zhì)文件，這不僅浪費(fèi)了職工的時間，而且還浪費(fèi)了職工的精力，導(dǎo)致勞動效率低下。

3 事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決對策

為了讓人事檔案管理工作順利進(jìn)行，必須先了解人事檔案管理。只要單位管理層開始重視這方面的工作，就能夠在提高工作質(zhì)量和效率的同時，最大限度地創(chuàng)造價值。這項(xiàng)工作的主管部門，一方面要重視并把它作為日常工作的重要內(nèi)容之一，運(yùn)用于日常管理中，根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂相應(yīng)的調(diào)整方案，以達(dá)到人、財兩方面的充分配置，提高單位的整體管理水平和持續(xù)績效，創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，增強(qiáng)管理的影響力。

鑒于此，不難看出，事業(yè)單位人事檔案管理中還存在著許多問題，因此，有關(guān)管理人員必須根據(jù)這些問題，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，有針對性地采取對策，創(chuàng)造有利于事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的良好社會效益，尤其要從以下幾個方面著手。

1）提高人事檔案的真實(shí)性和完整性。收集和存儲有效的人才信息，把它作為人事檔案管理的有效依據(jù)，是人事數(shù)據(jù)管理的重要內(nèi)容。唯有持續(xù)提升個人資料的真實(shí)性與完整性，才能有效發(fā)揮個人資料管理的效能價值。因此，認(rèn)識員工培訓(xùn)與工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升個人資料管理的實(shí)踐性與實(shí)踐性，堅決杜絕舞弊及資料失真，另外，相關(guān)管理人員還應(yīng)該提高個人資料管理的有效性，通過各種渠道收集員工的個人資料，在一定程度上保證檔案資料的真實(shí)性。唯有如此，才能提高工作效率，為薪酬管理和考核的順利實(shí)施提供可靠的參考依據(jù)。

2）推動檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展。因特網(wǎng)環(huán)境下，人的信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，將信息技術(shù)運(yùn)用到人事數(shù)據(jù)管理中，可以使事業(yè)單位查詢更加方便。利用不同的技術(shù)手段，科學(xué)、高效地把不同的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中，使個人信息的傳遞具有及時、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，但在錄入信息時要注意保密，系統(tǒng)應(yīng)做到這一點(diǎn)，這樣既能更方便管理人員查詢員工信息，又能有效提高人事檔案管理的效率。

3）積極打造一支專業(yè)化的管理人才隊(duì)伍。職業(yè)化水平的高低直接影響到整個檔案管理工作的質(zhì)量，是人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)踐者。因此，事業(yè)單位要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，使其在本職工作中光輝燦爛，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的全面發(fā)展作出貢獻(xiàn)。機(jī)構(gòu)要提高檔案從業(yè)人員的聘用門檻，優(yōu)先培養(yǎng)檔案從業(yè)人員，使其能把科學(xué)的管理理念和經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)際工作中去，推動檔案管理專業(yè)化水平顯著提高。

4）規(guī)范的人事檔案管理工作流程。人力資源檔案完整性是評價新聞資料科學(xué)管理的基本標(biāo)準(zhǔn)之一。在此基礎(chǔ)上，要規(guī)范人事檔案管理工作流程，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)辦事。一是仔細(xì)收集有效的人事檔案。在規(guī)定的時間內(nèi)，按規(guī)定及時收集、整理年度考核、干部任用、干部認(rèn)定等檔案信息，保證個人資料的完整性。二是做好選人用人工作。檔案工作人員在此階段應(yīng)認(rèn)真考慮文件材料的時間、真?zhèn)?，確定文件材料是否為工作人員所有，并辦理有關(guān)手續(xù)。嗯。如有缺失，應(yīng)及時登記、收集、完善。三是做好人事檔案整理。歸檔的基本原則是：資料的“分類，頁數(shù)，編號”，復(fù)制文件目錄，裝訂，著錄索引等，編檔歸檔[3]。

4 結(jié)語

總而言之，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的重要性顯而易見。有關(guān)部門要結(jié)合實(shí)際，采取有針對性的對策，為人事檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件，使管理人員不必過分擔(dān)憂，因?yàn)闆]有問題才是最大的問題，而問題的出現(xiàn)意味著他們省去了一次機(jī)會。另外，管理者的管理理念也應(yīng)與時俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代科技，創(chuàng)新人事檔案管理體制，全面提升事業(yè)單位管理水平。