高校辦公室檔案管理的不足及應(yīng)對(duì)策略

夏 菁

（石河子大學(xué)，新疆 石河子 832003）

伴隨著持續(xù)的擴(kuò)招，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，各大學(xué)院和學(xué)科也在逐漸完備和細(xì)化，高校辦公檔案的數(shù)量開(kāi)始大幅增加。高校辦公室檔案具體囊括了學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、辦公檔案等，是高校檔案管理中的關(guān)鍵的組成部分。高校檔案管理的職能在于高校辦公室檔案的有效、有序及數(shù)字化，不過(guò)，高校檔案整理過(guò)程往往極為復(fù)雜，伴隨著大量時(shí)間精力的消耗，因此，怎樣和數(shù)字化相結(jié)合，并探索出一套高效率的科學(xué)管理辦法，是新時(shí)代背景下，高校辦公室檔案管理最為迫切的、待解決的問(wèn)題。

1 高校辦公室檔案管理之現(xiàn)狀、不足

1）標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案整理秩序混亂。自國(guó)家《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》正式頒布及實(shí)施以來(lái)，各高等院校均對(duì)此表示歡迎，越來(lái)越多的高等院校也將該文件中的規(guī)定實(shí)際地應(yīng)用到了校內(nèi)的辦公室檔案管理之中，此后實(shí)行的《歸檔文件整理規(guī)則》，則對(duì)檔案管理方法作出了必要的改進(jìn)，采取了“按件整理方法”來(lái)完成歸檔整理。盡管上述兩種方法取得了較廣范圍的應(yīng)用，但在具體的應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)有不足，各自的利弊也很凸顯。高校辦公室檔案管理工作的手續(xù)當(dāng)前仍不太健全，在整理過(guò)程中常發(fā)生過(guò)分隨意的問(wèn)題，在人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，無(wú)任何可靠的、規(guī)范化的工作交接程序，較易引發(fā)文件遺失的問(wèn)題，造成歸檔文件材料不齊全、不完整，削弱了檔案的利用價(jià)值。當(dāng)前，仍然沒(méi)有一個(gè)完善的、高效的高校辦公室檔案管理辦法，這也是高校的辦公室檔案管理工作中，迫切需要解決的一個(gè)問(wèn)題。

2）沒(méi)有完備的保障，電子檔案尚未大幅普及。在新時(shí)代的背景下，數(shù)字化電子檔案早已成為辦公室檔案管理中的一種新的手段，重要性不言而喻，在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的介紹中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備以及環(huán)境中形成的、以數(shù)碼形式被保存在磁帶和光盤、硬盤等載體中，需要依靠計(jì)算機(jī)等多種數(shù)字設(shè)備實(shí)現(xiàn)閱讀和處理，同時(shí)可在網(wǎng)絡(luò)通信中上傳和發(fā)送的文件。電子檔案應(yīng)用時(shí)必須有可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，然而，當(dāng)前許多高校在辦公室中只是配備了電腦和掃描儀、打印機(jī)等最基礎(chǔ)的設(shè)備，硬件設(shè)施還未有可靠和完備的保障。再者，沒(méi)有很強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施 ，極易發(fā)生網(wǎng)絡(luò)漏洞問(wèn)題，嚴(yán)重地威脅到了系統(tǒng)文件的安全。此外，在分類形式上，數(shù)字化電子檔案也有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。從數(shù)字化電子檔案的發(fā)展角度而言，電子檔案中還未具備較優(yōu)的系統(tǒng)管理模式，應(yīng)用方面也沒(méi)有得到較好的普及，這也是阻礙數(shù)字化電子檔案發(fā)展的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題。

3）專業(yè)性比較薄弱，工作人員的技能較差。在高校的辦公室中，多數(shù)工作人員身兼數(shù)職，精力分散使得投入檔案工作的時(shí)間精力較少，對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)未能夠嚴(yán)格掌握，缺乏檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)。檔案管理專業(yè)人員也并未構(gòu)建起較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，學(xué)習(xí)主動(dòng)性比較欠缺。在工作的過(guò)程中，多會(huì)混淆新、舊文件等，檔案的歸檔更新未能做到及時(shí)處理，數(shù)據(jù)的采集使用的重復(fù)問(wèn)題多發(fā)等，都是實(shí)際工作中常有的不足。

2 高校辦公室檔案管理合理解決的對(duì)策

在新時(shí)代背景下，高校的辦公室檔案管理已迎來(lái)了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這也促使各大高校開(kāi)始注重辦公室檔案管理工作的基礎(chǔ)性以及重要性，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)在多方的努力與合作下，提出可靠的應(yīng)對(duì)措施，持續(xù)地完善高校辦公室檔案管理工作。

1）制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理的新秩序。在高校辦公室檔案管理中，按“卷”整理和按“件”整理雖然不同，但是伴隨著時(shí)代的變遷與發(fā)展，二者的優(yōu)勢(shì)以及弊端都已經(jīng)很突出，因此，筆者建議結(jié)合相關(guān)專業(yè)指導(dǎo)規(guī)則和實(shí)際，按高校辦公室的實(shí)際情況，來(lái)作出具體的處理，將兩種方法的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，構(gòu)建規(guī)范性的、高度實(shí)用的、高度系統(tǒng)化的、可行的整理模式。

將“按卷整理”和“按件整理”應(yīng)用于不同類的檔案管理中。比如說(shuō)，按卷整理比較適于針對(duì)科研領(lǐng)域檔案整理工作，而按件整理則比較適于在高校內(nèi)部黨群和行政文案整理工作中。而在結(jié)合兩者的同時(shí)，要綜合考慮學(xué)校和該院、該專業(yè)的實(shí)際情況，基于此來(lái)編制出新標(biāo)準(zhǔn)，如此一來(lái)，將使得高校檔案管理工作走向新的秩序化管理，其科學(xué)性及系統(tǒng)性都將得以全面提升。

2）增強(qiáng)保障，推行全面的檔案數(shù)字化。檔案數(shù)據(jù)通過(guò)著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來(lái)的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤陣列等存儲(chǔ)器中，同時(shí)上傳至檔案管理系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱利用，實(shí)現(xiàn)高校檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程。檔案數(shù)字化，能夠使查檔用戶檢索信息更加快捷方便；使檔案管理者更容易實(shí)時(shí)同步備份；大大縮減檔案的存儲(chǔ)空間；使檔案信息更加安全地保存；對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。高校要同本校自身的具體情況結(jié)合，構(gòu)建自己的辦公室數(shù)字化電子檔案完備的管理規(guī)范，明確檔案分類目錄，并規(guī)范其操作流程及格式。此外，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)施的保障，爭(zhēng)取學(xué)校部分資金投入，同學(xué)校的信息化中心等相關(guān)部門做好積極的配合協(xié)作，建立真正的信息化平臺(tái)。數(shù)字化是新時(shí)代、新形勢(shì)下，高校辦公室檔案管理需切合的新的要求，為了能夠真正地切合時(shí)代發(fā)展需求，各高校需在其校內(nèi)的各個(gè)部門及各個(gè)科室內(nèi)部，積極地普及數(shù)字化電子檔案的整理手段，構(gòu)建高校自己的大數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化各個(gè)部門間的良性、高效溝通，促使信息利用率切實(shí)提升。

3）注重培訓(xùn)工作，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)性。高校辦公室檔案管理工作需涉及機(jī)密安全內(nèi)容，從事檔案的整理時(shí)需要一定的專業(yè)性，因此，應(yīng)對(duì)工作人員展開(kāi)專業(yè)性的系統(tǒng)化培訓(xùn)，以使其在實(shí)際工作中發(fā)揮出較為出色的工作狀態(tài)。為此，高校應(yīng)在工作崗位需求的基礎(chǔ)上，讓工作人員能夠多學(xué)習(xí)一些有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并定期地組織人員展開(kāi)檔案管理培訓(xùn)，將最為準(zhǔn)確和新近的檔案管理信息科學(xué)地在各部門中傳遞，并組織一些小競(jìng)賽問(wèn)答活動(dòng)等，以鞏固工作人員的學(xué)習(xí)內(nèi)容，讓其能夠在意識(shí)以及行動(dòng)上，均有所提升。另外，高校應(yīng)考慮建立一個(gè)可互動(dòng)的問(wèn)答平臺(tái)，建好網(wǎng)絡(luò)聊天群來(lái)解答工作人員在實(shí)際的工作中所碰到的困難，又或是組織大家分享各自在工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和竅門等。針對(duì)操作違規(guī)的人員，則要給予嚴(yán)厲的處罰，對(duì)于在工作中有突出表現(xiàn)的人員，則給予比較有激勵(lì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，要在工作人員和工作人員之間，形成互幫互助的、良好的學(xué)習(xí)氛圍。

3 結(jié)語(yǔ)

高等院校是持續(xù)向社會(huì)輸出人才的地方，重在教育培養(yǎng)專業(yè)水平過(guò)硬的人才，高校辦公室檔案管理的水平也需與此相適應(yīng)。伴隨著時(shí)代的發(fā)展與變化，高校辦公室的檔案管理還有許多問(wèn)題和不足，高校辦公室需對(duì)此給出應(yīng)對(duì)措施，要能夠積極地配合學(xué)校檔案管理部門在持續(xù)的求變中尋找規(guī)律，創(chuàng)新方式方法，有效地用于檔案管理的實(shí)際中，投入更大的人力與物力，強(qiáng)化人員的專業(yè)性培訓(xùn)，強(qiáng)化他們檔案管理責(zé)任意識(shí)，讓高校辦公室的檔案管理高度契合于新時(shí)代高校發(fā)展的要求。