試論辦公室文書檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

白紀(jì)梅

（南充市烈士陵園服務(wù)中心，四川 南充 637000）

文書檔案主要指的是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體等在開(kāi)展行政管理事務(wù)活動(dòng)中形成的，采用通用的文字記錄下來(lái)的資料，其內(nèi)容包含了指示、決定、命令、請(qǐng)示、通知、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃總結(jié)等?？v觀當(dāng)前，很多單位的辦公室文書檔案管理水平比較落后，在很大程度上阻礙了該工作的科學(xué)有效開(kāi)展，影響到檔案材料的保密性與完整性，因此我們有必要對(duì)辦公室文書檔案管理工作展開(kāi)深入研究，不斷探索有效的管理措施。

1 辦公室文書檔案管理的重要性分析

文書檔案主要指的是通過(guò)文字的手段，對(duì)個(gè)人或者組織的行為等詳細(xì)記錄形成的資料，也是各個(gè)單位及部位、其他組織等對(duì)各種事務(wù)予以處理不可或缺的一項(xiàng)憑證。對(duì)事業(yè)單位而言，文書檔案的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，辦公室文書檔案能夠?yàn)楹罄m(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。各個(gè)單位在日常管理中會(huì)形成大量的文件以及原始記錄，做好這些記錄的管理，能夠?yàn)閱挝缓罄m(xù)工作的管理打好基礎(chǔ)。第二，有助于提高檔案工作的效率。辦公室文書檔案能夠?yàn)閱挝黄渌芾砘顒?dòng)提供參考，檔案的收集與整理作為檔案管理的重要內(nèi)容，有助于提高單位日常管理活動(dòng)的效率。第三，能夠幫助單位作出更科學(xué)的決策。辦公室文書檔案詳實(shí)地記錄了單位發(fā)展進(jìn)程，能夠?yàn)槠湮幕ぷ鞯於ɑA(chǔ)上，并且領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)分析檔案，還能結(jié)合單位近期發(fā)展趨勢(shì)做出各項(xiàng)決策，從而提升了各項(xiàng)決策的科學(xué)性，有利于單位穩(wěn)定發(fā)展[1]。

2 辦公室文書檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

2.1 檔案管理工作重視不夠

現(xiàn)階段對(duì)辦公室文書檔案管理工作在思想層面上的重視度還有待提升，很多單位將其當(dāng)成為一般的辦公室工作來(lái)對(duì)待，一些檔案管理人員覺(jué)得只需要保證辦公室文書檔案材料不存在遺漏或損失即可，一些從事檔案管理工作的人員片面地認(rèn)為檔案管理不外乎對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、分類、保存等等，因此在工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，這顯然影響了檔案管理水平的提升。

2.2 辦公室文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較差

因?yàn)椴糠謾n案管理工作人員尚未真正認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要意義，加之檔案管理相關(guān)部門也并未組織開(kāi)展好對(duì)管理工作人員的宣傳教育活動(dòng)，很多管理人員不具備較高的專業(yè)水平，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，不能夠認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作在單位中的重要性。但是縱觀當(dāng)前單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，從事管理的人員大多是兼職或者后勤人員，嚴(yán)重缺乏檔案相關(guān)專業(yè)的人員，從整體上看無(wú)論是文化程度還是專業(yè)水平普遍較低。并且伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的新技術(shù)、新設(shè)備被應(yīng)用在單位檔案管理中，但是現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力偏弱，檔案管理依然滯留在傳統(tǒng)的資料收集與整理上，不利于提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

2.3 辦公室文書檔案管理機(jī)制不健全

然當(dāng)前很多單位逐漸意識(shí)到單位辦公室文書檔案的重要性，但是關(guān)于單位辦公室文書檔案方面依然缺乏健全的管理制度與規(guī)則：例如：當(dāng)前很少有單位針對(duì)檔案管理部門及個(gè)人制定相應(yīng)的制度規(guī)定其具體的職責(zé)，也缺乏明確的制度規(guī)定其他部門及員工應(yīng)當(dāng)積極配合檔案管理工作，伴隨著單位辦公室文書檔案收集任務(wù)的不斷增加，因?yàn)闄n案管理制度不完善，引起文書檔案在收集與整理方面無(wú)序，常常發(fā)生重要信息丟失的現(xiàn)象，影響了文書檔案的完整性，影響了檔案利用價(jià)值的發(fā)揮。

2.4 檔案管理信息化程度有待提高

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生產(chǎn)與生活中不可或缺的一部分，而各個(gè)單位也應(yīng)該加快自身信息化建設(shè)進(jìn)程，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，提升單位辦公室文書檔案信息化程度。但是就當(dāng)前各個(gè)單位來(lái)看，當(dāng)前辦公室文書檔案信息化程度有待提高，歸納起來(lái)，主要體現(xiàn)在：第一，關(guān)于文書檔案管理所需的設(shè)備與設(shè)施老舊、老化，不能確保檔案得到科學(xué)規(guī)范的管理。在實(shí)際的管理工作中并未積極應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)方法，難以確保各類辦公室文書檔案材料得以充分保護(hù)。例如：相片等紙質(zhì)檔案材料必須要在相應(yīng)的溫濕度環(huán)境中予以保存，避免其出現(xiàn)霉變、褪色等問(wèn)題，而錄音、錄像等材料也必須要在標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房?jī)?nèi)予以保存。第二，辦公室文書檔案管理軟件引入不到位等問(wèn)題，依然滯留在傳統(tǒng)的人工收集、整理的方式上，從而制約了檔案管理信息化程度，降低了檔案管理水平的提高[2]。因此提升單位辦公室文書檔案的管理水平，還需要進(jìn)一步提升對(duì)檔案管理設(shè)施的資金投入，完善相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)辦公室文書檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提高。

3 科學(xué)高效開(kāi)展好辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策

3.1 深化辦公室文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

辦公室文書檔案是十分重要的檔案資源，在單位日常工作發(fā)揮重要作用，所以應(yīng)當(dāng)從思想認(rèn)識(shí)上對(duì)辦公室文書檔案工作有清晰地了解，針對(duì)目前存在的突出問(wèn)題盡快處理，確保辦公室文書檔案管理工作的科學(xué)高效開(kāi)展。對(duì)從事辦公室文書檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，促進(jìn)責(zé)任意識(shí)的不斷提高，主動(dòng)承擔(dān)起自身責(zé)任，提高工作積極性，從辦公室文書檔案管理工作的全過(guò)程著手，確保辦公室文書檔案的安全與完整。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的辦公室文書檔案管理人員

單位應(yīng)當(dāng)定期組織辦公室文書檔案管理部門及工作者進(jìn)行培訓(xùn)教育活動(dòng)，選拔優(yōu)秀的檔案人員參與，豐富其管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)專業(yè)管理能力的提升。等待這部分人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)結(jié)束后還可以讓其到其他單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，抑或是積極與地方高校溝通聯(lián)系，采取定期授課的辦法來(lái)促進(jìn)辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)和提高。與此同時(shí)，檔案管理人員必須要嚴(yán)格根據(jù)辦公室文書檔案形成的規(guī)律和實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，要靈活應(yīng)用自身知識(shí)技能組織好檔案編研工作，提升辦公室文書檔案的開(kāi)發(fā)利用效率。

3.3 完善辦公室文書檔案管理的機(jī)制

各個(gè)單位在建立文書檔案相關(guān)制度時(shí)，首先應(yīng)該遵循科學(xué)性與和合理性的原則，即要結(jié)合各單位的日常業(yè)務(wù)特征，結(jié)合單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，確保檔案管理制度的可行性與科學(xué)性；其次，構(gòu)建的檔案制度應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明且實(shí)用，保證制定出制度的可操作性，避免其淪為空文，將制度的指導(dǎo)作用與規(guī)范作用充分發(fā)揮出來(lái)。最后，確保制度的嚴(yán)肅性與約束力，要想將制度的作用充分發(fā)揮出來(lái)，那么就應(yīng)當(dāng)保障其具有約束力，無(wú)論都單位領(lǐng)導(dǎo)還是員工均能發(fā)揮出約束作用，積極獎(jiǎng)勵(lì)作出重要貢獻(xiàn)和重大成績(jī)的人員，懲罰存在重大過(guò)錯(cuò)的人員，確保制度的落實(shí)，提升制度的執(zhí)行力[3]。

3.4 提升辦公室文書檔案管理的信息化水平

信息技術(shù)的誕生與廣泛使用極大地提升了人們生產(chǎn)與生活的信息化水平，特別是伴隨著無(wú)紙化辦公的推出與實(shí)施，各種現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用、多媒體文件的制作等等進(jìn)一步提升了現(xiàn)代企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量，這便需要單位在采取有效的措施提升辦公室文書檔案信息化水平。首先，單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。開(kāi)展好辦公室文書檔案管理工作必須依靠充足的資金支持，例如說(shuō)在辦公室文書檔案收集工作中，檔案管理工作人員需要大范圍進(jìn)行收集，這樣才能夠確保辦公室文書檔案的完整性，才能夠保證辦公室文書檔案能夠全面，而此項(xiàng)工作必須要充足的經(jīng)費(fèi)予以支撐。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加對(duì)辦公室文書檔案管理工作的資金支持，而基于檔案管理工作所需硬件條件來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，要求配置更加完善的信息化管理設(shè)備，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)辦公室文書檔案的科學(xué)高效管理。例如說(shuō)應(yīng)當(dāng)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、去濕、控溫等設(shè)備，而這也需要足夠的資金支持，進(jìn)而保證辦公室文書檔案管理工作的有序開(kāi)展。然后，單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)的先進(jìn)軟件和技術(shù)，踐行科學(xué)理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐；最后，單位應(yīng)當(dāng)憑借辦公室文書檔案信息化建設(shè)，對(duì)辦公室文書檔案材料予以有機(jī)的整合，一方面要積極探尋辦公室文書檔案信息材料的共享機(jī)制，借助信息技術(shù)提升辦公室文書檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案識(shí)別、分別、傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，另一方面單位要積極探尋辦公室文書檔案信息的整合方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化整合[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書檔案管理對(duì)其單位的發(fā)展而言發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，但是因?yàn)楦鞣N因素，當(dāng)前個(gè)別單位在辦公室文書檔案管理方面還存在著檔案管理工作重視不夠、辦公室文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較差、辦公室文書檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理信息化程度有待提高的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，必須深入分析原因，然后對(duì)癥入手，采取有效的對(duì)策，全面提升文書檔案的管理水平，充分發(fā)揮出辦公室文書檔案的價(jià)值與作用，保障單位各業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。