房地產(chǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新思考

夏美麗

（山東中陽房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司，山東 壽光 262700）

房地產(chǎn)檔案管理工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，只有不斷創(chuàng)新，才能跟得上時(shí)代潮流，發(fā)揮檔案管理所應(yīng)有的作用。房地產(chǎn)的檔案管理工作要如何進(jìn)行創(chuàng)新和改革，這便是以下將會(huì)提到的重點(diǎn)，本文將從房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

1 房地產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

加強(qiáng)對于房地產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有助于企業(yè)房地產(chǎn)管理的改革方案，更夠不斷更新思想不斷發(fā)現(xiàn)制度當(dāng)中存在的問題，同時(shí)在檔案管理當(dāng)中我們能夠更加直觀的觀察檔案信息，做出大數(shù)據(jù)分析，在檔案管理當(dāng)中要重視對于流水賬目和顧客個(gè)人信息的管理，通過這些檔案的深入分析，可以對未來的建設(shè)工作具有指導(dǎo)性作用。而房產(chǎn)檔案的保存完善就是裁決中最有力的參考依據(jù)。面對這樣的局面，本文指出以下三點(diǎn)房產(chǎn)檔案管理工作上的問題：

1）對檔案管理缺乏重視。在房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)中，要制定相關(guān)的法律法規(guī)，保證業(yè)務(wù)辦理的合理化，同時(shí)要對人員實(shí)行一定的監(jiān)督工作，同時(shí)工作人員也要恪守職業(yè)道德，保障客戶的信息安全不被泄漏。在工作當(dāng)中，要注重不同部門的合理分工，各部門之間協(xié)同配合提高辦事效率。同時(shí)在實(shí)際業(yè)務(wù)辦理當(dāng)中，工作人員要學(xué)會(huì)合理的變通，工作上要有一定的靈活性，思想不能夠太過迂腐，要切身為客戶思考。

2）檔案管理責(zé)任人不明。對于檔案管理，因?yàn)楹芏喙ぷ魅藛T都不是很重視，房地產(chǎn)開發(fā)商沒有為檔案管理設(shè)置相應(yīng)的部門，房產(chǎn)商的盤越大，房產(chǎn)檔案管理也就越不明確，工作人員越界管理，也會(huì)產(chǎn)生職能擴(kuò)大的問題，在檔案管理工作當(dāng)中沒有形成信息化的管理平臺(tái)，在對于檔案的調(diào)出過程當(dāng)中，由于資料數(shù)量過多導(dǎo)致工作效率低下，進(jìn)行合理的信息化平臺(tái)建設(shè)是如今房產(chǎn)檔案需要?jiǎng)?chuàng)新的必然。

3）房地產(chǎn)檔案數(shù)量激增。在當(dāng)今的房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)中，其工作內(nèi)容涉及建筑群的合理規(guī)劃，土地資源的審批以及房屋銷售合同管理等方面的內(nèi)容，日益激增的房產(chǎn)檔案數(shù)量，讓工作人員也疲于應(yīng)付，以至于在很多時(shí)候接受部門在接收檔案的時(shí)候沒有認(rèn)真檢查，最終造成檔案的缺失或者錯(cuò)漏，這樣的管理極其松懈和不科學(xué)，所以房產(chǎn)檔案管理工作存在很大的漏洞。

2 房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新的方法

1）強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。房地產(chǎn)檔案的資料比較繁瑣，要落實(shí)好檔案管理工作，首要做的事情就是需要收集資料。而收集工作是一個(gè)比較繁雜的工作，因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案的資源來源是多渠道，這就需要檔案管理部門要從多渠道進(jìn)行資料的收集和歸納。工作人員可以改變傳統(tǒng)人員一個(gè)一個(gè)渠道去溝通的做法，讓專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，渠道一使用一個(gè)專員進(jìn)行溝通相應(yīng)的檔案資料，渠道二使用另一個(gè)專員溝通協(xié)調(diào)另外一項(xiàng)檔案資料，這樣以此類推，當(dāng)積累一定量之后，專員對自己的渠道就掌握的非常好，這時(shí)候，就可以通過帶新人的方式來推進(jìn)工作的進(jìn)度，讓不同的專員小組與自己對應(yīng)的渠道進(jìn)行溝通協(xié)商，這樣的方式可以讓資料收集的速度加快，辦事效率也大大提高。除此之外，管理人員還是要做好檔案的整理和編目工作，這些基礎(chǔ)檔案管理工作都應(yīng)該落實(shí)到人頭去負(fù)責(zé)。比如，對于房地產(chǎn)開發(fā)商來說，柜面咨詢的服務(wù)是必要的，但在這一塊本文在后面會(huì)提到如何改進(jìn)，房地產(chǎn)商要做好服務(wù)工作，其中也就包括了房產(chǎn)檔案管理這一塊，派遣優(yōu)秀員工是目前檔案管理工作的重要任務(wù)，只有在確保對檔案管理工作進(jìn)行有效的日常監(jiān)督和檢查，才能保證管理人員的工作完成度，以及資料的完整性，對于內(nèi)容、質(zhì)量有問題的檔案要及時(shí)進(jìn)行清理和完善，最終交回的檔案一定是保證資料完整無誤，所有資料都應(yīng)該有效的情況下，才可以入庫歸檔，所以，優(yōu)秀員工的重要性毋庸置疑，同時(shí)，對于送到檔案室的檔案，要進(jìn)行編號(hào)，最后放到文件柜上相應(yīng)的位置上，并建立一本目錄檢索，方便有人咨詢的時(shí)候能快速查找到相應(yīng)的檔案。

2）重視信息建設(shè)。對于傳統(tǒng)檔案整理的過程，工作人員應(yīng)該一邊收集完善資料，一邊建立電子檔案，并定期對單位和個(gè)人進(jìn)行復(fù)查，如果需要更正或改動(dòng)，要及時(shí)處理，對用戶的信息要做到有證可查。同時(shí)，房產(chǎn)檔案信息數(shù)量巨大，在確認(rèn)維護(hù)權(quán)利人、物權(quán)等方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何運(yùn)用信息技術(shù)，建立高效、準(zhǔn)確、便捷的檢索數(shù)據(jù)庫就非常重要。在數(shù)據(jù)庫的建立中，一定要具備房屋產(chǎn)權(quán)編號(hào)、檔案保管編號(hào)、門牌號(hào)、產(chǎn)權(quán)人、身份證號(hào)等具體數(shù)據(jù)，而對這些具體數(shù)據(jù)都能通過其中的某一個(gè)或者某幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索查詢，這樣的方式就可以大大縮減服務(wù)人員的辦事效率，提供更多的時(shí)間給到工作人員進(jìn)行檔案管理和整理的工作。同時(shí)，對于房屋信息的動(dòng)態(tài)更新，也應(yīng)該有相應(yīng)的管理系統(tǒng)設(shè)置，幫助房屋的信息實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，并通過3D模型的建立，為管理系統(tǒng)打造一個(gè)清晰真實(shí)的樓盤信息展示平臺(tái)。比如，對于信息化數(shù)據(jù)庫內(nèi)的模塊建設(shè)，可以請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行平臺(tái)的打造，設(shè)計(jì)電子檔案的模板，在每一份檔案的錄入過程中，都需要錄入常規(guī)的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，這些內(nèi)容都是上文提到過的重要編號(hào)和資料，包括圖片和照片，也應(yīng)該有相應(yīng)的位置進(jìn)行登記和填寫，并做好專業(yè)的檢索，在查詢者需要進(jìn)行查詢的時(shí)候，工作人員幫助檢索其中一個(gè)相關(guān)內(nèi)容就可以檢索到電子檔案，這樣的方式可以提高房產(chǎn)檔案的咨詢效率。對于樓盤信息的更迭和變動(dòng)，信息系統(tǒng)的首頁上也可以看到即時(shí)數(shù)據(jù)，這樣工作人員對檔案管理就更加的清晰明了。

3）優(yōu)化服務(wù)意識(shí)。隨著房地產(chǎn)的交易越來越多，房產(chǎn)信息檔案所需要的獨(dú)立空間也越來越大，對于這些問題，電子檔案解決了絕大一部分，但對于咨詢服務(wù)這一塊，還是占用了大量的人力資源，因?yàn)閲业暮暧^政策導(dǎo)致很多房產(chǎn)檔案的調(diào)取和變動(dòng)，這都讓傳統(tǒng)的電子檔案有點(diǎn)運(yùn)行不利，因而上文提到的數(shù)據(jù)庫就能更好地解決這個(gè)問題，將房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行局域網(wǎng)連接，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，在處理數(shù)據(jù)的方式上也是較多地運(yùn)用到了信息技術(shù)手段，要求相關(guān)檔案管理部門充分利用網(wǎng)絡(luò)手段，建成網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式，幫助客戶能夠更加便捷高效的辦理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶在足不出戶的情況下進(jìn)行手機(jī)辦公。在人員管理方面，要定期對工作人員進(jìn)行符合時(shí)代化的培訓(xùn)工作，要求相關(guān)人員掌握一定的專業(yè)技能，能夠更好地投入到為人民服務(wù)當(dāng)中。

檔案管理工作也需要有一個(gè)健全機(jī)制，對于打印出來的檔案，不可隨意丟棄，如果咨詢者廢棄掉檔案復(fù)印件，需要進(jìn)行粉碎或者蓋上一個(gè)作廢字樣的鮮章，另外，對于需要的檔案文件，檔案管理人員也應(yīng)該出具相應(yīng)的章來證明檔案的真實(shí)性，這樣的操作會(huì)大大縮短咨詢者的辦理時(shí)間，也會(huì)幫助檔案管理人員快速完成任務(wù)，提高整體服務(wù)水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，房產(chǎn)檔案管理部門要認(rèn)清檔案管理的現(xiàn)狀，著手加強(qiáng)檔案管理，認(rèn)真分析管理中可能存在的問題和原因，并針對性地將問題一一解決，提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)，利用信息化技術(shù)讓查詢工作能夠更加便捷，脫離人手不足的困境，讓人力資源都用在更需要精細(xì)化管理的工作之中，讓房產(chǎn)檔案管理工作能更好地服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于業(yè)主，服務(wù)于人民群眾。