關(guān)于完善最低生活保障檔案管理的思索

胡文娟

（河北省社會救助家庭經(jīng)濟(jì)狀況核對中心，河北 石家莊 050001）

對由于各種原因而陷入生存困境的公民，國家給予財物接濟(jì)和生活扶助，以保障其最低生活需要，最低生活保障已成為社會保障體系的一個重要組成部分。國家對共同生活的家庭成員人均收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ蠘?biāo)準(zhǔn)，且符合當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ霞彝ヘ敭a(chǎn)狀況規(guī)定的家庭，給予最低生活保障。截至2020年12月底，河北省最低生活保障對象179.5萬人，隨著全面強(qiáng)化“六穩(wěn)”“六保”措施，發(fā)展壯大縣域經(jīng)濟(jì)，鞏固脫貧攻堅成果，兜牢民生底線，最低生活保障成為民生保障中一項重要的社會救助制度。為了加強(qiáng)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)，滿足最低生活保障工作的內(nèi)在需要，更好確保最低生活保障工作順利開展，我們就要做好最低生活保障檔案工作，為社會救助工作提供有力的憑證支撐。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，按照民政部辦公廳 國家檔案局辦公室聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)最低生活保障檔案管理的通知》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，結(jié)合河北省最低生活保障工作實(shí)際情況，對于完善最低生活保障檔案（以下簡稱為“低保檔案”）管理工作與大家共同學(xué)習(xí)和探索。

1 明確低保檔案管理內(nèi)容，完善規(guī)范化管理制度

低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，民政部門和公民都有保護(hù)低保檔案的義務(wù)。最低生活保障（以下簡稱為“低保”）工作中越明確低保檔案管理內(nèi)容，越能更加規(guī)范工作中檔案資料存儲的管理。低保檔案是指在低保工作中形成的具有保存和考查利用價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。低保工作包括審核、審批、日常管理和服務(wù)工作。

2 明確低保檔案管理原則，分級負(fù)責(zé)、基層為主

低保檔案管理實(shí)行分級負(fù)責(zé)、基層為主的原則。按照各級民政部門職責(zé)分工，省級民政部門負(fù)責(zé)對各級低保檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；縣級人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居（村）民委員會（社區(qū)）具體負(fù)責(zé)受理低保工作，為便于檔案資料管理，由縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居（村）民委員會（社區(qū)）應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的低保檔案工作。各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對低保檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3 明確低保檔案分類和保管期限，統(tǒng)一制度管理

檔案分類是檔案歸檔的重要組成內(nèi)容，依據(jù)分類合理性、科學(xué)性、邏輯性和實(shí)用性原則進(jìn)行分類，有利于檔案的保存、管理和利用。根據(jù)低保審核、審批的流程和工作實(shí)際內(nèi)容，依照文件材料形成時間和不同特點(diǎn)的原則，為便于歸檔管理和查閱，將低保文件材料分為審批類、日常管理類和其他類。

1）審批類檔案。審批類檔案包括最低生活保障申請及授權(quán)書；低保對象的戶口簿或身份證的復(fù)印件，戶籍證明；申請家庭經(jīng)濟(jì)狀況信息表；低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、優(yōu)待證、就業(yè)狀況證明、勞動能力狀況證明、失業(yè)狀況證明、下崗職工基本生活費(fèi)證明、縣級以上醫(yī)院出具的重、大疾病病歷及醫(yī)藥費(fèi)憑證、遺贈撫養(yǎng)協(xié)議書、子女在校證明等調(diào)查證明材料）；居民家庭經(jīng)濟(jì)狀況核對報告；最低生活保障審核審批表；入戶調(diào)查表；申請最低生活保障不予批準(zhǔn)告知書；最低生活保障金調(diào)整（停發(fā)）告知書等。

2）日常管理類。新增最低生活保障對象審核公示；審批公示單；城鄉(xiāng)居民最低生活保障對象動態(tài)管理記錄表；縣（市）區(qū)級民政部門停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)低保金的審批表和有關(guān)審核材料；保障資金撥付通知、發(fā)放領(lǐng)取名冊等材料；研究低保工作的會議記錄；定期入戶調(diào)查材料等。

3）其他類。低保資金的預(yù)算和決算文件；低保對象分類統(tǒng)計表、低保資金統(tǒng)計表等統(tǒng)計材料；信訪相關(guān)材料；低保工作中形成的影像、錄音、實(shí)物檔案材料；低保信息平臺所形成的電子數(shù)據(jù)文件等。

按照民政部辦公廳 國家檔案局辦公室聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)最低生活保障檔案管理的通知》規(guī)定，審批類檔案的保管期限為該低保戶停保后不少于3年。日常管理類檔案的保管期限不少于5年。

根據(jù)工作實(shí)際檔案保管年限分為永久、30年、10年；低保對象審批類檔案自建檔之日起保管至該家庭退出低保，期間按照低保家庭不同原因而陷入生存困境的家庭經(jīng)濟(jì)狀況分為一年或半年進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審時被替換的原申請審批材料可另行保管，并自復(fù)審當(dāng)月算起保管3年；低保戶停保注銷之日起的檔案保管期限一般為3年。

低保日常管理類和其他類檔案（其中低保資金的預(yù)算和決算、發(fā)放領(lǐng)取名冊等可歸為會計類檔案）保管期限應(yīng)按照相關(guān)檔案管理規(guī)定，按年度歸檔整理后，移交本單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行保管。具有永久保存價值的電子文本、圖形、數(shù)據(jù)表格歸檔時，應(yīng)同時生成紙質(zhì)文件一并歸檔保存。

4 明確低保檔案的整理和管理，便于查詢和利用

檔案按照不同類別、載體或形式分類方法協(xié)調(diào)統(tǒng)一，建立檔案實(shí)體的管理秩序，使歸檔檔案有序、規(guī)范，保障整個檔案管理工作秩序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

低保是以家庭為申請單位，低保審批類檔案以戶為單位進(jìn)行立卷整理、編目、歸檔，以社區(qū)（村）為冊，以街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）為單元分類存檔。立卷時間要在審批和復(fù)審工作完成后一個月內(nèi)完成立卷整理工作。低保日常類和其他類檔案按照相應(yīng)檔案規(guī)定要求進(jìn)行整理。應(yīng)同時建立《低保檔案管理登記本》、《低保檔案查閱登記本》、《低保檔案交接登記本》、《低保檔案銷毀清冊》等臺賬。

各級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處應(yīng)重視低保檔案工作，要配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)整理、保管低保檔案，確保低保對象全部建檔，同時應(yīng)根據(jù)低保檔案工作要求,采取必要的保管和保護(hù)措施，確保低保檔案的安全。

5 明確低保檔案利用程序，保護(hù)低保對象信息安全

上級單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)、法院和檢察院等因公需要可以查閱低保檔案。其他單位和個人確因工作需要查閱低保檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，并經(jīng)低保檔案管理單位的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后填寫《低保檔案查閱登記本》后才能提供查閱。

查閱者或使用者不得違反相關(guān)保密規(guī)定，不得丟失、銷毀、涂改檔案。尊重低保對象隱私權(quán)，不得泄露或擅自對外公布檔案內(nèi)容。

6 明確低保檔案鑒定銷毀程序，保持低保檔案信息不泄密

低保檔案保管期滿后，應(yīng)經(jīng)低保業(yè)務(wù)部門會同檔案管理部門共同鑒定，準(zhǔn)確判定檔案是否具有保存價值，對已確定銷毀檔案逐件清點(diǎn)并編制檔案銷毀清冊。由單位負(fù)責(zé)人在檔案銷毀清冊審核簽署意見。銷毀檔案由兩人以上共同監(jiān)督銷毀，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀清冊歸檔應(yīng)永久保存，并將已銷毀檔案在歸檔文件目錄備注中注明。

7 結(jié)語

堅持聚焦脫貧攻堅、聚焦特殊群體、聚焦群眾關(guān)切，堅持?；?、兜底線、補(bǔ)短板、建機(jī)制，最低生活保障在全力保障改善民生、打贏脫貧攻堅戰(zhàn)、全面建成小康社會等方面發(fā)揮了積極作用。低保檔案是享受最低生活保障的重要憑證，是最低生活保障家庭成員信息和家庭經(jīng)濟(jì)狀況的真實(shí)、準(zhǔn)確反映，是審核、審批、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)各個環(huán)節(jié)的如實(shí)記錄，也是低保資金預(yù)算、決算、發(fā)放的重要依據(jù)，完善低保檔案規(guī)范化具有重要意義。制定全省統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的低保檔案管理制度和規(guī)范，對實(shí)現(xiàn)低保檔案真實(shí)、完整、規(guī)范有現(xiàn)實(shí)重大意義，增強(qiáng)低保檔案人員素質(zhì)，進(jìn)一步做好低保檔案管理工作，為低保工作夯實(shí)材料信息基礎(chǔ)，提升低保工作效率。