國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性與優(yōu)化措施分析

郭 輝

（新疆兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，新疆 烏魯木齊 830002）

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性

當(dāng)前環(huán)境下，信息已成為國(guó)有企業(yè)生存和發(fā)展的重要工具，檔案資料也是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要工具，創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，有利于將檔案資源轉(zhuǎn)化為國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)力。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，在制定符合國(guó)有企業(yè)文化戰(zhàn)略、提高國(guó)有企業(yè)軟實(shí)力方面起著重要的作用，創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理，不僅可以保證檔案管理工作的準(zhǔn)確率，滿足檔案管理的基本需求，還可以降低人力和資源等方面的消耗，從而最大限度地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1）國(guó)有企業(yè)檔案管理理念較封閉。在現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)管理過程中，對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)、思考和探索。許多國(guó)有企業(yè)不能正確認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值以及檔案管理對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要性，沒有把檔案管理列為國(guó)有企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有明確的檔案管理計(jì)劃，沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，這導(dǎo)致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導(dǎo)、支持和幫助，大大影響了檔案的有效管理，嚴(yán)重限制了檔案發(fā)揮其獨(dú)特的價(jià)值和作用。

2）國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不完善?，F(xiàn)代國(guó)有企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作進(jìn)行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國(guó)企改革實(shí)踐中，普遍沒有對(duì)檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身國(guó)有企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國(guó)家政策的變化、國(guó)有企業(yè)管理的需要，及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是國(guó)有企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時(shí)完善檔案管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，影響了檔案的保護(hù)和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》精神。

3）國(guó)有企業(yè)檔案信息化進(jìn)程緩慢。隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)都在如火如荼地開展檔案信息化建設(shè)，但與此同時(shí)也存在相當(dāng)一部分國(guó)有企業(yè)仍然沒有將檔案信息化納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃中去，對(duì)檔案管理方面投入的資源較少，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，文件管理方式仍然選擇采取傳統(tǒng)的手工整理方式，檔案管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率受到制約。與電子檔案的高效相比，傳統(tǒng)的手工收集模式，容易出現(xiàn)文件缺失和時(shí)間滯后等情況，同時(shí)這也導(dǎo)致檔案利用人員因?yàn)椴荒軌蚣皶r(shí)找到所需要的文件對(duì)工作的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生消極的影響，從而降低國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，國(guó)有企業(yè)需要通過大量的資源來查找丟失的文件，不僅增加了文件管理成本，還增加了管理人員的壓力和難度。

4）國(guó)有企業(yè)檔案人員素質(zhì)有差距。新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》強(qiáng)調(diào)了檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案整理、保護(hù)、鑒定、編研等工作都需要有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍作為支撐。而在檔案管理的實(shí)際中，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理崗位通常是兼職或者一線轉(zhuǎn)崗安置人員，加之國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)重視度不夠，導(dǎo)致工作人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和素養(yǎng)，崗位責(zé)任感和崗位使命感同樣大打折扣。同時(shí)，部分國(guó)有企業(yè)不能對(duì)檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)生涯規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)工作能力局限、流動(dòng)頻繁等問題，檔案管理工作缺乏持續(xù)性，檔案價(jià)值不能被進(jìn)一步挖掘。

3 國(guó)有企業(yè)檔案管理的優(yōu)化措施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在日常生活中的普及，傳統(tǒng)的文件管理模式已不能滿足當(dāng)今社會(huì)的需求。為了與國(guó)企改革相適應(yīng)，國(guó)有企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新已成為一種趨勢(shì)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步優(yōu)化國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作。

1）建立創(chuàng)新檔案管理理念。在社會(huì)發(fā)展的新的時(shí)期，為確保國(guó)有企業(yè)在檔案管理工作中的創(chuàng)新性水平，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發(fā)展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對(duì)檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設(shè)工作，樹立“大檔案”觀念，科學(xué)整合檔案信息資源。第二，要轉(zhuǎn)變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發(fā)工作，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)，將檔案資料提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保國(guó)有企業(yè)各方面工作的有效實(shí)施。第三，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)新性管理理念，在實(shí)際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應(yīng)當(dāng)多思考怎樣能夠?qū)n案管理方法、思路與措施進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取突破國(guó)有企業(yè)原有的檔案管理內(nèi)容和體制，全面增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理創(chuàng)新效果。

2）健全檔案管理相關(guān)制度。要想確保國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的有效開展，就需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求來不斷創(chuàng)新，建立檔案工作責(zé)任制，依法制定切合實(shí)際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)充實(shí)完善，要覆蓋檔案管理的基礎(chǔ)工作和開發(fā)利用工作，制度種類可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實(shí)施辦法和細(xì)則等。其次，檔案管理制度的制定應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，要總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，要征求各相關(guān)單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實(shí)的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時(shí)俱進(jìn)，要符合國(guó)家相關(guān)法律及政策的新要求，要適應(yīng)國(guó)有企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價(jià)值最大化發(fā)揮出來。

3）構(gòu)建創(chuàng)新檔案管理模式?？茖W(xué)合理的檔案管理模式是檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，一是檔案管理流程要?jiǎng)?chuàng)新，由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與；二是檔案管理部門角色定位要?jiǎng)?chuàng)新，要從“倉(cāng)庫管理員”變成“文化傳播者”，協(xié)同其他業(yè)務(wù)部門積極開展宣傳教育工作，堅(jiān)定國(guó)有企業(yè)文化自信。

4）提高檔案人員綜合素養(yǎng)。檔案管理需要很強(qiáng)的實(shí)用性和專業(yè)性，檔案管理人員是國(guó)有企業(yè)檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其綜合素養(yǎng)在很大程度上決定了國(guó)有企業(yè)的檔案管理水平。在國(guó)有企業(yè)人力資源管理中培養(yǎng)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，一是應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案工作人員的思想意識(shí)，思想上要積極組織政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟；二是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)力度；三是應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案工作人員的崗位自豪感和事業(yè)心。

4 結(jié)束語

總之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的不斷完善、國(guó)企改革的不斷深入，國(guó)有企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進(jìn)一步探索國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的開展方向和技術(shù)創(chuàng)新需要，不斷加強(qiáng)和優(yōu)化檔案管理技術(shù)水平，提高國(guó)有企業(yè)檔案管理效率，從而提高國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性和社會(huì)價(jià)值。