技師學院學生學籍檔案管理工作中的問題及對策分析

莫春燕

（云浮技師學院學生科，廣東 云浮 527300）

技師學院作為中等職業(yè)教育，在近幾年，隨著國家政策的大力扶持，處于一個完全高速發(fā)展的過程中。技術學院的配套設施，同樣的，也在不斷的改進和完善之中。但是，在中等職業(yè)技術教育高速發(fā)展的同時，一些問題，也同樣暴露了出來。技師學院的學生學籍檔案管理工作，存在著的問題，尤為嚴重。技師學院的學生學籍檔案，和老師的教育教學管理甚至和學生就業(yè)問題，都牽連在一起。牽一發(fā)而動全身，作為學生學籍檔案管理的工作人員，很大程度上，必須要走在前線，主動的去發(fā)掘學籍檔案的信息來源，搜集準確的材料加以整理，這樣，才能夠在學生就業(yè)的時候，對檔案信息的查詢，發(fā)揮出自己應有的作用。

1 學籍檔案管理工作的內容

學籍是什么？學籍對于一個學生來說，有多么的重要，很多人，可能都還搞不清楚。學籍，其實很簡單，就是學生從入校到離校畢業(yè)的整個過程的記錄。

學籍檔案管理是什么？學籍檔案管理，就是學校對學生建立檔案的所有工作，都包含其中。我們在這里，也可以將學籍檔案管理的工作，分為幾個板塊。首先，第一個板塊，學生入學，報道，注冊，發(fā)放學生證等初入學校的一切過程，就是建立學生檔案管理的首個任務，只有這第一個任務完成之后，第二個板塊的工作，才能夠順利的進行下去。其次，第二個工作板塊，學生在校的學習成績報告包括掛科重考，都要進行記錄在案，學生的退學，轉學，休學，復學等等這些事情的處理過程，同樣要登記在學生的學籍檔案之中。再次，第三個這個版塊的工作，是最為復雜和耗費時間去記錄的，學生在校期間的各種優(yōu)異表現(xiàn)取得的獎勵，還有各種原因造成的處分，在記錄的時候，更是不能夠出任何的差錯。最后，第四個工作板塊的任務，則是為學生準備畢業(yè)各種證件的發(fā)放和登記，畢業(yè)證和各項技能證書，代表了學生在校期間是否正常完成學業(yè)并且成功踏入社會的敲門磚，影響著學生進入社會之后的工作前景，因此，不得有絲毫的差錯。

四個工作板塊，是學生學籍檔案管理的所有工作內容。但是，隨著如今社會的快速發(fā)展，中等職業(yè)教育技師學院，以最快的速度進入到了普遍大眾的視線之中，規(guī)模在不斷的擴大，所招收的學生，在質量上就有了很大程度的分層，這樣的情況之下，就要求中職技師學院的工作人員，在學生學籍檔案的管理工作中，就要更加認真，負責任的去處理各種各樣的問題。假證的風行，給中職技師學院的名譽和學生的就業(yè)，都帶來了極大的問題，因此，在學生學籍檔案的管理中，就必須要加強審查，以確保學生的各種證書的絕對真實性，維護學生和學院的名譽。因此，學籍檔案的管理工作，至關重要，容不得出現(xiàn)差錯，因為，這很可能會影響學生的一生，同時給學院帶來不要的影響，阻礙學院的發(fā)展。

2 學籍檔案管理工作中目前所出現(xiàn)的普遍問題

1）技師學院的學籍檔案管理制度不夠完善。技師學院的快速發(fā)展，是在近些年隨著國家的政策扶植才開始的，很大的程度上，管理這些規(guī)章制度，都不是很完善，因此，才會導致了中職技師學院的學生學籍檔案管理問題，異常突出。學生學籍檔案的管理制度，都需要完善規(guī)范起來。畢竟，學生的學籍所需要的資料，并不單一的只是一個部門的工作人員就可以完成的，而是涉及好幾個部門的工作人員共同配合，才能夠完成，這中間，每個部門所涉及的學生個人資料應該怎樣整理，歸置，又應該怎樣將這些資料全部整合起來，匯總到學校的檔案管理處，這其實都需要一個標準并且可以簡便操作的相應制度來實行，協(xié)調。在管理規(guī)章制度不完善的情況下，出現(xiàn)的后果，就是會使得學生的個人資料不完善，材料缺少，最后整份學籍檔案都是不完整的。

2）技師學院的學籍檔案管理方法需要改進。時代在進步，教育教學同樣在進步，所配套的校園建設同樣需要跟隨時代的潮流。如今的技師學院，已經進入了數(shù)字化的校園管理模式，但是，在學生的學籍檔案管理方面，數(shù)字信息化的改革，卻還是略徐一籌。技師學院的學生學籍檔案，還停留在從前的紙質檔案基礎上面，電子檔案不能夠和紙質檔案一致，導致學生的個人資料缺失，不完整。同時，技師學院學生的技能學習分層不同，每個部門的信息管理都不能夠同步進行更新，事實已經證明，這些管理，已經落后，無法滿足技師學院現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

3）技師學院的學籍檔案管理工作人員的業(yè)務能力有待提升。學生的學籍檔案管理工作，非常繁復和瑣碎，這就需要工作人員絕對具備標準的專業(yè)性和極強的執(zhí)行能力，并不是每一個人都能夠勝任這份工作。在目前整體的中等職業(yè)技術教育的大環(huán)境之下，在學籍檔案管理方面，十分欠缺專業(yè)能干的學籍檔案管理工作人員，并且，在沒有一個規(guī)范的規(guī)章管理制度的情況下，這就導致工作人員的不穩(wěn)定性，這十分不利于各個部門的相互配合和協(xié)作。學籍檔案管理工作人員，常規(guī)缺少整理學籍檔案的歸檔，組卷等基本技能，這就導致檔案的不夠規(guī)范，不夠精準。因此，技師學院必須在培養(yǎng)管理學籍檔案的工作人員的技能上面加以注重。

3 學生學籍檔案管理工作的對策分析

1）設立完整規(guī)范的學籍檔案管理制度。如今，國家教育部門對于中等職業(yè)教育技師學院的學籍檔案管理，也已經出臺了各項政策和規(guī)定，技師學院就需要根據國家教育部門的規(guī)定，來設立制定出符合本學院的學籍管理規(guī)章制度，并且在學籍管理工作中，更要注意必須從根本上遵循標準的規(guī)章制度來進行規(guī)范學籍管理工作中出現(xiàn)的各項問題，嚴格把關學籍管理的能力，提升學籍管理的水準。因為每個部門都是需要相互配合協(xié)調來整理學生的個人信息等資料，因此必須要明確學籍檔案的整理，歸檔，移交制度，使得各部門能夠最大程序化的去完成各項準備工作，做好學生學籍的檔案資料的移交整合。緊跟社會的步伐，準確的了解學生在新的學年中學習能力的變化，以便更真實準確的記錄學生的各項信息資料。

2）加強電子檔案的運用。在數(shù)字信息化的普遍運用中，技師學院應該改變傳統(tǒng)學籍檔案的歸整模式，不再單一的使用紙質檔案，而是需要建立出完整的電子檔案信息的框架來，統(tǒng)一學籍檔案的錄入方式和搜索方法，使得各個部門能夠同時更新信息資料，獲得資料信息共享，提高工作效率。當然，注重電子檔案的運用，并不意味著紙質檔案會被完全取代，而是將紙質檔案和電子檔案相融合，共同存在，以確保學生學籍檔案的保存不會出現(xiàn)問題。

3）提升學籍檔案管理工作人員的業(yè)務能力。學籍檔案管理工作人員的業(yè)務能力是提高學院學籍管理工作最為關鍵的一環(huán)。因此，學籍管理工作人員，必須具備標準的業(yè)務知識，對學籍檔案管理工作人員，必須要進行定期的培訓和業(yè)務考核，不斷的提升工作人員的業(yè)務能力，以確保學籍檔案的真實準確性。

4 結語

學籍檔案管理工作，本身就具有繁復性，需要工作人員具有絕對的耐心，在管理學籍檔案中，工作人員則是需要不斷的學習新的技術，不斷改進工作方法，使得學籍檔案管理工作更加有效率的完成，并且同時確保檔案的真實性和準確性。