提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究

穆 敏

（廣州市園林建筑工程公司，廣東 廣州 510170）

新的發(fā)展階段意味著企業(yè)等相關(guān)機(jī)構(gòu)要充分迎接新挑戰(zhàn)，改革新思路，通過全新意識(shí)形態(tài)的滲透，不斷規(guī)范自身的發(fā)展行為，檔案管理工作也不例外。在對(duì)辦公室檔案管理內(nèi)容進(jìn)行深化的過程中，要充分結(jié)合現(xiàn)代行政管理建設(shè)的體系，著眼于組織結(jié)構(gòu)合理化的措施探討。而針對(duì)以上特點(diǎn)，本文重點(diǎn)探究辦公室檔案管理科學(xué)化水平的相關(guān)路徑，以期通過細(xì)致內(nèi)容的分析，助力企業(yè)逐漸朝向可持續(xù)化的方向發(fā)展。

1 辦公室檔案管理科學(xué)發(fā)展的注意事項(xiàng)

無論是企業(yè)還是黨政機(jī)關(guān)等相關(guān)主體，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行開展的過程中，都要從科學(xué)實(shí)效的角度入手，對(duì)各類注意事項(xiàng)進(jìn)行重視。一般來講，其內(nèi)容主要闡述如下：首先，要充分把握檔案管理細(xì)則規(guī)范性的落實(shí)，既要對(duì)先進(jìn)的思想理念進(jìn)行滲透，也要結(jié)合工作實(shí)際，重點(diǎn)對(duì)檔案管理的通用性、特殊性原則進(jìn)行落實(shí)。其次，注重資源共享，強(qiáng)化資源管理建設(shè)。通過檔案管理中心的構(gòu)建，重點(diǎn)對(duì)搜索關(guān)鍵詞等欄目進(jìn)行構(gòu)建，從而快速的檢索各類檔案資料。最后，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從現(xiàn)代化數(shù)字化信息化的角度入手，重點(diǎn)拓展現(xiàn)代資源平臺(tái)。通過多部門聯(lián)動(dòng)，對(duì)層層分級(jí)制的現(xiàn)代信息基礎(chǔ)管理平臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建。在這個(gè)過程中，重點(diǎn)把握現(xiàn)代系統(tǒng)軟件的開發(fā)，根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際，與科技公司進(jìn)行合作開發(fā)新平臺(tái)，從而通過功能的綜合設(shè)置，重點(diǎn)提升辦公室檔案管理的科學(xué)化水平。

2 強(qiáng)化辦公室檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

進(jìn)入到新的發(fā)展階段，注重辦公室檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的把握具有至關(guān)重要的影響。首先，注重辦公室檔案管理工作開展的科學(xué)化，既是新時(shí)代電子檔案管理模式應(yīng)用的重要需求，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)的重要途徑。其次，從目前管理現(xiàn)狀的角度來分析，很多企業(yè)應(yīng)用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式，大大提升了管理質(zhì)量和管理效率，為其他生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的開展奠定了深厚的基礎(chǔ)。最后，檔案信息管理科學(xué)化的推進(jìn)，也是構(gòu)建現(xiàn)代社會(huì)制度的重要途徑和重要需求可，既可以滿足相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案管理的需求，也可以通過使用困難的解決，進(jìn)一步的優(yōu)化工作現(xiàn)狀。因此，總體來看，利用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理科學(xué)化水平是十分有必要的。

3 提升檔案管理科學(xué)化水平的策略

社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，檔案信息也越來越豐富。在對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)進(jìn)行開展的過程中，相關(guān)社會(huì)主體不僅要對(duì)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌部署和安排，也要注重檔案信息的多元化發(fā)展。通過存儲(chǔ)介質(zhì)的創(chuàng)新，進(jìn)一步的對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作中的問題進(jìn)行深入了解，這樣才能夠通過現(xiàn)代檔案管理細(xì)節(jié)的優(yōu)化，有效明確檔案信息儲(chǔ)存科學(xué)管理的重要內(nèi)涵。一般來講，在對(duì)策略部分進(jìn)行分析的過程中，我們主要將內(nèi)容分為以下幾個(gè)不同的維度：

3.1 利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式

進(jìn)入到現(xiàn)代社會(huì)制度之下，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行開展的過程中，要結(jié)合辦公室檔案管理的重要需求，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和信息系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用和拓展，這也是推動(dòng)檔案管理逐漸朝向可持續(xù)發(fā)展方向的重要路徑。和渠道。在對(duì)具體工作進(jìn)行開展的過程中，一般要做到以下幾點(diǎn)：首先，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，既要從硬件設(shè)備完善的角度出發(fā)，對(duì)各類電子設(shè)備進(jìn)行采購，也要從軟件開發(fā)等信息平臺(tái)構(gòu)建的角度出發(fā)，重點(diǎn)將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行結(jié)合，這對(duì)于檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)的有效實(shí)踐，具有十分重要的積極影響。其次，利用目前現(xiàn)有的技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理過程中的傳輸存儲(chǔ)媒介。通過技術(shù)優(yōu)勢的展現(xiàn)，進(jìn)一步的對(duì)有序的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用。最后成立電子檔案閱覽室，對(duì)專門的工作進(jìn)行分案別類的開展。與此同時(shí)，也要注重。檔案信息化推進(jìn)中各項(xiàng)問題的解決，比如，在對(duì)電子檔案管理模式進(jìn)行拓展的過程中，要安裝防火墻等相關(guān)軟件，以保護(hù)信息的安全性。與此同時(shí)，要進(jìn)行檔案備份，以防止檔案泄露或檔案丟失等相關(guān)問題的出現(xiàn)。

3.2 注重辦公室傳統(tǒng)檔案管理理念的改革與個(gè)性

從意識(shí)形態(tài)深化的角度入手，在對(duì)辦公室的管理科學(xué)工作進(jìn)行推進(jìn)的過程中，要將理念更新作為工作開展的重要任務(wù)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理需求，在對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行開展的過程中，要積極注重檔案管理方案設(shè)置的合理性。構(gòu)建專門的部門，安排專業(yè)的人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有序推進(jìn)，既要考慮檔案信息管理的客觀規(guī)律，也要通過現(xiàn)代信息設(shè)備的應(yīng)用，避免由于人為操作失誤而出現(xiàn)檔案管理不科學(xué)、不完善等相關(guān)的問題。通過檔案室資金投入的完善，進(jìn)一步的解決實(shí)際操作管理中的各項(xiàng)問題。

3.3 強(qiáng)化文件檔案整理的高效發(fā)展

當(dāng)然，除了上述措施之外，在對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行把握的過程中，從一體化工作理念融入的角度入手，對(duì)辦公室檔案管理科學(xué)化的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)是非常重要的。一方面，在對(duì)辦公室檔案資源進(jìn)行整合的過程中，要通過高效辦公軟件的應(yīng)用，進(jìn)一步的對(duì)各類檔案的查詢應(yīng)用等相關(guān)功能進(jìn)行凸顯。另一方面，在對(duì)各類檔案信息進(jìn)行登記的過程中，要對(duì)各類分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。比如，根據(jù)標(biāo)題、時(shí)間、負(fù)責(zé)人等相關(guān)內(nèi)容的不同，對(duì)各類檔案文件進(jìn)行分門別類的擺放。在對(duì)具體資料進(jìn)行裝訂的過程中，要嚴(yán)格按照文件使用期限統(tǒng)一進(jìn)行備注，錄入至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，這樣可以通過電子檔案與紙質(zhì)檔案的結(jié)合，對(duì)各類文件、信息、檔案信息的實(shí)際情況進(jìn)行精準(zhǔn)化的掌握。

3.4 構(gòu)建完善制度，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

最后，在對(duì)各項(xiàng)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行審核的過程中，積極構(gòu)建完善的規(guī)章制度，指導(dǎo)各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)也是十分重要的，要積極對(duì)檔案管理責(zé)任制度進(jìn)行落實(shí)與開展，根據(jù)具體要求，對(duì)各項(xiàng)管理活動(dòng)進(jìn)行組織。重點(diǎn)落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，這樣既可以激發(fā)管理人員的工作熱情，也可以規(guī)范他們的工作行為。與此同時(shí)，通過再培訓(xùn)、再教育，重點(diǎn)對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。通過教育培訓(xùn)體制的落實(shí)，不斷強(qiáng)化檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，使他們不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也可以通過計(jì)算機(jī)掃描等相關(guān)新型技術(shù)的學(xué)習(xí)，更加快速的適應(yīng)新情況和新需要，從而更加精準(zhǔn)地提升檔案管理工作的實(shí)效性。

4 結(jié)束語

綜合以上內(nèi)容分析，在對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行推進(jìn)的過程中，積極了解目前的檔案管理現(xiàn)狀是十分重要的。在對(duì)檔案管理科學(xué)化目標(biāo)進(jìn)行把握的過程中，相關(guān)適合主體還要從不同維度和不同角度入手，重點(diǎn)創(chuàng)新管理模式，從而在構(gòu)建高校檔案管理制度的同時(shí)，進(jìn)一步的創(chuàng)新管理模式，提升檔案管理水準(zhǔn)。