檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展趨勢分析

王利霞

（中國石油西部鉆探工程公司，新疆 烏魯木齊 830011）

隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)的發(fā)展，紙質(zhì)底圖檔案數(shù)字化成為數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的重要內(nèi)容。紙質(zhì)底圖檔案數(shù)字化，就是將現(xiàn)存紙質(zhì)底圖進行收集整理，并利用電子掃描等技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，建立電子底圖數(shù)據(jù)庫，并將所有電子底圖納入軟件系統(tǒng)管理，全方位解決目前傳統(tǒng)紙質(zhì)底圖由手工管理模式向計算機系統(tǒng)控制的自動化模式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)由封閉式管理向開放式管理的轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)底圖經(jīng)過多年積累數(shù)量巨大，同時原來手工管理方式的制度及流程也不適應(yīng)數(shù)字化管理的要求，導致紙質(zhì)底圖數(shù)字化過程中存在諸多需要變革的問題。筆者結(jié)合本單位紙質(zhì)底圖檔案數(shù)字化工作實際，對紙質(zhì)底圖檔案數(shù)字化工作中需要關(guān)注的問題進行匯總整理，分析提出切實可行的實施要點，為實現(xiàn)紙質(zhì)底圖檔案數(shù)字化工作的規(guī)范、安全、高效開展，為檔案同行提供一些參考借鑒。

1 構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的重要性

檔案記錄、收集了大量的信息和事件，是人們了解、查詢信息資源的重要途徑。而檔案管理即是對繁雜信息的管理，其中涉及檔案資源信息的收錄、檔案價值的鑒定、檔案編輯和研究以及檔案的利用等內(nèi)容。因為其承擔著信息匯總以及信息查詢等責任，構(gòu)建規(guī)范化檔案管理體系成為必要的需求。這不僅可以提升檔案管理的質(zhì)量，而且也可以高效率地為相關(guān)人員提供服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案管理的價值。在知識經(jīng)濟時代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)得到了廣泛普及，任何管理活動都需要大量的信息支持，而要快速獲取信息必須要有規(guī)范、高效的模式來支持，檔案管理中傳統(tǒng)的人工模式不僅成本高，且管理效率低，要滿足時代發(fā)展需求，必須要運用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理體系，以對檔案信息資料實施規(guī)范化和信息化的管理模式，使其邁入規(guī)范化行列。規(guī)范化體系是指達到有章可循、明文規(guī)定的標準結(jié)構(gòu)，檔案管理規(guī)范化是在管理檔案工作中，對于檔案相關(guān)的內(nèi)容、程序、質(zhì)量等工作形成相應(yīng)的制度和標準，以此為依據(jù)開展管理活動，保證最終取得理想的工作效果。對于任何企業(yè)而言，檔案管理規(guī)范化體系的建設(shè)無疑是自身發(fā)展的客觀需求，通過規(guī)范化的管理，不僅可以強化信息化建設(shè)程度，完善自身的數(shù)據(jù)庫，同時也可以為相關(guān)部門和人員提供更優(yōu)質(zhì)的信息支持和服務(wù)，使得檔案信息資料得到有效應(yīng)用.

2 檔案信息化與數(shù)字化的應(yīng)用

2.1 加強宣傳教育，確保歸檔及時性

通過舉辦業(yè)務(wù)培訓班、業(yè)務(wù)知識講座等形式，利用微信、微博等新媒體平臺，切實加強對項目施工單位、設(shè)計單位，以及監(jiān)理單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓，尤其是要重點做好《檔案法》《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》等有關(guān)檔案管理領(lǐng)域相關(guān)知識的宣傳普及，還要明確針對每個工程項目制定的檔案歸檔范圍。通過宣傳教育，不斷提高項目設(shè)計方、建設(shè)方、監(jiān)理方等各參與方對于檔案，尤其是檔案工作中的歸檔工作重要性的認識，形成各參與方在歸檔工作中的合力，提高檔案收集、歸檔、移交的主動性。思想上重視，有利于加大檔案歸檔軟硬件設(shè)施的投入資金力度，以及專業(yè)人員力量配備，為檔案及時歸檔奠定扎實基礎(chǔ)。

2.2 完善規(guī)章制度，實現(xiàn)歸檔規(guī)范化

項目建設(shè)周期長、參建主體多，使得檔案數(shù)量龐大、類型多樣。為此，首先要將檔案管理納入合同簽訂范疇，約束各方在項目中關(guān)于歸檔的責任承擔，以及相應(yīng)的違約責任。其次要根據(jù)每一個項目的實際情況，制定詳細的歸檔細則和歸檔范圍，明確工程項目階段，不同階段的歸檔文件、歸檔單位，以及歸檔移交人、接收人和具體日期，并針對各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件材料特點，明確相應(yīng)的歸檔責任主體和責任人。要求檔案管理人員提前介入，根據(jù)項目建設(shè)進度，實時做好檔案移交歸檔。

2.3 積極建立檔案信息化網(wǎng)站，加快企業(yè)檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)

對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站，保證具有單位特色，時效性較強，便于提供更加有效的檔案服務(wù)。基于專業(yè)化的網(wǎng)站，能夠為檔案使用提供便利，借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能，在最短時間內(nèi)找到所需檔案信息，突破時空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案信息網(wǎng)站，便捷性與高效性增強，避免人工方式的復雜流程以及資源浪費。信息網(wǎng)站逐步實現(xiàn)了對傳統(tǒng)手工操作的替代，代表了企業(yè)檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。在信息化網(wǎng)站建設(shè)中，要積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，加快機構(gòu)建設(shè)，強化檔案管理體系與行政機構(gòu)管理體系的融合，保證整體上與行政機構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性，切實提升檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于信息化發(fā)展的不斷深入，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)成為重點，強化對檔案原件的保護。數(shù)字化建設(shè)需要先進的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進行及時地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數(shù)據(jù)要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內(nèi)容，促進檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得企業(yè)的檔案管理體系更具科學性和規(guī)范性。

2.4 提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

作為現(xiàn)代化檔案管理的主要執(zhí)行者和實施者，檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)與檔案管理工作的效率和效果密切相關(guān)。因此，檔案管理部門應(yīng)當加強對工作人員的培訓，提升他們的計算機操作能力，使他們能夠掌握數(shù)字化操作技能，并將之運用到具體的檔案管理工作中。此外，檔案管理人員自身也要加強學習，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，為推進檔案管理現(xiàn)代化貢獻自己的一份力量。由于安全性是檔案管理工作的基本要求，為此檔案管理人員還需要提升自身的安全意識和能力，做好檔案安全保護工作，為檔案的安全性和可靠性提供基礎(chǔ)保障。在信息時代的背景下，計算機技術(shù)的運用對于推進檔案管理現(xiàn)代化是不可或缺的。在檔案管理工作中，采用數(shù)字化管理模式，能夠顯著提升檔案的管理效率，促進我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為了加強這方面工作，檔案管理部門應(yīng)及時更新硬件設(shè)備，加快檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，并提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，使計算機技術(shù)更好地運用于檔案管理現(xiàn)代化中。

3 結(jié)語

以上就是針對企業(yè)檔案數(shù)字化管理等相關(guān)內(nèi)容進行的論述。簡而言之，從目前企業(yè)的發(fā)展情況來看，數(shù)字化的管理模式在檔案中運用已經(jīng)成為一種十分普遍的現(xiàn)象。這一種管理模式對于企業(yè)來說也是十分的簡便。因此，在企業(yè)中，需要對數(shù)字化檔案管理這一工作不斷的進行優(yōu)化，尋求切實可行的發(fā)展之路。