事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

仇莉麗

（南京江寧科學(xué)技術(shù)局，江蘇 南京 210000）

1 檔案管理信息化建設(shè)對于事業(yè)單位發(fā)展的作用

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息化水平不斷的提高，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用而生，在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要的影響和作用。首先，檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)以及智能化系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，具有很大的優(yōu)勢和便利性，方便檔案管理人員對信息進行查找利用，有效地實現(xiàn)了檔案資源的合理組織和優(yōu)化配置，優(yōu)化了事業(yè)單位的檔案管理體系，同時推動了檔案信息管理的安全性和完整性，提高了檔案管理水平。

其次，傳統(tǒng)的檔案資料管理具有一定的局限性，都是紙質(zhì)檔案、圖片檔案、視頻檔案的不能有效的保證信息的完整性，而檔案管理的信息化發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，可以有效地避免信息的損失和丟失。同時，對于檔案內(nèi)容的查詢和使用來講，可以很方便地搜尋到需要尋找的信息，有效地減少了工作時間的浪費。另一方面，檔案管理信息化所錄入的材料會存入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫當中，可以對檔案信息資源進行分類、加工和提取，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率，對檔案信息的大批量存儲能夠節(jié)省存儲空間，簡化檔案內(nèi)容查詢修改的程序，提高檔案的使用價值，有利于滿足新時期事業(yè)單位發(fā)展的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 思想觀念陳舊、缺乏客觀認識

就目前來看，一些事業(yè)單位思想觀念落后，不能給予檔案管理信息化建設(shè)的高度關(guān)注和資金投入。另一方面，受傳統(tǒng)思想的影響，一些檔案管理工作人員主觀意識存在問題，不愿意學(xué)習(xí)先進的檔案管理方法，缺乏客觀的認識。其次，事業(yè)單位檔案管理工作所涉及的檔案資源比較廣泛而且復(fù)雜，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，很多時候即使設(shè)置了這項工作也是流于形式，沒有得到具體的落實。另一方面，事業(yè)單位的檔案信息化管理工作機構(gòu)的不完善，人力物力資源得不到落實，而且相關(guān)檔案管理工作人員缺少專業(yè)知識、能力不夠，跟不上新時期信息化發(fā)展建設(shè)的腳步，不能滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需要。

2.2 檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對其工作人員的專業(yè)性提出了更高的要求，要求人事檔案管理工作人員可以利用現(xiàn)代化的設(shè)備進行檔案管理。就目前來看，相關(guān)工作人員沒有認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，無法深入了解檔案管理信息化建設(shè)的價值。首先，相關(guān)部門不能為工作人員提供專業(yè)化培訓(xùn)，工作人員不能了解新的管理方法和思想，導(dǎo)致一些工作人員主觀意識存在問題，工作懶散。另一方面，人事檔案管理工作的復(fù)雜性，一些人事檔案管理工作缺乏足夠的專業(yè)知識和實踐技能，不能利用現(xiàn)代化技術(shù)對人事檔案進行管理，很容易由于操作不當造成人事檔案管理工作的混亂。其次，檔案管理部門缺乏對數(shù)字化、信息化設(shè)備的資金投入，部分檔案管理工作人員不具備基本的電腦操作技能，阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 更新思想觀念，加強相關(guān)工作人員的認識

更新思想觀念，提高工作人員的專業(yè)技能是保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位要積極更新檔案管理思想觀念，保障檔案管理信息化的靈活性和協(xié)調(diào)性。因此，事業(yè)單位要加強理念創(chuàng)新，不能一味的用傳統(tǒng)的方式來進行現(xiàn)代化的檔案管理信息化工作，建立科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)管理模式，不斷增加相關(guān)工作人員的管理意識，依托大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)進行檔案管理，加強檔案信息之間的聯(lián)系和緊密性，推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2 注重人才培養(yǎng)，打牢物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案管理工作包括收集、歸檔、查閱、保密、開發(fā)利用等，這些工作之間都有著密切的、復(fù)雜的聯(lián)系，這就要求相關(guān)部門注重人才儲備，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)知識能力，實現(xiàn)檔案資源的簡約化、優(yōu)質(zhì)化和信息重組。其次，從業(yè)者的個人業(yè)務(wù)素質(zhì)是有效保障檔案資源整合與共享的基礎(chǔ)，這就要求相關(guān)部門加強工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時，事業(yè)單位可以通過開展座談會、參觀學(xué)習(xí)以及計算機培訓(xùn)等方式提高檔案管理工作人員的能力，為提高其工作效率和質(zhì)量提供保障。另一方面，相關(guān)部門要加強對計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資金投入，提高對信息建設(shè)應(yīng)用軟件的開發(fā)力度，保證軟件開發(fā)和檔案管理信息化建設(shè)的同步發(fā)展，為檔案管理信息化發(fā)展提供平臺。

3.3 建立健全完善的管理制度

健全的管理制度是推動事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。如果沒有健全的管理工作制度，檔案管理工作很容易出現(xiàn)問題。首先，事業(yè)單位要明確各個部門的職能，及時了解檔案的收集和保存情況，不僅要保存紙質(zhì)檔案也要保存電子檔案，用信息技術(shù)不斷促進檔案資源的整合與共享。其次，數(shù)據(jù)化和信息化的迅猛發(fā)展，具有海量性、多樣性和速度快的特點，可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低了人工成本。另一方面，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)運而生，實現(xiàn)了檔案信息傳遞的實時性，有利于提高統(tǒng)計分析的準確性和權(quán)威性，方便為相關(guān)工作提供指導(dǎo)與安排，大大的提高了信息資源的有效銜接。

4 結(jié)語

信息技術(shù)憑借其獨特的優(yōu)勢被廣泛的應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理建設(shè)當中，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的影響。因此，事業(yè)單位要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，增強檔案管理信息化建設(shè)的意識，積極加強檔案管理人才培養(yǎng)，讓其掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高其操作實踐能力，建立完善的檔案管理制度，推動檔案管理工作的變革，為檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展注入活力。