基層公安機關(guān)涉密檔案管理存在的問題及防范對策

孫 娜

（煙臺市人民警察培訓(xùn)學(xué)校，山東 煙臺 264000）

1 基層公安機關(guān)涉密檔案概述

公安機關(guān)涉密檔案不僅包括標有涉密字樣的檔案，還應(yīng)包括涉及公安工作中尚未對外公開的重大事件、重大活動、重大案件偵破情況、重要警務(wù)數(shù)據(jù)，以及公安科技等內(nèi)容的檔案。涉密檔案的規(guī)范管理及有效利用是各項公安工作有序開展的重要保障，是確保國家政治安全和社會大局穩(wěn)定的重要基礎(chǔ)。

2 基層公安機關(guān)涉密檔案管理存在的問題

1）民警保密意識不強，檔案管理不規(guī)范。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展安保維穩(wěn)任務(wù)加重，基層公安工作更加紛繁復(fù)雜，民警忙于各項公安業(yè)務(wù)，對涉密檔案管理工作的認識比較淺薄，保密意識不強。部分民警急于查找相關(guān)數(shù)據(jù)，在調(diào)閱涉密檔案時不履行領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)；有時急于向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，調(diào)閱人不登記不簽字；有些民警由于各種原因?qū)⑸婷軝n案帶離閱文室，大大增加了涉密檔案泄密的可能性；甚至少部分民警由于保密意識弱或者為滿足自己的虛榮心，在與別人談?wù)摴ぷ鞯倪^程中不知不覺泄露機密。由于基層民警缺乏保密意識，對保密工作認識不到位，涉密檔案失泄密事件時有發(fā)生，不得不引起我們的高度重視。

2）基層警力嚴重不足，檔案隊伍建設(shè)乏力。雖然近幾年各級公安機關(guān)一直在努力推動警力下沉，讓警力盡可能向基層傾斜，但是仍然無法緩解基層警力嚴重不足的現(xiàn)狀。面對警力嚴重不足的實際情況，基層公安機關(guān)的檔案管理員和保密員大部分都是由同一名內(nèi)勤民警兼任。兼職檔案管理員全程參與涉密文件的領(lǐng)取、傳閱、整理、歸檔，這樣雖然能有效控制知悉范圍，也在一定程度上避免了失泄密事件的發(fā)生，卻對檔案管理員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。然而由于內(nèi)勤工作瑣碎雜亂，兼職檔案管理員疲于應(yīng)付各項日常工作，根本沒有時間和精力做好涉密檔案的管理工作。

3）硬件設(shè)備基礎(chǔ)薄弱，檔案利用率不高。近年來在各級政府的大力支持下，基層公安機關(guān)辦公條件得到了明顯改善，隨之辦公效率也實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，但是由于檔案管理工作不被重視，相關(guān)硬件設(shè)備基礎(chǔ)依然十分薄弱。正規(guī)的涉密檔案庫房最好是按照國家的有關(guān)規(guī)定單獨興建，即使基層單位條件實在有限，也應(yīng)盡可能配備保險柜單獨存放。但是目前仍然有很多單位缺少專用的保密柜、打印機、復(fù)印機、掃描儀等硬件設(shè)備。在落后的硬件配置條件下，涉密檔案不僅無法實現(xiàn)數(shù)字化管理應(yīng)用，公用的復(fù)印機、掃描儀等常用設(shè)備還大大增加了失泄密事件地發(fā)生，嚴重影響了涉密檔案的正常收集和利用。

4）責(zé)任制未落實，檔案規(guī)章制度不完善?；鶎庸矙C關(guān)涉密檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多，而且數(shù)量龐大、查詢利用率高，但是由于缺少相應(yīng)的規(guī)章制度，檔案管理人員在日常的檔案管理和利用工作當(dāng)中經(jīng)常處于無理無據(jù)的尷尬境地，不知道怎么做，也不知道問誰，很多時候只能憑經(jīng)驗和個人理解辦事。同時由于相關(guān)規(guī)章制度的不健全、不完善，檔案管理部門和檔案管理人員的責(zé)任和分工并不明確，經(jīng)常出現(xiàn)無人管理的情況，長此以往，在檔案管理利用的過程中很容易引起失泄密事件的發(fā)生。健全完善涉密檔案管理規(guī)章制度，嚴格落實涉密檔案管理部門和人員的具體責(zé)任，是做好涉密檔案管理工作的重要基石。

3 基層公安機關(guān)涉密檔案管理問題防范對策

1）加強保密教育，增強基層民警保密意識。公安保密工作事關(guān)公安工作全局和社會政治大局穩(wěn)定，因此，要不折不扣地抓好各項保密規(guī)章制度的有效落實，從思想認識上強化保密工作的重要性?；鶎庸矙C關(guān)要采取靈活多樣的宣傳方式，例如開展保密大講堂、觀看保密警示教育片等，經(jīng)常性地對本單位民警進行保密教育培訓(xùn)，切實增強基層民警的責(zé)任感和緊迫感，牢固樹立“保密工作無小事”的思想意識，確保絕對不發(fā)生失泄密事件。特別是涉密檔案管理人員，知密早、知密廣、知密深，本身就是防止失泄密的重點對象，因此更要從思想認識上強化保密工作的重要性，把政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識融入自身修養(yǎng)，不斷提升政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)，嚴格遵守各項保密規(guī)章制度，切實履行好涉密檔案管理職責(zé)，時刻保持高度的責(zé)任心。

2）充實基層警力，打造過硬檔案管理隊伍。人是事物成敗的決定因素，檔案管理隊伍的不穩(wěn)定、不專業(yè)是制約涉密檔案管理和有效利用的關(guān)鍵原因。各級公安機關(guān)要整合公安人力資源，不斷推動警力下沉，充實基層警力，緩解基層公安工作壓力，形成固定的公安檔案管理隊伍。由于公安工作的特殊性，檔案管理人員在思想上必須做到理想信念堅定、組織紀律性強，同時不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，還要熟悉公安業(yè)務(wù)知識。所以要定期對檔案管理人員進行政治思想培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不斷堅定理想信念，深化學(xué)習(xí)檔案管理理論，了解掌握新知識新技能，持續(xù)提高綜合業(yè)務(wù)能力素質(zhì)與政治思想水平。涉密檔案管理人員離崗離職必須實行脫密期管理，脫密期根據(jù)其接觸、知悉國家秘密的密級、數(shù)量、時間等情況確定。脫密期內(nèi)，必須按照規(guī)定履行保密義務(wù)，不得以任何形式泄露國家秘密信息。

3）加大物資投入，改善基層檔案管理環(huán)境。巧婦難為無米之炊，檔案管理員的素質(zhì)再高、能力再強，沒有充足的硬件設(shè)備做支撐，也無法阻止失泄密事件的發(fā)生。為確保涉密檔案安全不泄密 ，涉密檔案應(yīng)與普通檔案分開保管存放。對于基層公安機關(guān)來說派生涉密檔案相對數(shù)量較多，由于現(xiàn)實條件確實有限，也應(yīng)該在防潮防盜比較好的檔案室內(nèi)單獨配備保險柜存放。除此之外，還應(yīng)盡可能地配備涉密文件專用的打印機、復(fù)印機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備。如果條件允許，可以安裝專用的保密網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，促進涉密檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理使用，從而提高涉密檔案的有效利用率。各級政府要進一步完善檔案事業(yè)投入機制，建立檔案事業(yè)與當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟統(tǒng)籌發(fā)展的經(jīng)費增長機制，切實把檔案事業(yè)發(fā)展所需硬件、經(jīng)費納入制度化軌道，確保檔案事業(yè)投入有規(guī)可循、有據(jù)可依，在源頭上解決檔案經(jīng)費保障問題。

4）完善管理制度，嚴格落實工作責(zé)任。做好涉密檔案管理工作，要不斷完善基層單位檔案管理制度，健全基層單位檔案治理體系，構(gòu)筑職責(zé)清晰、統(tǒng)分結(jié)合、簡約高效的檔案管理機制。層層落實檔案管理責(zé)任，確保各項工作措施切實落到實處。明確檔案管理主管部門和檔案管理人員職責(zé)的同時，單位在日常工作中，要對檔案管理工作不定期地進行督導(dǎo)檢查，以查促改，及時發(fā)現(xiàn)隱患，堵塞漏洞。對違反規(guī)章制度的行為要及時發(fā)現(xiàn)、嚴格處理，決不姑息。另外，可以將檔案管理工作納入年終考核，定期聽取檔案管理工作情況匯報，及時研究解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，賞優(yōu)罰劣，嚴明警紀，讓檔案管理工作的重要性在全程工作和全年績效考評中得到體現(xiàn)，竭力優(yōu)化檔案管理工作的良好氛圍，持續(xù)強化檔案服務(wù)功能。

4 結(jié)語

保密無小事，責(zé)任重如山?；鶎庸矙C關(guān)涉密檔案管理工作是一項不容忽視的重點工作，需要各級公安機關(guān)的高度重視、需要過硬的檔案管理隊伍、需要完善的硬件設(shè)備、更需要全體民警的自覺保密意識。這樣才能在確保安全的前提下，做到涉密檔案的充分利用，更好地為新時代公安工作服務(wù)。