關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策探討

閆宇飛

（承德市衛(wèi)生健康委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局，河北 承德 067000）

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，包括了日常監(jiān)督檢查工作的執(zhí)法文書、案件卷宗、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、設(shè)備設(shè)施等，管理好這些檔案對(duì)不斷提高衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法實(shí)效有著巨大顯示意義。然而就目前來(lái)看，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案工作存在諸多問(wèn)題，檔案管理還停留在傳統(tǒng)模式下，檔案信息存儲(chǔ)、歸檔不及時(shí)，檔案信息失真現(xiàn)象比較嚴(yán)重，嚴(yán)重影響到了檔案價(jià)值的發(fā)揮。對(duì)此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要認(rèn)清現(xiàn)狀，切實(shí)抓好檔案管理工作。

1 做好衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重要性

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)作為我國(guó)公共衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)的重要組成部分，肩負(fù)著社會(huì)公共衛(wèi)生管理、服務(wù)、執(zhí)法監(jiān)督等重要工作。在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常工作中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，這些檔案信息不僅是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常工作的真實(shí)記錄，也是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)不斷完善衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、提高衛(wèi)生管理水平的重要依據(jù)。做好檔案管理工作，一方面，可以將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常工作完整的保存下來(lái)，方便衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在執(zhí)法監(jiān)督時(shí)有據(jù)可查、有章可循；另一方面，可以反映衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作水平，方便衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作的不足，并根據(jù)實(shí)際，不斷完善各項(xiàng)工作，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的高效發(fā)揮[1]。

2 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案工作的重視度不高。作為社會(huì)衛(wèi)生管理的主要機(jī)構(gòu)，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在日常工作中看重的是工作結(jié)果，對(duì)工作過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息不夠重視，認(rèn)為檔案工作不重要，只要按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)辦事就可以。由于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)自身檔案工作的不重視，這也造成許多檔案信息收集不及時(shí)，許多問(wèn)題無(wú)法及時(shí)反映出來(lái)，進(jìn)而影響到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作實(shí)效的提升。

2）檔案工作方式落后。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作范圍非常廣，包括了對(duì)公共場(chǎng)所衛(wèi)生、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、生活飲用水供水單位、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)、消毒產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、食品生產(chǎn)企業(yè)、藥品企業(yè)等其他涉及健康相關(guān)產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督檢查，可以說(shuō)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的工作資料，針對(duì)這些工作資料，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)還在采用傳統(tǒng)的手工方式來(lái)處理，只保留一些重要的資料信息，不能及時(shí)、全面地保存衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作記錄，這也造成檔案信息不完整，無(wú)法全面反映衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作實(shí)際，進(jìn)而影響到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)相關(guān)工作的有效開展。

3）專業(yè)的檔案管理人員不足。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，這種專業(yè)性要求檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的知識(shí)和能力，還必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。但是就當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)來(lái)講，其檔案管理人員大多非專業(yè)，他們?cè)趯?shí)際工作中還停留在傳統(tǒng)的工作模式下，不懂得創(chuàng)新。另外，有的檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作缺乏主動(dòng)性，抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，嚴(yán)重影響到了檔案質(zhì)量。

4）檔案管理制度的不完善。在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，制度是根本，如果檔案管理工作相關(guān)制度缺失，就會(huì)影響到檔案工作的順利開展。現(xiàn)階段來(lái)看，許多衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案歸檔和整理過(guò)程比較混亂，缺少系統(tǒng)的程序，如監(jiān)督執(zhí)法檔案未按照規(guī)定期限和要求進(jìn)行整理歸檔，這也容易造成相關(guān)檔案信息失真、失效。另外，在檔案信息歸檔時(shí)，缺少對(duì)檔案信息的審查，以至于歸檔后的檔案信息失真，失去其應(yīng)有的價(jià)值。

3 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的有效對(duì)策

1）正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作。對(duì)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)而言，衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作是其衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法與管理的依據(jù)，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)高效完成衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的保障，對(duì)此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要高度重視起衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。首先，要從思想上引起重視，明確衛(wèi)生監(jiān)督檔案的地位，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，有針對(duì)性地開展檔案管理工作；其次，加大檔案管理的宣傳，提高各部門、工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，使其積極配合，及時(shí)將檔案信息歸檔[2]。

2）加快檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代發(fā)展的必然，更是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)提高檔案管理水平的重要路徑。檔案管理信息化就是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)檔案采集、處理、調(diào)用的信息化操作。面對(duì)日益繁重的衛(wèi)生監(jiān)督工作，要想及時(shí)、完整地將衛(wèi)生監(jiān)督中產(chǎn)生的信息歸檔，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)。首先，加大投入，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，設(shè)施，以計(jì)算機(jī)取代傳統(tǒng)的檔案工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案的線下管理向線上管理轉(zhuǎn)變；其次，應(yīng)用信息技術(shù)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作內(nèi)容及特點(diǎn)，建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，按照檔案的性質(zhì)、日期分類歸檔、存檔，以便檔案信息的高效利用；再者，簡(jiǎn)化信息化檢索窗口，方便使用者在輸入關(guān)鍵詞時(shí)就能找到相應(yīng)的檔案[3]。值得注意的時(shí)，在推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中，要做好檔案信息安全管理，保證檔案信息不被竊取、篡改。

3）強(qiáng)化專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。作為檔案管理工作的主體，只有不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，才能更好地發(fā)揮工作主體應(yīng)有的作用，切實(shí)做好檔案管理工作。首先，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理能力、專業(yè)知識(shí)、法律知識(shí)等內(nèi)容，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使其能夠按照相關(guān)法規(guī)及要求來(lái)開展檔案管理工作；其次，加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)教育，明確檔案管理人員在檔案管理工作中的權(quán)責(zé)，將檔案管理工作與檔案管理人員的晉升、薪資待遇掛鉤，以此激發(fā)他們的工作熱情，增強(qiáng)工作責(zé)任心[4]。

4）完善檔案管理制度。首先，建立完善的檔案管理制度，從制度層面對(duì)檔案的收集、處理、調(diào)用等環(huán)節(jié)作出全面的規(guī)定，確保檔案各項(xiàng)工作有序開展；其次，落實(shí)檢查機(jī)制，在檔案信息歸檔前，要對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保歸檔的檔案信息真實(shí)、完整；再者，強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督，不定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)成果進(jìn)行抽查，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題[5]。另外，要落實(shí)激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)各種激勵(lì)手段來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情，使他們主動(dòng)投入到檔案管理工作中去。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作至關(guān)重要，做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，可以更好地規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作行為，提高其工作實(shí)效。對(duì)此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要重視起檔案管理，加快檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，完善檔案管理制度，以此推進(jìn)檔案管理工作的有序、高效開展，更好地服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)。