做好基層疾控中心檔案管理工作的策略

張 杰

（諸城市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 262200）

檔案管理是基層疾控中心運(yùn)行發(fā)展中不可缺失的一項(xiàng)工作，它不僅為各級(jí)政府決策提供相應(yīng)的信息依據(jù)，同時(shí)也為基層醫(yī)療衛(wèi)生提供相應(yīng)的服務(wù)。但就基層疾控中心本身而言，檔案管理工作尚未發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用，其沿用的傳統(tǒng)管理服務(wù)模式，以及薄弱的管理水平，致使檔案管理運(yùn)行存在多種制約因素，在此環(huán)境下，基層疾病預(yù)防事業(yè)難以快速發(fā)展，現(xiàn)實(shí)需求無(wú)法得到滿足。因此，目前要改善基層疾控中心檔案管理工作狀況，探究有效實(shí)踐策略，以此提升實(shí)際管理水平。

1 目前基層疾控中心檔案管理工作表現(xiàn)的缺陷

首先，目前基層疾控中心檔案管理中，不具備完善檔案管理要素是基礎(chǔ)問(wèn)題之一。檔案管理工作是長(zhǎng)期性、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)性的工作，因關(guān)系疾病預(yù)防，還需要擁有一定的專(zhuān)業(yè)能力。而基層疾控中心多不具備較好的經(jīng)濟(jì)條件，檔案管理無(wú)法及時(shí)引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，包括防潮設(shè)備、電子處理設(shè)備等。同時(shí)，管理機(jī)制并不健全，尚未形成規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮⒄諛?biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作難以按照標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)范整理、分類(lèi)以及儲(chǔ)存，一些疾控檔案信息不完整，影響了后期的調(diào)用效果。其次，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和專(zhuān)業(yè)化的管理能力。在基層疾控中心檔案管理隊(duì)伍中，人員總體素質(zhì)參差不齊，一部分人員并不是專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)于復(fù)雜檔案處理任務(wù)，很難高效、靈活地處理。加之學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，不能及時(shí)掌握新的檔案管理理念和技術(shù)，這導(dǎo)致基層疾控中心檔案管理工作發(fā)展緩慢，無(wú)法深層次地發(fā)揮價(jià)值。

2 提高基層疾控中心檔案管理工作的策略

2.1 明確工作重點(diǎn)，實(shí)行分級(jí)管理

內(nèi)容復(fù)雜、程序多樣，在基層疾控中心檔案管理工作是主要表現(xiàn)，做好此項(xiàng)工作，要求對(duì)重點(diǎn)活動(dòng)有清晰的判斷，從而針對(duì)加強(qiáng)管理。其中包含了疾控檔案的評(píng)估分類(lèi)、信息收集、篩選管理等，通常來(lái)說(shuō)，檔案在構(gòu)建后，等待相應(yīng)的時(shí)間規(guī)整處理，檔案人員即需要評(píng)估其價(jià)值，基于重要程度和類(lèi)型初步篩選，特別要留存和疾病健康相關(guān)聯(lián)的信息資料，為后期的使用和查閱做好準(zhǔn)備。要注意的是，檔案的評(píng)估要求人員具備充足的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和敏銳的眼光，使其可以在繁雜眾多的文件中精選具有價(jià)值的內(nèi)容來(lái)保存，使得基層疾控中心的處理檔案效率，能夠明顯提升[1]。其次，基層疾控中心檔案管理中，對(duì)于信息收集工作，要求達(dá)到常態(tài)化與規(guī)范化。即在日常工作中，要有意識(shí)地鑒別所保存檔案文件的價(jià)值和完整度，對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或不規(guī)范的文件信息要監(jiān)督完善，在達(dá)到規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)后即可以裝訂歸檔。但在這之中，傳染病檔案管理需要拓展價(jià)值，要為今后基層疾控中心的查閱和調(diào)用，做好相應(yīng)服務(wù)準(zhǔn)備。那么，要有意識(shí)地關(guān)注疾病檔案的篩選。其中高度責(zé)任意識(shí)，對(duì)于檔案管理人員不可缺失，日常工作中，關(guān)于收集基層傳染病檔案，相關(guān)人員要規(guī)范處理，使其具有完整性和準(zhǔn)確性。以科學(xué)的分類(lèi)技術(shù)來(lái)立卷，從而構(gòu)建目錄卷宗[2]。同時(shí)，還需要針對(duì)各種病種的傳染病資料來(lái)整理，防止出現(xiàn)缺失或者遺漏問(wèn)題。最終，形成傳染病檔案管理體系，使其具有系統(tǒng)性、規(guī)范性特征，在圖像、文字等形式上，可以達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范疇，根本上為基層疾控中心工作提供高質(zhì)量服務(wù)。

2.2 提升管理能力，給予有效支持

當(dāng)前基層疾控中心面臨著復(fù)雜多變的環(huán)境，檔案信息愈加多樣，技術(shù)與行業(yè)融合，其所面臨的外部環(huán)境提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。所以，基層疾控中心要提升管理能力，需要在人員這一關(guān)鍵要素上進(jìn)行干預(yù)，包括綜合素質(zhì)的構(gòu)建、業(yè)務(wù)能力的提升以及信息化建設(shè)方面，都要有所加強(qiáng)，以此在新的環(huán)境下給予檔案管理有效的支持。首先，基層疾控中心檔案管理工作中，人員行為驅(qū)動(dòng)各項(xiàng)管理事務(wù)，而基層明顯支持力度不足，其體現(xiàn)在人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)處理能力上，無(wú)法靈活性、高效率地處理復(fù)雜的管理需求[3]。這要求基層疾控中心創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍，引入優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)人員，滿足基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理要求，以確保達(dá)到規(guī)范性管理?xiàng)l件；同時(shí)，培訓(xùn)教育方面，要加大力度，針對(duì)基層檔案管理人員，一方面，優(yōu)化他們?cè)谶@一工作方面的認(rèn)知體系，從細(xì)節(jié)管理知識(shí)上進(jìn)行強(qiáng)化；另一方面借助培訓(xùn)教育更新專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)，使基層疾控中心檔案管理人員及時(shí)吸收新的信息管理技術(shù)和理念。并聘請(qǐng)相關(guān)方面的專(zhuān)家，針對(duì)當(dāng)前新的檔案管理環(huán)境和問(wèn)題展開(kāi)學(xué)術(shù)交流，從多個(gè)方面改善、提升基層疾控中心檔案管理隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)處理能力。

其次，著眼于信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提升部門(mén)檔案管理效果。當(dāng)前針對(duì)檔案管理涌入了先進(jìn)的信息采集、數(shù)據(jù)分析、信息整理、查詢(xún)等高效率的信息技術(shù)，這為檔案管理提出了有效支持。所以，當(dāng)下信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，基層疾控中心要有所意識(shí)，并在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)中，投入充足的資金和技術(shù)。從檔案管理相關(guān)的一系列環(huán)節(jié)著手，包括檔案收集、整理、儲(chǔ)存、查閱等，結(jié)合安全且高效的信息處理技術(shù)，并根據(jù)客觀環(huán)境的變化完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案與信息檔案有效銜接，以此為基層疾控中心的發(fā)展創(chuàng)建完善、成熟的檔案管理體系，從而提升檔案利用效率[4]。

2.3 完善管理要素，強(qiáng)化工作效率

檔案管理工作，在基層疾控中心中屬于系統(tǒng)化任務(wù)，要確保規(guī)范運(yùn)行，現(xiàn)實(shí)中產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性?xún)r(jià)值，需要客觀分析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，完善基礎(chǔ)管理要素，從而穩(wěn)固、規(guī)范檔案管理的整體運(yùn)行程序。一方面，從理念意識(shí)上強(qiáng)化檔案管理的重視力度。基層疾控中心人員，在工作責(zé)任意識(shí)方面，要有所強(qiáng)化，意識(shí)到檔案管理工作發(fā)揮的價(jià)值、在運(yùn)行中的職能，同時(shí)疾控事業(yè)發(fā)展中，它所扮演的重要角色。從而讓每一位檔案管理人員，在真實(shí)操作檔案管理事務(wù)時(shí)，可以積極主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，規(guī)范檔案管理行為，從而有效強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量；另一方面，制定健全的檔案管理工作機(jī)制。以基層疾控中心為客觀依據(jù)，聯(lián)合國(guó)家檔案局、衛(wèi)生健康委員會(huì)等相關(guān)部門(mén)，確立統(tǒng)一且可行的疾控檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)提供充分的參照[5]。同時(shí)，制定完善的制度，明確檔案管理人員責(zé)任，分級(jí)管理、層層監(jiān)督，并且融入考核機(jī)制，針對(duì)基層疾控中心檔案人員的管理事務(wù)，定期展開(kāi)考核，使其與績(jī)效結(jié)合，整體上引導(dǎo)檔案管理部門(mén)提高業(yè)務(wù)處理能力，促使基層疾控中心檔案管理工作，能夠在新環(huán)境中向前發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

基層疾控中心檔案管理工作面臨著管理能力薄弱、管理要素不足等問(wèn)題，這使得各項(xiàng)檔案信息出現(xiàn)遺漏、缺失以及處理不規(guī)范等現(xiàn)象，從而影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。做好此項(xiàng)管理工作，要從理念意識(shí)、重視力度上有所改觀，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式，整體上提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)要借助信息化技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)、完善基礎(chǔ)管理要素，確認(rèn)檔案管理重心，提升基層疾控中心檔案管理水平，以更好地應(yīng)對(duì)疾病預(yù)防工作服務(wù)要求。