如何完善基層事業(yè)單位檔案資料的收集管理

陳秋英

（莆田市湄洲灣北岸經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處，福建 莆田 351152）

1 引言

基層事業(yè)單位的檔案中存有大量具文字、圖表等具有實(shí)用價(jià)值的資料。它主要來源于基層事業(yè)單位開展的各項(xiàng)活動(dòng)，是對日常工作內(nèi)容的集中收錄，也是單位發(fā)展賴以生存的重要依據(jù)。基層事業(yè)單位檔案資料的收集與管理，本身具有內(nèi)容的單一性、載體形式的多樣性。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，基層事業(yè)單位檔案無論是在形式上，還是內(nèi)容上，載體上都發(fā)生了翻天覆地的變化。完善基層事業(yè)單位檔案資料的收集與管理是一個(gè)長期的過程，在此過程中，所涉及的崗位也非常的多，收集工作也會(huì)面臨一些挑戰(zhàn)。因此，基層事業(yè)單位需要加大對檔案資料的收集、管理力度，以免出現(xiàn)檔案的缺失，對單位的發(fā)展前景造成不可估量的損失。

2 基層事業(yè)單位檔案收集與管理中面臨的問題

檔案資料的收集，換言之就是換一種方式整理資料。如何順利開展檔案收集、管理工作，是阻礙檔案工作不能如期開展的主要原因。影響檔案工作止步不前的主要因素有以下幾個(gè)：第一、基層事業(yè)單位的檔案資料的收集、管理并未受到重視，仍然被傳統(tǒng)、落后的思想所阻礙著。第二、檔案收集、管理的缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度實(shí)行約束，出現(xiàn)了相關(guān)工作人員對檔案管理的輕視。第三、檔案管理工作的重要性沒有被凸顯，出現(xiàn)了檔案管理意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。即便檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)制定了一系列的檔案管理規(guī)章制度，可是如期交檔的單位屈指可數(shù)。檔案資料提交的效率不高，導(dǎo)致歸檔環(huán)節(jié)受到影響。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每年本應(yīng)該進(jìn)行歸檔的單位沒有如期歸檔，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的主要原因在于如下幾點(diǎn)：第一、單位的管理層對檔案收集、管理工作的忽視，認(rèn)為是不重要的事情。第二、檔案人員收集檔案資料的粗心大意，沒有將放在上級(jí)文檔及時(shí)集中，沒普遍認(rèn)為檔案實(shí)行歸檔，沒有放在自己身邊方便、省事，從而出現(xiàn)不愿意上交給專門的檔案收集、管理部門。第三、檔案收集員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，收集檔案注重形式，而缺乏細(xì)心收集，覺得檔案數(shù)量很多，少一份多一份影響不大。第四、檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)不高，對檔案收集的范圍、內(nèi)容不明確，盲目收集。

3 完善基層事業(yè)單位檔案資料收集、管理的舉措

3.1 加強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，建立檔案組織

為了提高檔案資料的收集、管理效率，引起基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料進(jìn)行收集、管理的高度重視。主要從思想方面著手：首先，實(shí)行監(jiān)督管理；其次，從管理方面著手?；鶎訂挝坏念I(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案收集工作人員更多的支持，實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。開展檔案的收集、管理、利用工作。重視檔案管理工作，建立專門的檔案管理組織。從某種程度上而言，檔案管理組織是隸屬于行政部門，需要致力于檔案管理工作。除此以外，不同部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)將單位的檔案管理工作落到實(shí)處。通過權(quán)責(zé)分明，制定利于檔案收集、管理工作的順利開展的規(guī)章制度。用制度約束行為，依靠制度辦事情。將檔案管理工作列入各種工程條款之中，實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展?；鶎訂挝坏念I(lǐng)導(dǎo)需要充分發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員去現(xiàn)場收集相關(guān)資料，確保檔案歸檔資料的準(zhǔn)確性、可靠性。樹立檔案管理人員的責(zé)任心，增強(qiáng)他們的工作意識(shí)，為基層單位的發(fā)展前景貢獻(xiàn)自己的一份力量。

3.2 檔案專業(yè)人員的介入，為檔案資料收集、管理提供技術(shù)支撐

為了確保檔案資料收集的準(zhǔn)確性，實(shí)行系統(tǒng)性的管理，提高基層事業(yè)單位檔案資料收集、管理的質(zhì)量，各部門領(lǐng)導(dǎo)需要提高重視度，將檔案收集、管理工作納入議事日程、崗位職責(zé)范圍之內(nèi)，同時(shí)對其實(shí)行考核制度，將檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，建立專門的檔案資料收集、管理部門，招聘一些專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員。從事檔案的收集、整理、管理工作，確保檔案資料的真實(shí)性與保密性。相關(guān)檔案管理組織的設(shè)定，對行政部門有著極大的促進(jìn)作用，因此開展系統(tǒng)化的檔案管理工作，是非常有必要的。除此之外，還可以將檔案管理、核查改為事前控制，注重工程檔案管理的重要性，將其從末端轉(zhuǎn)移到前端，將所需的后續(xù)工作，更好地轉(zhuǎn)變?yōu)榍爸脳l件。讓檔案工作管理貫穿于事業(yè)單位發(fā)展過程的始終，基層建設(shè)項(xiàng)目的介入非常重要。對檔案資料的收集應(yīng)從頭抓起，堅(jiān)持工程建檔按照檔案管理的要求，進(jìn)行規(guī)范化歸檔，讓檔案資料收集與工程項(xiàng)目竣工、驗(yàn)收并行。實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與基建之間的結(jié)合，通過按檔案內(nèi)容、性質(zhì)等要求進(jìn)行分類，將不同類型的檔案文件區(qū)分開來。明確區(qū)分、把握依據(jù)性檔案，例如：工程設(shè)計(jì)文檔、基建財(cái)務(wù)文檔等多種文檔類型，從而做好項(xiàng)目檔案及時(shí)歸檔的工作，提高檔案資料收集管理的時(shí)效性。

3.3 開展對基層事業(yè)單位職員的培訓(xùn)工作

在一定程度上而言，基層事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模以及發(fā)展前景，與基層事業(yè)單位檔案管理工作是否能夠順利開展有著千絲萬縷的聯(lián)系。檔案管理的與基層事業(yè)單位檔案管理制度的建立相關(guān)聯(lián)，與各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)。為了提高檔案資料收集、管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，需要對檔案相關(guān)管理人員開展專業(yè)的技能培訓(xùn)，提高工作的準(zhǔn)確性，以及工作的質(zhì)量、效率。針對一些部門對檔案管理不上心的現(xiàn)象，相關(guān)管理部門需要嚴(yán)格以部門為單位，落實(shí)培訓(xùn)工作。以國家頒布、出臺(tái)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度為依據(jù)，將相關(guān)規(guī)章制度介入到相關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)當(dāng)中，增強(qiáng)自身的法律意識(shí)，規(guī)范化管理檔案。部門領(lǐng)導(dǎo)可以聘請一些專業(yè)性技能比較好，且專業(yè)程度高、具有權(quán)威性的成功人士，為檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高義務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，也注重檔案資料收集的質(zhì)量。

3.4 檔案管理借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

基層事業(yè)單位沒有太多的資金投入到檔案管理工作之中，針對這一現(xiàn)象，基建單位在做年預(yù)算的時(shí)候，就應(yīng)該將檔案管理工作納入，增添一些益于檔案管理、單位發(fā)展的設(shè)施設(shè)備。例如：檔案盒、檔案夾、圖紙袋等。實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化存儲(chǔ)，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。延長檔案管理的期限，最大化地發(fā)揮自己的作用。

4 結(jié)語

由此可見，實(shí)行檔案管理規(guī)范化是非常有必要的?；鶎邮聵I(yè)的檔案資料的收集與管理不僅是對單位發(fā)展點(diǎn)滴的見證，能為單位的發(fā)展前景提供支撐。因此，需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，建立比較健全的檔案管理制度，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，制定與單位發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、管理的時(shí)效性，實(shí)際性，從而實(shí)現(xiàn)完善基層事業(yè)單位檔案資料收集、管理效率的初衷。